Instrukcja opisuje zasady zarządzania systemem EZD RP na przełomie roku. Jej zastosowanie pozwala uniknąć potencjalnych problemów związanych z zakończeniem bieżącego roku kalendarzowego oraz przygotować system do sprawnego działania w nadchodzącym roku.
Zarządzanie JRWA
Należy pamiętać, że jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) wgrywamy jednorazowo. Nie ma potrzeby wgrywania go co roku.
W przypadku uzgodnienia nowego JRWA wgrywamy nowy szablon (zawierający nowe hasła lub zmiany w istniejących hasłach, ich treści i kategoriach) i ustawiamy go jako domyślny.
Drobne zmiany, takie jak dodanie nowych haseł w wolnych miejscach, wprowadzamy bez konieczności wgrywania nowego szablonu. Szczegółowy opis zarządzania jednolitym rzeczowym wykazem akt w EZD RP znajduje się w artykule Zarządzanie schematami JRWA.
Czynności do wykonania przed końcem roku
Pierwszą czynnością jest weryfikacja ustawień JRWA. Należy sprawdzić, czy używany JRWA jest ustawiony jako domyślny.
Następnie upewniamy się, że wgrany jest tylko jeden schemat JRWA.
W kolejnym kroku należy zweryfikować, czy JRWA nie ma ustawionej daty końcowej obowiązywania.
Następną czynnością jest ustawienie roczników – należy określić dopuszczalne roczniki zakładania spraw.
Pod koniec mijającego roku należy zebrać prognozowane zapotrzebowanie na podteczki. Zakładanie podteczek powinno odbywać się w nowym roku i wyłącznie wtedy, gdy ponownie zajdzie potrzeba wydzielenia grupy spraw.
Podteczek nie można zakładać wstecz, co oznacza, że jeśli podteczka została założona pod numerem 5, nie można dodać kolejnej pod numerem 4. Ponadto w numerze, pod którym założono podteczkę, nie można już utworzyć nowej sprawy.
Kolejną czynnością na progu nowego roku jest otwarcie nowych kartonów dla składów chronologicznych. Należy to zrobić zgodnie z opisem w artykule Konfiguracja składów chronologicznych. Raz utworzone składy chronologiczne pozostają dostępne w nowym roku.
Jeśli od nowego roku zmianie mają ulec cenniki (np. w wyniku zmian w umowie z operatorem), należy dodać nowe cenniki lub edytować istniejące pozycje w dniu startu obowiązywania zmian. Wykonywanie tych czynności zostało opisane w artykule Konfiguracja i edycja cenników operatora pocztowego.
Jeśli w nowym roku planowane jest prowadzenie nowych rejestrów, należy dodać odpowiednie szablony i przypisać uprawnienia do ich obsługi. Czynności te powinny zostać wykonane zgodnie z instrukcją opisaną w artykule Tworzenie rejestrów na potrzeby instytucji.
Ważną czynnością w zakresie przygotowania EZD RP do nowego roku kalendarzowego jest zweryfikowanie w KUiP kont z ustawioną datą ważności. Jeśli ich ważność kończy się z końcem roku kalendarzowego, należy przedłużyć datę ważności zgodnie z potrzebą.
