Do modułu Reorganizacja trafiają niezakończone sprawy i pisma znajdujące się na biurkach pracowników usuwanych ze struktury organizacyjnej oraz biurkach pracowników komórek organizacyjnych podlegających reorganizacji w instytucji. Po kliknięciu modułu Reorganizacja w menu głównym wyświetlony zostaje widok, w którym dostępne są dwie zakładki: Sprawy oraz Pisma.
Przerejestrowanie i zmiana prowadzącego sprawę
Po kliknięciu zakładki Sprawy dostępne są pola umożliwiające filtrowanie spraw według następujących kategorii:
- Komórka organizacyjna – sprawy w toku (w tym sprawy odłożone i zawieszone) ze wszystkich usuniętych stanowisk w ramach wybranej komórki organizacyjnej;
- Stanowisko – niezakończone sprawy z biurka wybranego usuniętego użytkownika;
- Wykaz JRWA – sprawy w toku z usuniętych stanowisk w ramach wybranej klasy końcowej.
Dodatkowo można skorzystać z pola Wyszukaj oznaczonego ikoną lupy.
Zaznaczenie pola wyboru przy znaku sprawy powoduje wyświetlenie menu kontekstowego z prawej strony ekranu, gdzie dostępne są dwie opcje: Przerejestruj i zmień prowadzącego i Zmień prowadzącego.
Po wybraniu opcji Przerejestruj i zmień prowadzącego pojawi się panel boczny, w którym należy wskazać nowego pracownika do prowadzenia sprawy. Wpisujemy fragment jego imienia lub nazwiska w wyszukiwarce, która jest dostępna w zakładce Wyszukaj lub wybieramy osobę ze struktury organizacyjnej podmiotu w zakładce Wybierz.
W kolejnym kroku należy wskazać nową klasę JRWA dla wybranej sprawy, wpisując numer lub hasło JRWA w polu wyszukiwania bądź wybierając klasę końcową ze schematu jednolitego rzeczowego wykazu akt. Po wykonaniu tych czynności zatwierdzamy zmiany, klikając przycisk Zapisz.
Sprawa z nowym znakiem, zgodnie z wybraną klasą końcową, znajdzie się u nowego prowadzącego w sekcji Biurko > W toku > Sprawy.
Z kolei druga wspomniana opcja Zmień prowadzącego dostępna w menu kontekstowym pozwala na zmianę prowadzącego bez jednoczesnego przerejestrowywania sprawy. Po jej kliknięciu wyświetli się panel boczny, w którym wykonujemy analogiczne działania jak w przypadku pierwszej opcji.
Zmiana właściciela pisma
Druga zakładka w module Reorganizacja to Pisma. Po jej kliknięciu możliwe jest wskazanie nowych właścicieli dla niezakończonych pism wpływających zarejestrowanych w rejestrze przesyłek wpływających (RPW) i pism w toku nierejestrowanych w RPW, znajdujących się na biurkach usuniętych użytkowników. Możliwe jest filtrowanie pism za pomocą pól Komórka organizacyjna lub Stanowisko. Dostępna jest również wyszukiwarka – pole Wyszukaj z ikoną lupy.
Aby wskazać osobę, do której trafi dane pismo, należy zaznaczyć pole wyboru przy wybranym piśmie, a następnie w menu z prawej strony ekranu kliknąć opcję Wybierz nowego właściciela.
W wyświetlonym panelu bocznym należy wskazać osobę, która będzie nowym właścicielem pisma. Podobnie jak w przypadku spraw, mamy do dyspozycji dwie zakładki, które umożliwiają wykonanie tej czynności: Wyszukaj oraz Wybierz. Zatwierdzenie zmian następuje po kliknięciu przycisku Zapisz.
Pismo znajdzie się u wskazanej osoby w sekcji Biurko > W toku > Pisma.