Korespondencję zbiorczą stanowią przesyłki rejestrowane przez pracowników merytorycznych z różnych komórek organizacyjnych, które są adresowane do tego samego podmiotu – oznaczonego uprzednio zgodnie z procedurami panującymi w instytucji jako adresat zbiorczy. Funkcja umożliwia utworzenie koperty zbiorczej do adresata, w której – w celu redukcji kosztów ponoszonych na wysyłaną korespondencję – znajduje się kilka przesyłek rejestrowanych przez pracowników merytorycznych z kilku spraw.
W celu obsługi korespondencji zbiorczej należy z poziomu głównego menu przejść do sekcji Wydruki > Zbiorcza.
W nowym widoku trzeba wpisać datę lub zaznaczyć w kalendarzu dzień (ikona dostępna w polu Data), dla którego ma zostać wygenerowany wydruk. W razie potrzeby można dodatkowo wskazać przedział godzinowy.
Kliknięcie przycisku Wczytaj spowoduje, że system wyświetli listę adresatów, do których została zarejestrowana korespondencja zbiorcza. Po rozwinięciu wiersza z nazwą podmiotu pojawi się wykaz poszczególnych przesyłek wraz z informacją, których spraw dotyczą.
Następnie użytkownik wskazuje pozycje, które mają znaleźć się w kopercie zbiorczej, klika przycisk Generuj kopertę zbiorczą oraz określa sposób wysyłki i jej dodatkowe atrybuty, tj. opłatę, strefę itd.
Po kliknięciu przycisku Zapisz pojawi się okno z dostępnymi formatami wydruku. Należy wskazać odpowiedni format i kliknąć Drukuj.
W systemie zostanie odnotowany fakt wysłania korespondencji zbiorczej, a w aktach sprawy nastąpi zmiana statusu wskazanych przesyłek na Wysłane.
Anulowanie wysyłki koperty zbiorczej możliwe jest w widoku Kancelaria > Obsługa korespondencji wychodzącej. Należy wczytać (lub wpisać) numer RKW koperty oraz wybrać przycisk Anuluj wysyłkę.
Informacja o wykonaniu tej czynności zostaje odnotowana w Rejestrze korespondencji wychodzącej oraz w zakładce Wysyłki w sprawach, z których generowano korespondencję.