Korespondencję zbiorczą stanowią przesyłki rejestrowane przez pracowników merytorycznych z różnych komórek organizacyjnych, które są adresowane do tego samego podmiotu – oznaczonego uprzednio zgodnie z procedurami panującymi w instytucji jako adresat zbiorczy. Funkcja umożliwia utworzenie koperty zbiorczej do adresata, w której – w celu redukcji kosztów ponoszonych na wysyłaną korespondencję – znajduje się większa liczba przesyłek rejestrowanych przez pracowników merytorycznych z kilku spraw.
W celu obsługi korespondencji zbiorczej należy z poziomu głównego menu przejść do sekcji Wydruki > Zbiorcza.
W nowym widoku trzeba wpisać datę lub zaznaczyć w kalendarzu dzień (ikona dostępna w polu Data), dla którego ma zostać wygenerowany wydruk. W razie potrzeby można dodatkowo wskazać przedział godzinowy.
Kliknięcie przycisku Wczytaj spowoduje, że system wyświetli listę adresatów, do których została zarejestrowana korespondencja zbiorcza. Po rozwinięciu wiersza z nazwą podmiotu pojawi się wykaz poszczególnych przesyłek wraz z informacją, których spraw dotyczą.
Po zaznaczeniu wszystkich lub wybranych pozycji i kliknięciu przycisku Dalej pojawia się nowe okno, w którym należy określić parametry korespondencji (operatora, rodzaj korespondencji, strefę, priorytet i ewentualnie numer nadawczy). W polu Rodzaj korespondencji możliwe jest wybranie jednej z dwóch opcji: List zwykły lub List polecony.
Format wysyłki można wybrać dopiero po zaznaczeniu odpowiednich opcji we wszystkich polach z gwiazdką. Wybór formatu nie powoduje jeszcze oznaczenia koperty jako wysłanej – wysyłka jest zatwierdzana przez kliknięcie Generuj kopertę zbiorczą. W tym momencie system przenosi użytkownika do widoku Obsługi korespondencji wychodzącej. Jednocześnie status korespondencji zbiorczej zmienia się z Oczekująca na Wysłana, a nadany wspólny numer RKW zostaje przeniesiony na wszystkie pozycje, jakie trafiły do koperty zbiorczej. Numer widoczny jest w górnej belce w polu Kod kreskowy/Numer RKW.
Po kliknięciu przycisku Zapisz pojawi się okno z dostępnymi formatami wydruku. Należy wskazać odpowiedni format i kliknąć Drukuj.
W systemie zostanie odnotowany fakt wysłania korespondencji zbiorczej, a w Aktach sprawy nastąpi zmiana statusu wskazanych przesyłek na Wysłane.
Anulowanie wysyłki koperty zbiorczej możliwe jest w widoku Kancelaria > Obsługa korespondencji wychodzącej. Należy w tym celu wczytać (lub wpisać) numer RKW koperty oraz wybrać przycisk Anuluj wysyłkę. Korespondencja zbiorcza otrzymuje wówczas status Anulowana i nie jest już możliwa ponowna wysyłka koperty z tym samym numerem.
Przesyłki, które były uwzględnione w kopercie zbiorczej, w momencie anulowania wysyłki powracają do statusu takiego, jaki miały pomiędzy ich zarejestrowaniem a wygenerowaniem koperty zbiorczej. Oznacza to, że tracą przypisany im wcześniej numer RKW (który był de facto numerem koperty zbiorczej) i wracają do statusu Oczekująca.
Takie przesyłki można ponownie wybrać do nowo generowanej koperty zbiorczej.
Zwrot koperty zbiorczej obsługiwany jest tak samo jak pozostałe listy – w sekcji Kancelaria > Potwierdzenia i zwroty. Po wczytaniu numeru RKW system wyświetla widok wprowadzenia zwrotu (korespondencja zbiorcza może być wysyłana tylko listem zwykłym lub poleconym bez ZPO).
Po zapisaniu danych informacja o zwrocie odkładana jest w zakładce Wysyłki we wszystkich sprawach, z których pochodziły dokumenty uwzględnione w kopercie zbiorczej.