Wymagane uprawnienia
Funkcja odbioru osobistego w innej lokalizacji ma zastosowanie w sytuacji, gdy adresat korespondencji wychodzącej zamierza odebrać ją osobiście w innym miejscu (siedzibie insytucji) niż lokalizacja będącego nadawcą przesyłki właściciela sprawy.
Opcję zarządzania odbiorem osobistym w różnych lokalizacjach można uruchomić w panelu Administracja > Ustawienia (więcej informacji w artykule pt. Ustawienia systemowe dotyczące podmiotu). Jeżeli odpowiednia funkcja jest włączona, to użytkownikowi posiadającemu wymagane uprawnienie system wyświetla w module Administracja kafelek o nazwie Odbiór osobisty w innej lokalizacji.
W przypadku gdy funkcja jest wyłączona, kafelek nie wyświetla się.
Uprawnieni użytkownicy po kliknięciu tego kafelka mogą dodawać nowe lokalizacje odbioru osobistego oraz nadawać do nich dostęp innym osobom.
W celu stworzenia nowej lokalizacji należy skorzystać ze znajdującej się w menu kontekstowym opcji Dodaj.
Po prawej stronie ekranu pojawi się wówczas panel boczny, w którym użytkownik musi wprowadzić kilka istotnych informacji. Należy uzupełnić pola takie, jak: Nazwa, Miejscowość, Ulica, Numer budynku, Numer lokalu (opcjonalne) i Kod pocztowy. Zawartość pól Miejscowość oraz Ulica jest sprawdzana przez system w bazie TERYT, w związku z czym w ich przypadku nie ma możliwości ręcznego wpisania danych – po podaniu poszukiwanej frazy (lub jej fragmentu) właściwy rekord należy wybrać z wyświetlonej listy.
Dodatkowo w tym widoku dostępna jest możliwość przypisania do danej lokalizacji użytkowników. W tym celu trzeba kliknąć symbol rozwijania znajdujący się przy nagłówku Przypisz użytkowników do lokalizacji. System wyświetli wówczas aktualną strukturę podmiotu w formie drzewa. Należy wskazać w niej osoby, które mają być przypisane – przy czym jeden użytkownik może zostać powiązany z kilkoma lokalizacjami. Zaznaczenie pola wyboru przy nadrzędnej komórce w strukturze spowodowuje oznaczenie wszystkich użytkowników przypisanych do podlegających jej działów. Czynność należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
Do wybranej lokalizacji należy przypisać zarówno pracowników merytorycznych, którzy generują korespondencję w niej odbieraną, jak i pracowników z uprawnieniami kancelaryjnymi, obsługujących wydawanie takiej korespondencji.
Dla nowo dodanej lokalizacji dostępne są opcje Edytuj oraz Usuń. Po wybraniu funkcji Edytuj możliwa będzie modyfikacja danej lokalizacji, a także przypisanie do niej użytkowników.
Dodane lokalizacje odbioru osobistego będą wyświetlane na liście wraz ze szczegółowymi informacjami na ich temat. Lista zawiera następujące kolumny: Nazwa, Adres, Data utworzenia, Data modyfikacji, znajduje się na niej też ikona informacyjna i. Użytkownik ma możliwość sortowania danych po wszystkich kolumnach z wyjątkiem ikony informacyjnej. Nad listą, w prawym górnym rogu, dostępne jest pole Wyszukaj, które pozwala na wyszukiwanie lokalizacji po polach Nazwa i Adres.
Listę pracowników przypisanych do lokalizacji można zobaczyć w panelu bocznym, który zostanie wyświetlony po kliknięciu umieszczonej na końcu każdego wiersza ikony informacyjnej z literą i.
Opcja Usuń, dostępna po oznaczeniu wybranej lokalizacji, umożliwia użytkownikowi jej skasowanie.
Po wybraniu tej funkcji system wyświetli formularz z komunikatem Czy jesteś pewien, że chcesz usunąć lokalizację odbioru osobistego: [Nazwa lokalizacji]?
Kliknięcie przycisku Tak zamyka formularz i usuwa wybraną lokalizację z listy.
W przypadku próby usunięcia lokalizacji, dla której zostały wygenerowane przesyłki, wyświetlany jest komunikat: Nie można usunąć lokalizacji odbioru osobistego: [Nazwa Lokalizacji], gdyż posiada przypisaną korespondencję.