W systemie EZD RP każdy użytkownik może przeszukiwać zasoby w zakresie wynikającym z posiadanych uprawnień. Wyszukiwarki poszczególnych obiektów są dostępne w module Wyszukiwanie znajdującym się w głównym menu systemu. Po jego kliknięciu wyświetli się widok z zakładkami umożliwiającymi odnajdywanie spraw, dokumentów i pism przy użyciu różnych kryteriów.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Wyszukiwanie w systemie – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wymagane uprawnienia
- WyszukiwanieRozszerzone.Sprawy na poziomie Stanowisko,
- WyszukiwanieRozszerzone.Dokumenty na poziomie Stanowisko,
- WyszukiwanieRozszerzone.Pisma na poziomie Stanowisko.
Po kliknięciu znajdującego się w menu głównym modułu Wyszukiwanie pojawia się widok z trzema zakładkami zawierającymi Wyszukiwarkę spraw, Wyszukiwarkę dokumentów oraz Wyszukiwarkę globalną.
Wyszukiwanie spraw
W zakładce Wyszukiwarka spraw do dyspozycji jest sześć kryteriów, po których można wyszukiwać sprawy. Możemy się posłużyć: znakiem sprawy, JRWA (wybór odpowiedniej klasy z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt), statusem sprawy, imieniem lub nazwiskiem prowadzącego sprawę, tytułem sprawy, a także datami: wszczęcia, realizacji oraz zakończenia sprawy. Po wpisaniu lub wybraniu danych należy kliknąć przycisk Wyszukaj.
Niektóre kryteria zapewniają dodatkowe możliwości wyszukiwania. Przykładowo po rozwinięciu listy wyboru oznaczonej jako Status można zawęzić jego zakres, wybierając jedną z wyświetlonych opcji.
Statusy dostępne dla wyszukiwania spraw:
- W toku – sprawy aktualnie prowadzone,
- Odłożona – sprawy odłożone, np. w celu weryfikacji,
- Zawieszona – sprawy zawieszone, np. w celu wyjaśnienia,
- Zakończona – sprawy zakończone przez prowadzącego,
- Wznowiona – sprawy wznowione po ich zakończeniu, np. na skutek nowego wpływu,
- Przerejestrowana – sprawy usunięte z pierwotnej klasy JRWA i przerejestrowane do innej klasy,
- Zarchiwizowana – sprawy przekazane do archiwum zakładowego,
- W trakcie archiwizacji – sprawy weryfikowane przez archiwistę.
Dodatkowe możliwości wyszukiwania spraw uzyskujemy po wybraniu daty. Ta opcja pozwala wyszukiwać z uwzględnieniem trzech kryteriów: Daty wszczęcia (dzień, w którym sprawa została założona w systemie), Terminu realizacji (data określona przez odpowiednie ustawy lub inne tytuły wykonawcze, możliwa do zmiany przez właściciela sprawy) oraz Daty zakończenia (odnotowany w systemie dzień, w którym prowadzący zakończył procedowanie i prowadzenie sprawy).
W każdym z trzech wymienionych przypadków użytkownik może dodatkowo wybrać z rozwijanej listy jedną z pięciu opcji, określających zakres czasu: Dzisiaj, 7 dni, Miesiąc, Kwartał oraz Inne, gdzie zakres czasu można podać samodzielnie w kalendarzu.
Ponadto możliwe jest wyszukanie spraw w systemie po dodatkowych atrybutach, które zostały określone przez administratora w danym podmiocie. Aby skorzystać z tej opcji, w pierwszym kroku należy wybrać atrybut z rozwijanej listy.
Następnie zatwierdzić wybór plusem.
Po zatwierdzeniu trzeba wpisać (lub wybrać) w okienku, które się pojawi, treść atrybutu mającą stać się podstawą przeszukania spraw.
Wyszukiwanie dokumentów
Druga zakładka w module Wyszukiwanie udostępnia Wyszukiwarkę dokumentów. W tym miejscu możliwe jest znalezienie zarówno pism wpływających z nadanym numerem RPW, jak i dokumentów wewnętrznych wytworzonych w instytucji.
Do wyboru dostępnych jest jedenaście kryteriów pomagających odnaleźć pliki: Numer RPW (dla pism wpływających), Numer RKW (dla dokumentów wysłanych z poziomu sprawy), Identyfikator dokumentu, Znak pisma/dokumentu, Tytuł pisma/dokumentu, Rodzaj dokumentu, Typ dokumentu, Sposób dostarczenia i Sposób wysłania. Pozostałe dwa kryteria dotyczą pism, które zostały zarejestrowane w Rejestrze pism wewnętrznych. Można je w tym miejscu wyszukać poprzez wpisanie numeru lub za pomocą sczytanego czytnikiem kodu.
W celu określenia obszaru poszukiwań możliwe jest również wskazanie dat. Wskazać można Datę utworzenia, Datę na piśmie/dokumencie, Datę wpływu lub Datę nadania. Rozwijana lista zawiera następujące opcje: dzisiaj, 7 dni, miesiąc, kwartał oraz Inne (która pozwala własnoręcznie określić właściwy zakres dat). W sytuacji gdy żadne daty nie zostaną określone, system będzie przeszukiwał swoje zasoby w zakresie ostatniego roku (365 dni).
Kolejnym sposobem przeszukania systemu jest wykorzystanie zakładki Dane kontaktowe. W tym miejscu możliwe jest wpisanie parametrów nadawcy, za pomocą których chcemy znaleźć interesujące nas pismo. Przy parametrach Nazwa, Imię, Nazwisko, Miejscowość i Ulica dostępna jest ikona klawiatury, która pozwala wprowadzić obcojęzyczne dane. W tym miejscu możliwa jest obsługa alfabetów następujących języków: arabski, chiński, hebrajski, koreański, japoński oraz cyrylica.
W wyszukiwarce dokumentów możliwe jest również przeszukanie zasobów systemu po dodatkowych atrybutach, które zostały określone przez administratora w danym podmiocie. Korzystanie z tej opcji przebiega tak samo jak w zakładce Wyszukiwarka spraw – należy wybrać atrybut z rozwijanej listy, a następnie określić jego wartość (albo klikając odpowiedni punkt na liście, jeśli taka została zdefiniowana, albo poprzez własnoręczne wpisanie).
Po wyborze i określeniu szczegółów atrybutów należy kliknąć przycisk Wyszukaj.
Użytkownik ma możliwość podglądu wyszukanego dokumentu poprzez kliknięcie jego tytułu (aktywny link), jeśli pozwalają mu na to posiadane uprawnienia lub był na jego ścieżce obiegu.
Wyszukiwarka globalna
Moduł Wyszukiwanie pozwala też na użycie dowolnej frazy, po której zostaną przeszukane pola. Z opcji tej można skorzystać w ostatniej zakładce – Wyszukiwarka globalna.
Możliwe jest wyszukiwanie na podstawie następujących danych:
- w sprawach: tytuł, znak, data utworzenia, imię, nazwisko prowadzącego;
- w dokumentach i pismach: tytuł, numer nadawczy, numer RPW, znak na piśmie, data na piśmie, data wpływu.
Odnalezione w ten sposób elementy prezentowane są w podziale na trzy sekcje:
- Wyniki wyszukiwania spraw,
- Wyniki wyszukiwania dokumentów,
- Wyniki wyszukiwania pism.
Wyszukiwanie w systemie – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wymagane uprawnienia
- WyszukiwanieRozszerzone.Sprawy na poziomie Stanowisko,
- WyszukiwanieRozszerzone.Dokumenty na poziomie Stanowisko,
- WyszukiwanieRozszerzone.Pisma na poziomie Stanowisko.
Po kliknięciu znajdującego się w menu głównym modułu Wyszukiwanie pojawia się widok z trzema zakładkami zawierającymi Wyszukiwarkę spraw, Wyszukiwarkę dokumentów oraz Wyszukiwarkę globalną.
Wyszukiwanie spraw
W zakładce Wyszukiwarka spraw do dyspozycji jest sześć kryteriów, po których można wyszukiwać sprawy. Możemy się posłużyć: znakiem sprawy, JRWA (wybór odpowiedniej klasy z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt), statusem sprawy, imieniem lub nazwiskiem prowadzącego sprawę, tytułem sprawy, a także datami: wszczęcia, realizacji oraz zakończenia sprawy. Po wpisaniu lub wybraniu danych należy kliknąć przycisk Wyszukaj.
Niektóre kryteria zapewniają dodatkowe możliwości wyszukiwania. Przykładowo po rozwinięciu listy wyboru oznaczonej jako Status można zawęzić jego zakres, wybierając jedną z wyświetlonych opcji.
Statusy dostępne dla wyszukiwania spraw:
- W toku – sprawy aktualnie prowadzone,
- Odłożona – sprawy odłożone, np. w celu weryfikacji,
- Zawieszona – sprawy zawieszone, np. w celu wyjaśnienia,
- Zakończona – sprawy zakończone przez prowadzącego,
- Wznowiona – sprawy wznowione po ich zakończeniu, np. na skutek nowego wpływu,
- Przerejestrowana – sprawy usunięte z pierwotnej klasy JRWA i przerejestrowane do innej klasy,
- Zarchiwizowana – sprawy przekazane do archiwum zakładowego,
- W trakcie archiwizacji – sprawy weryfikowane przez archiwistę.
Dodatkowe możliwości wyszukiwania spraw uzyskujemy po wybraniu daty. Ta opcja pozwala wyszukiwać z uwzględnieniem trzech kryteriów: Daty wszczęcia (dzień, w którym sprawa została założona w systemie), Terminu realizacji (data określona przez odpowiednie ustawy lub inne tytuły wykonawcze, możliwa do zmiany przez właściciela sprawy) oraz Daty zakończenia (odnotowany w systemie dzień, w którym prowadzący zakończył procedowanie i prowadzenie sprawy).
W każdym z trzech wymienionych przypadków użytkownik może dodatkowo wybrać z rozwijanej listy jedną z pięciu opcji, określających zakres czasu: Dzisiaj, 7 dni, Miesiąc, Kwartał oraz Inne, gdzie zakres czasu można podać samodzielnie w kalendarzu.
Ponadto możliwe jest wyszukanie spraw w systemie po dodatkowych atrybutach, które zostały określone przez administratora w danym podmiocie. Aby skorzystać z tej opcji, w pierwszym kroku należy wybrać atrybut z rozwijanej listy.
Następnie zatwierdzić wybór plusem.
Po zatwierdzeniu trzeba wpisać (lub wybrać) w okienku, które się pojawi, treść atrybutu mającą stać się podstawą przeszukania spraw.
Wyszukiwanie dokumentów
Druga zakładka w module Wyszukiwanie udostępnia Wyszukiwarkę dokumentów. W tym miejscu możliwe jest znalezienie zarówno pism wpływających z nadanym numerem RPW, jak i dokumentów wewnętrznych wytworzonych w instytucji.
Do wyboru dostępnych jest jedenaście kryteriów pomagających odnaleźć pliki: Numer RPW (dla pism wpływających), Numer RKW (dla dokumentów wysłanych z poziomu sprawy), Identyfikator dokumentu, Znak pisma/dokumentu, Tytuł pisma/dokumentu, Rodzaj dokumentu, Typ dokumentu, Sposób dostarczenia i Sposób wysłania. Pozostałe dwa kryteria dotyczą pism, które zostały zarejestrowane w Rejestrze pism wewnętrznych. Można je w tym miejscu wyszukać poprzez wpisanie numeru lub za pomocą sczytanego czytnikiem kodu.
W celu określenia obszaru poszukiwań możliwe jest również wskazanie dat. Wskazać można Datę utworzenia, Datę na piśmie/dokumencie, Datę wpływu lub Datę nadania. Rozwijana lista zawiera następujące opcje: dzisiaj, 7 dni, miesiąc, kwartał oraz Inne (która pozwala własnoręcznie określić właściwy zakres dat). W sytuacji gdy żadne daty nie zostaną określone, system będzie przeszukiwał swoje zasoby w zakresie ostatniego roku (365 dni).
Kolejnym sposobem przeszukania systemu jest wykorzystanie zakładki Dane kontaktowe. W tym miejscu możliwe jest wpisanie parametrów nadawcy, za pomocą których chcemy znaleźć interesujące nas pismo. Przy parametrach Nazwa, Imię, Nazwisko, Miejscowość i Ulica dostępna jest ikona klawiatury, która pozwala wprowadzić obcojęzyczne dane. W tym miejscu możliwa jest obsługa alfabetów następujących języków: arabski, chiński, hebrajski, koreański, japoński oraz cyrylica.
W wyszukiwarce dokumentów możliwe jest również przeszukanie zasobów systemu po dodatkowych atrybutach, które zostały określone przez administratora w danym podmiocie. Korzystanie z tej opcji przebiega tak samo jak w zakładce Wyszukiwarka spraw – należy wybrać atrybut z rozwijanej listy, a następnie określić jego wartość (albo klikając odpowiedni punkt na liście, jeśli taka została zdefiniowana, albo poprzez własnoręczne wpisanie).
Po wyborze i określeniu szczegółów atrybutów należy kliknąć przycisk Wyszukaj.
Użytkownik ma możliwość podglądu wyszukanego dokumentu poprzez kliknięcie jego tytułu (aktywny link), jeśli pozwalają mu na to posiadane uprawnienia lub był na jego ścieżce obiegu.
Wyszukiwarka globalna
Moduł Wyszukiwanie pozwala też na użycie dowolnej frazy, po której zostaną przeszukane pola. Z opcji tej można skorzystać w ostatniej zakładce – Wyszukiwarka globalna.
Możliwe jest wyszukiwanie na podstawie następujących danych:
- w sprawach: tytuł, znak, data utworzenia, imię, nazwisko prowadzącego;
- w dokumentach i pismach: tytuł, numer nadawczy, numer RPW, znak na piśmie, data na piśmie, data wpływu.
Odnalezione w ten sposób elementy prezentowane są w podziale na trzy sekcje:
- Wyniki wyszukiwania spraw,
- Wyniki wyszukiwania dokumentów,
- Wyniki wyszukiwania pism.
Zobacz także
Wyszukiwanie akt w obrębie sprawy
Przeglądanie spisu spraw
Zamawianie raportów w systemie
Artykuły dotyczące poprzednich wersji systemu:
Wyszukiwanie w systemie (dla wersji 19.7.42)
Wyszukiwanie w systemie (dla wersji 19.7.27)