Obsługa rejestrów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO)

W grupie rejestrów związanych z ochroną danych osobowych znajdują się:

• Rejestr danych osobowych;
• Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych;
• Rejestr osób przeszkolonych z ochrony danych osobowych;
• Rejestr naruszeń;
• Rejestr umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;
• Rejestr udostępnionych danych;
• Rejestr zgód na przetwarzanie danych osobowych;
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania;
• Rejestr ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych.

Rejestr danych osobowych

Po kliknięciu w menu głównym modułu RODO, system wyświetli widok z rejestrami. Pierwszy kafelek to rejestr danych osobowych.

Rejestr jest uzupełniany automatycznie wpisami, gdy:

• rejestruje się korespondencję przychodzącą – wpis w rejestrze pojawia się dla każdego zarejestrowanego pisma wpływającego, którego nadawcą jest osoba fizyczna; zawiera on między innymi informacje o danych adresowych i numerze z RPW (rejestr przesyłek wpływających);
• pracownik dokonuje rejestracji korespondencji wychodzącej – dla każdego adresata będącego osobą fizyczną system dodaje wpis do rejestru oraz automatycznie dodaje informację o pozycji w rejestrze korespondencji wychodzącej.

Po zaznaczeniu pola wyboru przy danej pozycji, z prawej strony ekranu pojawi się menu kontekstowe z opcjami Usuń i Uzupełnij.

Jeśli klikniemy opcję Usuń, wyświetli się panel boczny, w którym możemy zatwierdzić usuwanie wybranego elementu z rejestru danych osobowych. Z kolei po kliknięciu opcji Uzupełnij wyświetla się panel boczny, w którym można wprowadzić szczegółowe dane odnoszące się do wybranego wpisu.

Na górze panelu Uzupełnij widoczny jest identyfikator obiektu, a poniżej znajdują się pola:

• Sposób pozyskania danych;
• Cel przetwarzania danych;
• Podstawa prawna;
• Okres przetwarzania danych;
• Inne dane osobowe;
• Szczególne kategorie danych osobowych;
• Zbiór danych;
• Zrealizowano obowiązek informacyjny.

Część danych można uzupełnić, wybierając na liście rozwijanej odpowiednią wartość z wcześniej przygotowanego słownika. Pozostałe dane należy wprowadzić samodzielnie i zarejestrować zmiany, klikając przycisk Zapisz.

Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

W tym rejestrze mogą być gromadzone informacje związane z czynnościami przetwarzania danych osobowych realizowanymi w danej jednostce organizacyjnej.

Po kliknięciu kafelka Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych wyświetlą się wybrane kolumny danych z listy, które uzupełniamy informacjami gromadzonymi w danym rejestrze. Chcąc dodać wpis do rejestru, należy kliknąć w menu kontekstowym opcję Dodaj.

Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie okna z listą odgórnie zdefiniowanych pól, w ramach których można dodawać dane. Do wyboru mamy następujące elementy:

• Nazwa;
• Komórka organizacyjna;
• Cel przetwarzania danych;
• Kategorie osób;
• Podstawa prawna;
• Źródło danych;
• Kategorie danych;
• Planowany termin usunięcia kategorii danych (z możliwością wyboru daty z kalendarza);
• Lista upoważnionych;
• Nazwa podmiotu przetwarzającego;
• Kategorie odbiorów;
• Nazwa systemu lub oprogramowania;
• Ogólny opis techniczny;
• DPIA (Data Protection Impact Assesment – ocena skutków przetwarzania w zakresie danych osobowych)
• Dokumentacja zabezpieczeń;
• Transfer do kraju trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

Po uzupełnieniu pól można zarejestrować wprowadzone informacje za pomocą przycisku Zapisz.

Rejestr osób przeszkolonych z ochrony danych osobowych

W tym rejestrze mogą być gromadzone informacje związane z osobami przeszkolonymi z ochrony danych osobowych.

Po kliknięciu kafelka z nazwą rejestru wyświetli się widok kolumn, które uzupełniamy informacjami gromadzonymi w danym rejestrze. Chcąc wpisać nowe dane do rejestru, należy w menu kontekstowym z prawej strony ekranu kliknąć opcję Dodaj.

Wyświetli się panel boczny z odgórnie zdefiniowanymi polami, w których można uzupełnić dane. W tym miejscu należy dodać dane pracownika, który odbył szkolenie i zapoznał się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Pracownika można znaleźć za pomocą wyszukiwarki dostępnej w zakładce Wyszukaj (wystarczy wpisać fragment imienia lub nazwiska). Można też przejść do zakładki Wybierz i wskazać pracownika w drzewie struktury organizacyjnej. Należy podać również datę odbycia szkolenia. Po uzupełnieniu danych rejestrujemy zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

Rejestr naruszeń

W tym rejestrze mogą być gromadzone informacje związane z sytuacjami dotyczącymi naruszeń ochrony danych osobowych.

Po kliknięciu kafelka z nazwą rejestru zostanie wyświetlony widok z kilkoma kolumnami z szerszej listy kolumn z danymi, które uzupełniamy informacjami gromadzonymi w danym rejestrze. Chcąc dodać wpis do rejestru naruszeń, należy kliknąć przycisk Dodaj.

Z prawej strony wyświetli się panel boczny Dodaj naruszenie RODO z listą odgórnie zdefiniowanych pól, w których można dodawać dane.

Obowiązkowo należy wypełnić pola oznaczone gwiazdką:

• Administrator i organizacja (nazwa, dane kontaktowe)*;
• Podmiot przetwarzający, u którego doszło do incydentu*;
• Data i godzina wystąpienia incydentu*;
• Data i godzina stwierdzenia incydentu*;
• Miejsce incydentu prowadzącego do naruszenia*;
• Nośniki danych osobowych, których dotyczy naruszenie*;
• Charakter naruszenia (szczegółowy opis)*;
• Przybliżona liczba osób, których dotyczy naruszenie*;
• Kategorie osób, których dotyczy naruszenie*;
• Przybliżona liczba wpisów (rekordów) danych, których dotyczy naruszenie*;
• Skutki naruszenia, w tym możliwe konsekwencje dla osób fizycznych*;
• Środki zastosowane w celu zaradzenia naruszeniu, w tym minimalizacji negatywnych skutków*;
• Ocena ryzyka naruszenia praw i wolności*;
• Informacja, czy naruszenie zostało zgłoszone organowi nadzorczemu;
• Informacja, czy osoby, których dotyczy naruszenie zostały zawiadomione o naruszeniu;
• Informacja o komunikacie publicznym.

Po uzupełnieniu pól zatwierdzamy informacje o naruszeniu, klikając przycisk Zapisz.

Rejestr umów powierzenia przetwarzania danych osobowych

W tym rejestrze mogą być gromadzone informacje dotyczące zawartych umów w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Po kliknięciu kafelka z nazwą rejestru zostanie wyświetlony widok z kilkoma kolumnami, które uzupełniamy informacjami gromadzonymi w danym rejestrze. Chcąc dodać wpis do rejestru, należy kliknąć przycisk Dodaj.

Z prawej strony wyświetli się panel boczny Dodaj umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z listą odgórnie zdefiniowanych pól, w których można dodawać dane. Do wyboru mamy następujące elementy:

• Komórka organizacyjna/znak sprawy;
• Numer umowy;
• Data zawarcia umowy (z możliwością wyboru daty z kalendarza);
• Przedmiot umowy;
• Zakres powierzenia danych;
• Okres obowiązywania umowy;
• Nazwa wykonawcy;
• NIP wykonawcy;
• Uwagi.

Po uzupełnieniu pól wprowadzone dane należy zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Rejestr udostępnionych danych

Rejestr umożliwia gromadzenie informacji związanych z udostępnieniem danych osobowych.

Po kliknięciu kafelka z nazwą rejestru wyświetlony zostanie widok kolumn, które uzupełniamy informacjami gromadzonymi w danym rejestrze. Chcąc uzupełnić rejestr, należy kliknąć przycisk Dodaj.

Z prawej strony wyświetli się panel boczny Dodawanie udostępnienia danych osobowych. Wszystkie pola oznaczone są gwiazdką, więc należy je obowiązkowo wypełnić. Dane do wpisania to:

• Data wpływu;
• Odbiorca danych osobowych;
• Podstawa prawna;
• Zakres udostępnionych danych;
• Data udostępnienia;
• Znak sprawy;
• Komórka organizacyjna.

Wprowadzone dane zatwierdzamy, klikając przycisk Zapisz.

Rejestr zgód na przetwarzanie danych osobowych

W tym rejestrze mogą być gromadzone informacje dotyczące otrzymanych zgód na przetwarzanie danych osobowych.

Po kliknięciu kafelka z nazwą rejestru wyświetlony zostanie widok kolumn, które uzupełniamy informacjami gromadzonymi w danym rejestrze. Chcąc uzupełnić rejestr, należy kliknąć przycisk Dodaj.

Z prawej strony wyświetli się panel boczny Dodaj zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Pola oznaczone gwiazdką należy obowiązkowo wypełnić. Dane do wpisania to:

• Numer zgody*;
• Data zgody;
• Składający oświadczenie*;
• Dane składającego oświadczenie*;
• Kategoria danych;
• Sposób uzyskania zgody*;
• Czas obowiązywania zgody*;
• Wycofanie zgody.

Po uzupełnieniu pól można zarejestrować wprowadzone dane, klikając przycisk Zapisz.

Rejestr kategorii czynności przetwarzania

W tym rejestrze mogą być gromadzone informacje dotyczące kategorii czynności przetwarzania.

Po kliknięciu kafelka z nazwą rejestru wyświetlony zostanie widok kolumn, które uzupełniamy informacjami gromadzonymi w danym rejestrze. Chcąc uzupełnić rejestr, należy kliknąć przycisk Dodaj.

Z prawej strony wyświetli się panel boczny Dodaj kategorię czynności przetwarzania. Obowiązkowo należy wypełnić pola oznaczone gwiazdką. Dane do wpisania to:

• Kategoria przetwarzania danych*;
• Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa;
• Nazwa i dane kontaktowe administratora*;
• Nazwa i dane kontaktowe drugiego administratora;
• Nazwa i dane kontaktowe przedstawiciela administratora;
• Inspektor ochrony danych administratora;
• Czas trwania przetwarzania*;
• Nazwy państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, do których dane są przekazywane;
• Zabezpieczenie danych osobowych art. 49 ust. 1 akapit 2;
• Nazwa i dane kontaktowe pod przetwarzającego – podwykonawcy;
• Kategorie pod powierzonego przetwarzania danych.

Po uzupełnieniu pól można zarejestrować wprowadzone dane, klikając przycisk Zapisz.

Rejestr ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych

W tym rejestrze mogą być gromadzone informacje dotyczące ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

Po kliknięciu w nazwę rejestru wyświetlony zostanie widok kolumn, które uzupełniamy informacjami gromadzonymi w danym rejestrze. Chcąc uzupełnić rejestr, należy kliknąć przycisk Dodaj.

Z prawej strony wyświetli się panel boczny Dodaj ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Obowiązkowo należy wypełnić pola oznaczone gwiazdką. Dane do wpisania to:

• Numer upoważnienia*;
• Imię osoby upoważnionej*;
• Nazwisko osoby upoważnionej*;
• Nazwa zbioru;
• Data wydania*;
• Data wygaśnięcia;
• Identyfikator;
• Cofnięcie upoważnienia;
• Data cofnięcia;
• Uwagi;
• Dostęp STI (Dostęp system teleinformatyczny).

Po uzupełnieniu pól można zarejestrować wprowadzone dane, klikając przycisk Zapisz.