Systematyczne i poprawne wprowadzanie metadanych przesyłek wpływających to kwestia kluczowa dla prawidłowego zarządzania korespondencją i jej porządkowania w EZD RP. Dane te są m.in. niezbędne do efektywnego odnajdywania dokumentów w wyszukiwarkach. Na ich podstawie uzupełniany jest również (automatycznie) Rejestr przesyłek wpływających. Obowiązek troski o poprawność i kompletność metadanych wynika także z przepisów prawa.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Uzupełnianie metadanych przesyłek wpływających – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wymagane uprawnienia
W systemie EZD RP metadane przesyłek wpływających uzupełniane są w sekcji Kancelaria > Metadane. Aby uzupełnić pole Kod kreskowy/Numer RPW, należy wczytać kod RPW wybranej przesyłki lub wpisać numer RPW oraz zatwierdzić poprzez kliknięcie przycisku Wczytaj.
Po wczytaniu kodu wyświetla się nowe okno, w którym należy uzupełnić metadane przesyłki.
Metadane w ujęciu prawnym
Na metadane opisujące przesyłkę wpływającą składają się m.in. dane, które możemy odczytać z przesyłki (np. data nadania, imię i nazwisko lub nazwa nadawcy), sposób jej dostarczenia, typ dokumentu, liczba załączników itd. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD RP automatycznie nadany identyfikator, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających, określany jako numer z rejestru prowadzonego dla danego roku kalendarzowego dla przesyłek wpływających. Zestaw metadanych i ich wymagalność określa załącznik do instrukcji kancelaryjnej, dostępny na stronach gov.pl – link do pobrania (plik PDF, Rozmiar: 6 MB).
Dane przesyłki wpływającej
W sekcji Zawartość przesyłki wpływającej widoczne są: numer RPW, data rejestracji i informacja o załącznikach.
Istnieje możliwość dodania kolejnego załącznika lub nośnika do zarejestrowanej przesyłki. Po kliknięciu przycisku Dodaj i wybraniu jednej z opcji (załącznik lub nośnik danych) zostanie wyświetlony panel boczny. Należy w nim wskazać rodzaj odwzorowania oraz wydruku etykiety dla dodawanych dokumentów (możliwy jest wydruk bezpośrednio na drukarkę etykiet lub do PDF).
Po zaznaczeniu pola wyboru przy wybranym dokumencie z prawej strony ekranu wyświetli się menu kontekstowe. Za pomocą dostępnych w nim opcji można m.in. wydrukować ponownie etykietę z kodem kreskowym, zmienić nazwę dokumentu, wczytać albo zaktualizować załącznik, a także zobaczyć podgląd załączonego dokumentu, usunąć jego wersję lub usunąć załącznik RPW.
Zarejestrowana przesyłka otrzymuje tytuł pierwszego załącznika. Aby go zmienić, należy zaznaczyć pole wyboru przy załączniku i z prawego menu wybrać opcję Zmień nazwę.
Opcja Ustaw jako nadrzędny pozwala przenieść zaznaczony załącznik na pierwszą pozycję. Wówczas będzie on traktowany jako główny dokument przesyłki (np. pismo przewodnie), a cała przesyłka otrzyma jego tytuł.
W kolejnej sekcji należy uzupełnić dane dotyczące całego wpływu. W niektórych polach użytkownik wpisuje informacje samodzielnie, a w innych wybiera odpowiednią pozycję z listy rozwijanej. Po kliknięciu kursorem pola Numer nadawczy może sczytać numer z koperty za pomocą czytnika kodów.
Po przesunięciu suwaka znajdującego się przy opcji Dodaj szczegółowe dane dla załączników pojawia się możliwość uzupełnienia informacji o rodzaju i typie załączonych dokumentów.
Dane nadawcy
W kolejnym kroku należy podać dane nadawcy. Po wpisaniu kilku znaków w polu Wyszukaj system zaproponuje pasujące do danej frazy wpisy z bazy kontaktów. Uwzględniane są: nazwy instytucji, imiona, nazwiska, nazwy miejscowości. Podczas wypełniania tych pól użytkownik może skorzystać z ikony przedstawiającej dwie kartki – i podstawić w ten sposób dane poprzedniej przesyłki. Jeśli personalia osoby, która wysłała przesyłkę, nie są znane, można z kolei użyć opcji Nadawca anonimowy. Wskazanie nadawcy (lub nadawców) spowoduje, że pojawi się on w sekcji Wybrani.
Adres wybranego nadawcy można edytować (opcja ta dostępna jest dla użytkowników, którzy mają uprawnienie do edycji bazy kontaktów). W tym celu należy kliknąć ikonę notesu. Zmianę danych adresowych należy potwierdzić przyciskiem Zapisz. Zostaną one zaktualizowane w bazie kontaktów.
Wyszukanie nadawcy możliwe jest również w zakładce Ostatnio wybierani, w której odkładają się dane nadawców najczęściej wskazywanych, oraz w zakładce Wyszukiwanie zaawansowane. Ta ostatnia pozwala na wyszukiwanie kontaktów według precyzyjnie wskazanych atrybutów.
W sekcji Dane nadawcy jest możliwe dodanie nowego kontaktu, jeśli nie znajdujemy nadawcy w naszej bazie. Aby to zrobić, należy użyć przycisku Utwórz kontakt, który jest dostępny tylko dla użytkowników z nadanym uprawnieniem BazaKontaktow.Edycja na poziomie Instytucja.
Tworzenie kontaktu przebiega analogicznie do dodawania nowego w module Baza kontaktów (więcej na ten temat w artykule: Zarządzanie kontaktami).
Skład chronologiczny
W kolejnym kroku system umożliwia zarejestrowanie wpływu w odpowiednim składzie chronologicznym. W tym celu należy włączyć opcję Rejestracja w składzie chronologicznym, klikając znajdujący się przy niej suwak. Następnie należy wskazać typ składu, wybierając odpowiednią pozycję z listy rozwijanej. Jeśli jednostka ma więcej składów chronologicznych, na liście wyświetlają się te, do których przypisany jest pracownik rejestrujący korespondencję. W polu Opis można wprowadzić krótki opis rejestrowanego dokumentu.
Dokumenty rejestrowane w składzie chronologicznym są przypisywane do tzw. kartonów. Jest to odzwierciedlenie rzeczywistego sposobu i miejsca przechowywania dokumentu. W momencie wyboru przez użytkownika typu składu system wyświetli informację o kartonie, do którego zostanie przypisany dokument. Do analogicznego kartonu powinien trafić dokument papierowy, który został właśnie zarejestrowany.
Na kartonie jest podana liczba dokumentów, które już się w nim znajdują, a obok ikony widnieje jego nazwa.
System wymaga, aby dla składu chronologicznego był otwarty przynajmniej jeden karton. Jeśli dla danego typu składu nie ma otwartego kartonu, użytkownik przed próbą zapisu powinien go otworzyć. Może to zrobić w zakładce Kancelaria > Składy (zob. artykuł Obsługa kartonów z dokumentami).
Czynność otwierania nowego kartonu w danym typie składu jest wymagana zawsze, kiedy w bieżącym kartonie nie ma już miejsca. Jeśli w fizycznym kartonie skończy się miejsce i dokumenty mają trafić do kolejnego pudełka, w systemie również należy otworzyć nowy karton. Otwarcie nowego kartonu spowoduje zamknięcie poprzedniego.
Przy rejestracji przesyłki, w której oprócz dokumentów papierowych znajdują się też nośniki danych, należy określić, co trafi do składu chronologicznego. W przypadku spraw prowadzonych papierowo w składzie chronologicznym zostanie umieszczony tylko nośnik, a papierowe części przesyłki zostaną przekazane na biurko pracownika merytorycznego.
Zaznaczenie opcji tylko nośników spowoduje dezaktywację pól przy dokumentach papierowych i system nie będzie wymuszał ich umieszczenia w składach.
W przypadku spraw elektronicznych wszystkie części przesyłki zostaną umieszczone w składzie.
Należy pamiętać, że decyzję o umieszczeniu dokumentów w składzie (bądź nie) można zmienić na późniejszych etapach pracy z przesyłką. Dokumenty, które pracownik kancelarii umieścił w składzie, pracownik merytoryczny będzie mógł wyrejestrować (lub wypożyczyć). Będzie miał on także możliwość zgłoszenia do rejestracji brakujących dokumentów.
Potwierdzenie osobistego złożenia pisma
System umożliwia wydrukowanie potwierdzenia w przypadku osobistego złożenia pisma przez nadawcę. W tym celu należy kliknąć suwak włączający opcję wydruku potwierdzenia.
System wygeneruje potwierdzenie złożenia pisma.
Status przesyłki
- M – uzupełnieniu metadanych przesyłki wpływającej,
- S – rejestracji w składzie chronologicznym (o ile dokonano rejestracji),
- Z – wygenerowaniu zadania rozdzielenia do osoby wskazanej podczas rejestracji dokumentu (jeśli uzupełniono metadane i dołączono jego odwzorowanie cyfrowe),
- O – dołączeniu odwzorowania.
Zarejestrowana przesyłka będzie widoczna w tym miejscu do momentu, gdy wskazany odbiorca odbierze ją na swoim koncie. Wówczas wpis jej dotyczący zniknie z tej listy.
Zarejestrowane przez siebie przesyłki pracownik kancelarii może zawsze zobaczyć w module Zadania > Zlecone oraz w rejestrze przesyłek wpływających (Rejestry > Rejestr przesyłek wpływających).
Uzupełnianie metadanych przesyłek wpływających – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wymagane uprawnienia
W systemie EZD RP metadane przesyłek wpływających uzupełniane są w sekcji Kancelaria > Metadane. Aby uzupełnić pole Kod kreskowy/Numer RPW, należy wczytać kod RPW wybranej przesyłki lub wpisać numer RPW oraz zatwierdzić poprzez kliknięcie przycisku Wczytaj.
Po wczytaniu kodu wyświetla się nowe okno, w którym należy uzupełnić metadane przesyłki.
Metadane w ujęciu prawnym
Na metadane opisujące przesyłkę wpływającą składają się m.in. dane, które możemy odczytać z przesyłki (np. data nadania, imię i nazwisko lub nazwa nadawcy), sposób jej dostarczenia, typ dokumentu, liczba załączników itd. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD RP automatycznie nadany identyfikator, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających, określany jako numer z rejestru prowadzonego dla danego roku kalendarzowego dla przesyłek wpływających. Zestaw metadanych i ich wymagalność określa załącznik do instrukcji kancelaryjnej, dostępny na stronach gov.pl – link do pobrania (plik PDF, Rozmiar: 6 MB).
Dane przesyłki wpływającej
W sekcji Zawartość przesyłki wpływającej widoczne są: numer RPW, data rejestracji i informacja o załącznikach.
Istnieje możliwość dodania kolejnego załącznika lub nośnika do zarejestrowanej przesyłki. Po kliknięciu przycisku Dodaj i wybraniu jednej z opcji (załącznik lub nośnik danych) zostanie wyświetlony panel boczny. Należy w nim wskazać rodzaj odwzorowania oraz wydruku etykiety dla dodawanych dokumentów (możliwy jest wydruk bezpośrednio na drukarkę etykiet lub do PDF).
Po zaznaczeniu pola wyboru przy wybranym dokumencie z prawej strony ekranu wyświetli się menu kontekstowe. Za pomocą dostępnych w nim opcji można m.in. wydrukować ponownie etykietę z kodem kreskowym, zmienić nazwę dokumentu, wczytać albo zaktualizować załącznik, a także zobaczyć podgląd załączonego dokumentu, usunąć jego wersję lub usunąć załącznik RPW.
Zarejestrowana przesyłka otrzymuje tytuł pierwszego załącznika. Aby go zmienić, należy zaznaczyć pole wyboru przy załączniku i z prawego menu wybrać opcję Zmień nazwę.
Opcja Ustaw jako nadrzędny pozwala przenieść zaznaczony załącznik na pierwszą pozycję. Wówczas będzie on traktowany jako główny dokument przesyłki (np. pismo przewodnie), a cała przesyłka otrzyma jego tytuł.
W kolejnej sekcji należy uzupełnić dane dotyczące całego wpływu. W niektórych polach użytkownik wpisuje informacje samodzielnie, a w innych wybiera odpowiednią pozycję z listy rozwijanej. Po kliknięciu kursorem pola Numer nadawczy może sczytać numer z koperty za pomocą czytnika kodów.
Po przesunięciu suwaka znajdującego się przy opcji Dodaj szczegółowe dane dla załączników pojawia się możliwość uzupełnienia informacji o rodzaju i typie załączonych dokumentów.
Dane nadawcy
W kolejnym kroku należy podać dane nadawcy. Po wpisaniu kilku znaków w polu Wyszukaj system zaproponuje pasujące do danej frazy wpisy z bazy kontaktów. Uwzględniane są: nazwy instytucji, imiona, nazwiska, nazwy miejscowości. Podczas wypełniania tych pól użytkownik może skorzystać z ikony przedstawiającej dwie kartki – i podstawić w ten sposób dane poprzedniej przesyłki. Jeśli personalia osoby, która wysłała przesyłkę, nie są znane, można z kolei użyć opcji Nadawca anonimowy. Wskazanie nadawcy (lub nadawców) spowoduje, że pojawi się on w sekcji Wybrani.
Adres wybranego nadawcy można edytować (opcja ta dostępna jest dla użytkowników, którzy mają uprawnienie do edycji bazy kontaktów). W tym celu należy kliknąć ikonę notesu. Zmianę danych adresowych należy potwierdzić przyciskiem Zapisz. Zostaną one zaktualizowane w bazie kontaktów.
Wyszukanie nadawcy możliwe jest również w zakładce Ostatnio wybierani, w której odkładają się dane nadawców najczęściej wskazywanych, oraz w zakładce Wyszukiwanie zaawansowane. Ta ostatnia pozwala na wyszukiwanie kontaktów według precyzyjnie wskazanych atrybutów.
W sekcji Dane nadawcy jest możliwe dodanie nowego kontaktu, jeśli nie znajdujemy nadawcy w naszej bazie. Aby to zrobić, należy użyć przycisku Utwórz kontakt, który jest dostępny tylko dla użytkowników z nadanym uprawnieniem BazaKontaktow.Edycja na poziomie Instytucja.
Tworzenie kontaktu przebiega analogicznie do dodawania nowego w module Baza kontaktów (więcej na ten temat w artykule: Zarządzanie kontaktami).
Skład chronologiczny
W kolejnym kroku system umożliwia zarejestrowanie wpływu w odpowiednim składzie chronologicznym. W tym celu należy włączyć opcję Rejestracja w składzie chronologicznym, klikając znajdujący się przy niej suwak. Następnie należy wskazać typ składu, wybierając odpowiednią pozycję z listy rozwijanej. Jeśli jednostka ma więcej składów chronologicznych, na liście wyświetlają się te, do których przypisany jest pracownik rejestrujący korespondencję. W polu Opis można wprowadzić krótki opis rejestrowanego dokumentu.
Dokumenty rejestrowane w składzie chronologicznym są przypisywane do tzw. kartonów. Jest to odzwierciedlenie rzeczywistego sposobu i miejsca przechowywania dokumentu. W momencie wyboru przez użytkownika typu składu system wyświetli informację o kartonie, do którego zostanie przypisany dokument. Do analogicznego kartonu powinien trafić dokument papierowy, który został właśnie zarejestrowany.
Na kartonie jest podana liczba dokumentów, które już się w nim znajdują, a obok ikony widnieje jego nazwa.
System wymaga, aby dla składu chronologicznego był otwarty przynajmniej jeden karton. Jeśli dla danego typu składu nie ma otwartego kartonu, użytkownik przed próbą zapisu powinien go otworzyć. Może to zrobić w zakładce Kancelaria > Składy (zob. artykuł Obsługa kartonów z dokumentami).
Czynność otwierania nowego kartonu w danym typie składu jest wymagana zawsze, kiedy w bieżącym kartonie nie ma już miejsca. Jeśli w fizycznym kartonie skończy się miejsce i dokumenty mają trafić do kolejnego pudełka, w systemie również należy otworzyć nowy karton. Otwarcie nowego kartonu spowoduje zamknięcie poprzedniego.
Istnieje możliwość wyłączenia rejestracji dokumentów bezpośrednio w kartonach. W tym celu administrator nadaje stosowne uprawnienie. W takiej sytuacji pracownik kancelarii może przyporządkować dokument do kartonu w późniejszym czasie. Więcej informacji na ten temat dostępnych jest w artykułach pt. Konfiguracja składów chronologicznych oraz Rejestrowanie pism wpływających w składzie chronologicznym.
Przy rejestracji przesyłki, w której oprócz dokumentów papierowych znajdują się też nośniki danych, należy określić, co trafi do składu chronologicznego. W przypadku spraw prowadzonych papierowo w składzie chronologicznym zostanie umieszczony tylko nośnik, a papierowe części przesyłki zostaną przekazane na biurko pracownika merytorycznego.
Zaznaczenie opcji tylko nośników spowoduje dezaktywację pól przy dokumentach papierowych i system nie będzie wymuszał ich umieszczenia w składach.
W przypadku spraw elektronicznych wszystkie części przesyłki zostaną umieszczone w składzie.
Należy pamiętać, że decyzję o umieszczeniu dokumentów w składzie (bądź nie) można zmienić na późniejszych etapach pracy z przesyłką. Dokumenty, które pracownik kancelarii umieścił w składzie, pracownik merytoryczny będzie mógł wyrejestrować (lub wypożyczyć). Będzie miał on także możliwość zgłoszenia do rejestracji brakujących dokumentów.
Potwierdzenie osobistego złożenia pisma
System umożliwia wydrukowanie potwierdzenia w przypadku osobistego złożenia pisma przez nadawcę. W tym celu należy kliknąć suwak włączający opcję wydruku potwierdzenia.
System wygeneruje potwierdzenie złożenia pisma.
Status przesyłki
- M – uzupełnieniu metadanych przesyłki wpływającej,
- S – rejestracji w składzie chronologicznym (o ile dokonano rejestracji),
- Z – wygenerowaniu zadania rozdzielenia do osoby wskazanej podczas rejestracji dokumentu (jeśli uzupełniono metadane i dołączono jego odwzorowanie cyfrowe),
- O – dołączeniu odwzorowania.
Zarejestrowana przesyłka będzie widoczna w tym miejscu do momentu, gdy wskazany odbiorca odbierze ją na swoim koncie. Wówczas wpis jej dotyczący zniknie z tej listy.
Zarejestrowane przez siebie przesyłki pracownik kancelarii może również podejrzeć w module Monitorowanie oraz w rejestrze przesyłek wpływających (Rejestry > Rejestr przesyłek wpływających).