W systemie EZD RP sprawy, dokumenty i pisma posiadają metadane – są to podstawowe informacje opisujące te elementy . Dane te są obowiązkowe do uzupełnienia, a za ich poprawność odpowiada właściciel obiektu. Oprócz metadanych administrator może określić także dodatkowe atrybuty (czyli cechy), których wypełnienie obowiązkowe lub dobrowolne, pozwoli dokładniej opisać sprawę, dokument czy pismo.
Informacje na temat sposobu tworzenia dodatkowych atrybutów można znaleźć w artykule pt. Tworzenie dodatkowych atrybutów spraw, pism, dokumentów lub kontaktów.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Atrybuty spraw, dokumentów i pism – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Atrybuty spraw znajdują się w szczegółach sprawy, w zakładce Metadane. Poniżej standardowych pól z metadanymi widoczne są dodatkowe atrybuty utworzone przez administratora.
Atrybuty pism wpływających wyświetlane są z kolei w metadanych pism z nadanym numerem RPW. Aby do nich przejść, należy kliknąć ikonę z literą M lub zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie i w prawym menu wskazać opcję Metadane.
W sekcji Dane przesyłki wpływającej oprócz standardowych pól z metadanymi widoczne będą stworzone przez administratora atrybuty.
Podobnie atrybuty dokumentów wewnętrznych wyświetlane są poniżej systemowych metadanych.
Wyświetlanie atrybutów w aktach sprawy
Atrybuty spraw, dokumentów i pism po ich uzupełnieniu mogą być widoczne bezpośrednio w Aktach sprawy – bez konieczności wchodzenia w szczegóły metadanych.
Aby informacje te były wyświetlane w taki sposób, należy przejść do widoku Profil użytkownika > Ustawienia. Następnie w sekcji Atrybuty, po kliknięciu przycisku Edytuj, można zdecydować, które dane mają być widoczne w Aktach sprawy.
Interesujące nas elementy należy wskazać z list rozwijanych w poszczególnych polach, takich jak: Wyświetlane atrybuty sprawy, Wyświetlane atrybuty dokumentów i Wyświetlane atrybuty wpływu, czyli pisma z RPW.
W każdym z pól można wybrać maksymalnie dwa atrybuty. W przypadku próby wskazania większej liczby elementów system wyświetli stosowny komunikat.
W każdej chwili można dokonać zmiany wyświetlanych atrybutów. W tym celu wystarczy usunąć wybrane atrybuty za pomocą widocznego obok symbolu krzyżyka, a następnie z rozwijanej listy wybrać inne pozycje. Zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
W ostatnim kroku za pomocą suwaka należy włączyć opcję Wyświetlanie atrybutów (oczywiście dotyczy to tych wskazanych wcześniej). Po zatwierdzeniu zmian wybrane atrybuty będą widoczne w Aktach spraw.
Atrybuty sprawy po ich uzupełnieniu w metadanych będzie można znaleźć w górnej części sprawy, pod informacją o prowadzącym.
Wybrane i uzupełnione atrybuty dokumentów i pism z numerem RPW będą z kolei wyświetlane w Aktach sprawy przy ikonach statusu.
Uzupełnione atrybuty mogą stać się podstawą wyszukiwania obiektów (spraw, dokumentów oraz pism) w Wyszukiwarce. Więcej informacji na ten temat znaleźć można w artykule pt. Wyszukiwanie w systemie.
Atrybuty spraw, dokumentów i pism – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Atrybuty spraw znajdują się w szczegółach sprawy, w zakładce Metadane. Poniżej standardowych pól z metadanymi widoczne są dodatkowe atrybuty utworzone przez administratora.
Atrybuty pism wpływających wyświetlane są z kolei w metadanych pism z nadanym numerem RPW. Aby do nich przejść, należy kliknąć ikonę z literą M lub zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie i w prawym menu wskazać opcję Metadane.
W sekcji Dane przesyłki wpływającej oprócz standardowych pól z metadanymi widoczne będą stworzone przez administratora atrybuty.
Podobnie atrybuty dokumentów wewnętrznych wyświetlane są poniżej systemowych metadanych.
Wyświetlanie atrybutów w aktach sprawy
Atrybuty spraw, dokumentów i pism po ich uzupełnieniu mogą być widoczne bezpośrednio w Aktach sprawy – bez konieczności wchodzenia w szczegóły metadanych.
Aby informacje te były wyświetlane w taki sposób, należy przejść do widoku Profil użytkownika > Ustawienia. Następnie w sekcji Atrybuty, po kliknięciu przycisku Edytuj, można zdecydować, które dane mają być widoczne w Aktach sprawy.
Interesujące nas elementy należy wskazać z list rozwijanych w poszczególnych polach, takich jak: Wyświetlane atrybuty sprawy, Wyświetlane atrybuty dokumentów i Wyświetlane atrybuty wpływu, czyli pisma z RPW.
W każdym z pól można wybrać maksymalnie dwa atrybuty. W przypadku próby wskazania większej liczby elementów system wyświetli stosowny komunikat.
W każdej chwili można dokonać zmiany wyświetlanych atrybutów. W tym celu wystarczy usunąć wybrane atrybuty za pomocą widocznego obok symbolu krzyżyka, a następnie z rozwijanej listy wybrać inne pozycje. Zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
W ostatnim kroku za pomocą suwaka należy włączyć opcję Wyświetlanie atrybutów (oczywiście dotyczy to tych wskazanych wcześniej). Po zatwierdzeniu zmian wybrane atrybuty będą widoczne w Aktach spraw.
Atrybuty sprawy po ich uzupełnieniu w metadanych będzie można znaleźć w górnej części sprawy, pod informacją o prowadzącym.
Wybrane i uzupełnione atrybuty dokumentów i pism z numerem RPW będą z kolei wyświetlane w Aktach sprawy przy ikonach statusu.
Uzupełnione atrybuty mogą stać się podstawą wyszukiwania obiektów (spraw, dokumentów oraz pism) w Wyszukiwarce. Więcej informacji na ten temat znaleźć można w artykule pt. Wyszukiwanie w systemie.