W systemie EZD RP administrator ma możliwość zarządzania i tworzenia własnych rejestrów na potrzeby podmiotu. W zależności od sposobu wprowadzania danych do rejestru administrator może zarządzać trzema typami rejestrów: Z pisma, Ze sprawy, Ręczny.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Tworzenie rejestrów na potrzeby instytucji – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wymagane uprawnienia
- Administracja.Podmiot – umożliwia edycję i usuwanie rejestrów;
- Administracja.Rejestry – wyświetla kafelek Rejestry w module Administracja, obejmuje przegląd dodanych rejestrów, usuwanie rejestrów;
- Administracja.Rejestry.Dodawanie – umożliwia dodawanie rejestru.
W celu dodania nowego rejestru należy przejść do widoku Administracja > Rejestry:
Po kliknięciu kafelka Rejestry w module Administracja wyświetli się lista rejestrów zdefiniowanych przez administratora.
Dodanie rejestru
Chcąc dodać nowy rejestr, należy wybrać z menu kontekstowego opcję Dodaj. Z prawej strony pojawi się panel definiowania nowego rejestru. W pierwszej kolejności należy uzupełnić pola zgodnie z poniższymi wskazówkami.
- Nazwa – wpisać tytuł tworzonego rejestru;
- Typ dostępu – wybrać z listy rodzaj:
- Publiczny – rejestr, ewidencja, wykaz, lista, spis albo inna forma ewidencji służąca do realizacji zadań publicznych, prowadzona przez podmiot publiczny na podstawie odrębnych przepisów ustawowych;
- Niepubliczny – rejestr, ewidencja, wykaz, lista, spis albo inna forma ewidencji służąca do realizacji zadań prowadzona przez podmiot publiczny;
- Typy prowadzenia – wybrać z listy miejsce wprowadzania danych do rejestru: Z pisma, Ręczny, Ze sprawy.
Przy dodawaniu oraz edycji rejestru administrator ma możliwość ukrywania rejestru np. do czasu udostępnienia go użytkownikom lub jeśli nie będzie on już dłużej używany. W tym celu musi zaznaczyć pole wyboru przy opcji Rejestr ukryty.
Zakładanie rejestru z pisma
Wybranie tego typu prowadzenia rejestru umożliwia użytkownikom dodawanie wpisów do rejestru na podstawie zarejestrowanego pisma z poziomu Biurko > W toku > Pisma lub Biurko > W toku > Sprawy. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie i w menu kontekstowym kliknąć opcję Wpis do rejestru.
Zakładanie rejestru ze sprawy
Ten typ prowadzenia rejestru umożliwia użytkownikom dodawanie wpisów do rejestru z poziomu akcji w sprawie lub przy zakładaniu nowej sprawy.
Przy wskazaniu typu prowadzenia Ze sprawy wyświetli się nowa sekcja Wybrane JRWA. Umożliwia ona użytkownikowi wskazanie kategorii JRWA, dla których dokonanie wpisu w rejestrze będzie obowiązkowe, aby założyć sprawę.
Poniżej pokazano przykładowy widok okna zakładanej sprawy z koniecznością wprowadzenia danych do rejestru.
Zakładanie rejestru ręcznego
Wybranie tego typu prowadzenia rejestru umożliwia użytkownikom dodawanie wpisów bezpośrednio z modułu Rejestry.
Poniżej pokazano widok rejestru ręcznego z jednym wpisem.
Dodawanie atrybutów
Po wybraniu typu prowadzenia rejestru oraz uzupełnieniu wymaganych pól należy dodać i zdefiniować atrybuty. Będą one uzupełniane przez użytkownika z poziomu dodawania nowych wpisów do rejestru. Atrybuty o rodzaju referencja lub numeracja będą wypełniały się automatycznie. Aby dodać nowy atrybut, należy w sekcji Dodaj nowe pole kliknąć znak plusa.
W zależności od tego, jaki rodzaj pola zostanie wybrany, dostępne są różne typy pól.
- Pole danych:
- tekst – pole znakowe
- liczba – liczba zmiennoprzecinkowa
- liczban – liczba naturalna
- flaga – pole logiczne Prawda/Fałsz
- data – format daty YYYY-MM-DD
- Pole słownikowe – zawiera listę słowników zdefiniowanych wcześniej w module Administracja > Słowniki > Rejestry. Poniżej pokazano przykładowy widok słownika zdefiniowanego przez użytkownika.
- Numeracja – dla tego rodzaju pola do wyboru są rodzaje sekwencji: Ciągła, Roczna, Kwartalna, Miesięczna. W zależności od wyboru rodzaju sekwencji numeracja będzie dodawana automatycznie bez możliwości edycji.
Poniżej znajduje się przykładowy widok automatycznego wpisu do rejestru dla rodzaju pola Numeracja.
- Referencja – pola tego rodzaju wypełniają się automatycznie na podstawie danych zebranych w systemie danych dotyczących albo pisma, albo sprawy – w zależności od typu prowadzenia rejestru.
Każdy zdefiniowany rodzaj pola (uzupełniany przez użytkownika) można oznaczyć jako wymagany przy wprowadzaniu danych do rejestru.
Po zdefiniowaniu wszystkich potrzebnych atrybutów należy kliknąć przycisk Zapisz. Poniżej pokazano przykładowy widok zdefiniowanego rejestru ze sprawy.
Uprawnienia do dodanego rejestru
Dodanie nowego rejestru do systemu spowoduje automatyczne utworzenie nowego zestawu praw w sekcji Uprawnienia. Przypisanie uprawnienia z grupy Rejestry własne do szablonu uprawnień lub bezpośrednio do użytkownika sprawi, że nowy rejestr stanie się widoczny dla pracownika w module Rejestry (bez możliwości dodawania, edycji lub usuwania wpisów).
Dodanie odpowiednich uprawnień z grupy Rejestry własne zarządzanie umożliwi użytkownikowi dodawanie, edycję lub usuwanie wpisów.
W zależności od wybranego typu obiektu: Instytucja, Komórka organizacyjna, Podległe komórki organizacyjne, Stanowisko, po otwarciu rejestru będzie widoczny odpowiedni zakres danych (analogicznie jest w przypadku edycji lub usuwania wpisów).
Edycja i usuwanie rejestru
Po zaznaczeniu pola wyboru przy rejestrze pojawią się dodatkowe funkcje w menu: Edytuj i Usuń.
Edytowanie rejestru
Funkcja pozwala na dodanie, zmianę pozycji lub usunięcie atrybutu z rejestru:
- dodanie nowego atrybutu – chcąc utworzyć nowe pole w rejestrze, klikamy znak plusa;
- zmiana pozycji – funkcja daje nam możliwość zmiany kolejności zdefiniowanych pól; w tym celu należy kliknąć symbol podobny do znaku równości, przeciągnąć pole i upuścić je w żądanym miejscu;
- usunięcie atrybutu – możemy też usunąć atrybut z rejestru; w tym celu należy kliknąć symbol kosza.
Usunięcie rejestru z listy
Z poziomu Administracja > Rejestry można usunąć wskazany rejestr. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru przy nazwie rejestru, a następnie w menu kontekstowym kliknąć opcję Usuń. Wyświetli się panel boczny, w którym należy potwierdzić czynność, klikając przycisk Tak. Usunięcie rejestru spowoduje również usunięcie wszystkich uprawnień dotyczących danego rejestru z modułu Uprawnienia.
Tworzenie rejestrów na potrzeby instytucji – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wymagane uprawnienia
- Administracja.Podmiot – umożliwia edycję i usuwanie rejestrów;
- Administracja.Rejestry – wyświetla kafelek Rejestry w module Administracja, obejmuje przegląd dodanych rejestrów, usuwanie rejestrów;
- Administracja.Rejestry.Dodawanie – umożliwia dodawanie rejestru.
W celu dodania nowego rejestru należy przejść do widoku Administracja > Rejestry:
Po kliknięciu kafelka Rejestry w module Administracja wyświetli się lista rejestrów zdefiniowanych przez administratora.
Dodanie rejestru
Chcąc dodać nowy rejestr, należy wybrać z menu kontekstowego opcję Dodaj. Z prawej strony pojawi się panel definiowania nowego rejestru. W pierwszej kolejności należy uzupełnić pola zgodnie z poniższymi wskazówkami.
- Nazwa – wpisać tytuł tworzonego rejestru;
- Typ dostępu – wybrać z listy rodzaj:
- Publiczny – rejestr, ewidencja, wykaz, lista, spis albo inna forma ewidencji służąca do realizacji zadań publicznych, prowadzona przez podmiot publiczny na podstawie odrębnych przepisów ustawowych;
- Niepubliczny – rejestr, ewidencja, wykaz, lista, spis albo inna forma ewidencji służąca do realizacji zadań prowadzona przez podmiot publiczny;
- Typy prowadzenia – wybrać z listy miejsce wprowadzania danych do rejestru: Z pisma, Ręczny, Ze sprawy.
Przy dodawaniu oraz edycji rejestru administrator ma możliwość ukrywania rejestru np. do czasu udostępnienia go użytkownikom lub jeśli nie będzie on już dłużej używany. W tym celu musi zaznaczyć pole wyboru przy opcji Rejestr ukryty.
Zakładanie rejestru z pisma
Wybranie tego typu prowadzenia rejestru umożliwia użytkownikom dodawanie wpisów do rejestru na podstawie zarejestrowanego pisma z poziomu modułu Do obsłużenia, po wejściu do szczegółów pisma lub w widoku Sprawy > W toku. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie i w menu kontekstowym kliknąć opcję Wpis do rejestru.
Zakładanie rejestru ze sprawy
Ten typ prowadzenia rejestru umożliwia użytkownikom dodawanie wpisów do rejestru z poziomu akcji w sprawie lub przy zakładaniu nowej sprawy.
Przy wskazaniu typu prowadzenia Ze sprawy wyświetli się nowa sekcja Wybrane JRWA. Umożliwia ona użytkownikowi wskazanie kategorii JRWA, dla których dokonanie wpisu w rejestrze będzie obowiązkowe, aby założyć sprawę.
Poniżej pokazano przykładowy widok okna zakładanej sprawy z koniecznością wprowadzenia danych do rejestru.
Zakładanie rejestru ręcznego
Wybranie tego typu prowadzenia rejestru umożliwia użytkownikom dodawanie wpisów bezpośrednio z modułu Rejestry.
Poniżej pokazano widok rejestru ręcznego z jednym wpisem.
Dodawanie atrybutów
Po wybraniu typu prowadzenia rejestru oraz uzupełnieniu wymaganych pól należy dodać i zdefiniować atrybuty. Będą one uzupełniane przez użytkownika z poziomu dodawania nowych wpisów do rejestru. Atrybuty o rodzaju referencja lub numeracja będą wypełniały się automatycznie. Aby dodać nowy atrybut, należy w sekcji Dodaj nowe pole kliknąć znak plusa.
W zależności od tego, jaki rodzaj pola zostanie wybrany, dostępne są różne typy pól.
- Pole danych:
- tekst – pole znakowe
- liczba – liczba zmiennoprzecinkowa
- liczban – liczba naturalna
- flaga – pole logiczne Prawda/Fałsz
- data – format daty YYYY-MM-DD
- Pole słownikowe – zawiera listę słowników zdefiniowanych wcześniej w module Administracja > Słowniki > Rejestry. Poniżej pokazano przykładowy widok słownika zdefiniowanego przez użytkownika.
- Numeracja – dla tego rodzaju pola do wyboru są rodzaje sekwencji: Ciągła, Roczna, Kwartalna, Miesięczna. W zależności od wyboru rodzaju sekwencji numeracja będzie dodawana automatycznie bez możliwości edycji.
Poniżej znajduje się przykładowy widok automatycznego wpisu do rejestru dla rodzaju pola Numeracja.
- Referencja – pola tego rodzaju wypełniają się automatycznie na podstawie danych zebranych w systemie danych dotyczących albo pisma, albo sprawy – w zależności od typu prowadzenia rejestru.
Każdy zdefiniowany rodzaj pola (uzupełniany przez użytkownika) można oznaczyć jako wymagany przy wprowadzaniu danych do rejestru.
Po zdefiniowaniu wszystkich potrzebnych atrybutów należy kliknąć przycisk Zapisz. Poniżej pokazano przykładowy widok zdefiniowanego rejestru ze sprawy.
Uprawnienia do dodanego rejestru
Dodanie nowego rejestru do systemu spowoduje automatyczne utworzenie nowego zestawu praw w sekcji Uprawnienia. Przypisanie uprawnienia z grupy Rejestry własne do szablonu uprawnień lub bezpośrednio do użytkownika sprawi, że nowy rejestr stanie się widoczny dla pracownika w module Rejestry (bez możliwości dodawania, edycji lub usuwania wpisów).
Dodanie odpowiednich uprawnień z grupy Rejestry własne zarządzanie umożliwi użytkownikowi dodawanie, edycję lub usuwanie wpisów.
W zależności od wybranego typu obiektu: Instytucja, Komórka organizacyjna, Podległe komórki organizacyjne, Stanowisko, po otwarciu rejestru będzie widoczny odpowiedni zakres danych (analogicznie jest w przypadku edycji lub usuwania wpisów).
Edycja i usuwanie rejestru
Po zaznaczeniu pola wyboru przy rejestrze pojawią się dodatkowe funkcje w menu: Edytuj i Usuń.
Edytowanie rejestru
Funkcja pozwala na dodanie, zmianę pozycji lub usunięcie atrybutu z rejestru:
- dodanie nowego atrybutu – chcąc utworzyć nowe pole w rejestrze, klikamy znak plusa;
- zmiana pozycji – funkcja daje nam możliwość zmiany kolejności zdefiniowanych pól; w tym celu należy kliknąć symbol podobny do znaku równości, przeciągnąć pole i upuścić je w żądanym miejscu;
- usunięcie atrybutu – możemy też usunąć atrybut z rejestru; w tym celu należy kliknąć symbol kosza.
Usunięcie rejestru z listy
Z poziomu Administracja > Rejestry można usunąć wskazany rejestr. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru przy nazwie rejestru, a następnie w menu kontekstowym kliknąć opcję Usuń. Wyświetli się panel boczny, w którym należy potwierdzić czynność, klikając przycisk Tak. Usunięcie rejestru spowoduje również usunięcie wszystkich uprawnień dotyczących danego rejestru z modułu Uprawnienia.
