Podstawowe pojęcia
Jeżeli adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie został wpisany do BAE, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję.
W przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych, podmiot publiczny – zgodnie z art. 5 pkt. 1 i 2 ustawy – doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (dalej: PUH). Przy czym pojedynczy dokument w ramach PUH jest przyjmowany wyłącznie w postaci pliku w formacie PDF, a jego wielkość nie może przekroczyć 15 MB i 98 stron.
W systemie EZD RP czynność wysyłania korespondencji poprzez e-Doręczenia rozpoczynamy z poziomu akt sprawy Biurko > W toku > Sprawy. Należy zaznaczyć pola wyboru przy dokumentach, które podlegają wysyłce. Następnie w menu kontekstowym widocznym w prawej części ekranu klikamy opcję Wyślij. Wyświetlona zostanie lista, na której dostępne są różne sposoby wysyłki. Należy wybrać e-Doręczenia.
W kolejnym oknie Rejestrowanie korespondencji e-Doręczenia widoczne są dokumenty wskazane do wysłania. Obok ich nazw (z prawej strony) pojawią się opcje wysyłki PURDE i PUH.
Jeżeli ze względu na rodzaj plików jeden z trybów wysyłki będzie niedostępny, system automatycznie wyłączy go z użycia i oznaczy szarym kolorem. Przy nazwach wysłanych dokumentów widoczna jest informacja dotycząca wielkości dodanych załączników oraz łączna liczba stron.
Aby kontynuować rejestrowanie korespondencji, należy kliknąć przycisk Dalej. Rezygnację z wysyłki, np. z powodu błędnie wybranego pliku, umożliwia przycisk Zamknij.
Gdy wielkość dołączonego przez użytkownika pliku lub plików przekroczy dopuszczalną wartość 15 MB lub liczbę 98 stron, system EZD RP automatycznie wyświetli stosowny komunikat. Dalsza rejestracja wysyłki w trybie e-Doręczeń nie będzie możliwa. W takiej sytuacji należy kliknąć przycisk Zamknij i dodać pliki spełniające kryteria wysyłki.
Wyszukiwanie kontaktów
Po dodaniu dokumentów i kliknięciu przycisku Dalej przechodzimy do wyboru odbiorcy korespondencji. Dostępne są trzy opcje wyszukania kontaktu: wskazanie kontaktu z zakładki Uczestnicy, użycie wyszukiwarki lub skorzystanie z wyszukiwania zaawansowanego. Wskazanie kontaktu spowoduje przeniesienie go do zakładki Wybrani.
Dodatkowo na tym poziomie istnieje możliwość zmiany lub dodania adresata oraz uzupełnienia bazy kontaktów za pomocą przycisku Utwórz kontakt. Skorzystanie z przycisku Odznacz wszystko przenosi użytkownika do okna wyszukania kontaktu. Wybór kontaktu należy potwierdzić kliknięciem przycisku Dalej.
Po kliknięciu przycisku Utwórz kontakt istnieje możliwość dodania podmiotu lub instytucji, a także osoby fizycznej. Wśród dostępnych zakładek jest Dodaj ADE. Po jej wskazaniu wyświetli się możliwość dodania adresu doręczeń elektronicznych (ADE) poprzez opcję Wyszukaj w BAE lub opcję Dodaj.
Dodawanie treści i wysyłka
Po zatwierdzeniu wybranych kontaktów wyświetla się kolejne okno – Tryb wysyłki. W części dotyczącej PURDE należy przejść do uzupełnienia pola Treść. Pole Tytuł zostaje uzupełnione domyślnie, jednak istnieje możliwość jego zmiany. Natomiast w części dotyczącej PUH wybieramy z rozwijanych list: sposób wydruku, rodzaj wydruku, kategorię, tryb oraz postępowanie w przypadku niedostarczenia. Dodatkowo można wypełnić pole Informacje nadawcy. Po dodaniu treści i uzupełnieniu informacji klikamy przycisk Dalej.
W widoku z podsumowaniem wyświetlą się dwie sekcje: Wybrane dokumenty oraz Wybrane kontakty. System automatycznie wskaże możliwy tryb wysyłki. Jeżeli pliki w przesyłce spełniają wymagania e-Doręczenia zarówno w trybie PURDE, jak i PUH, należy wskazać właściwy tryb wysyłki korespondencji i potwierdzić wybór, klikając przycisk Wyślij.
W aktach sprawy tworzy się plik w formacie XML o wcześniej wpisanym tytule (tutaj: Przesyłka e-Doręczenia) zawierający potwierdzenie wysłania korespondencji w trybie elektronicznym. Jednocześnie w szeregu ikon statusu (widocznych przy przesłanych dokumentach) zostanie kolorem wyróżniona litera W oznaczająca wygenerowanie korespondencji wychodzącej. Po kliknięciu tej ikony wyświetli się widok ze szczegółami wysyłki. Równocześnie odkłada się wpis w zakładce Wysyłki.
Po odebraniu przesyłki przez adresata w pozycji pliku XML (Przesyłka e-Doręczenia) widoczne będzie wygenerowane dodatkowo Potwierdzenie otrzymania. W zakładce Wysyłki po rozwinięciu wpisu wysyłki wyświetla się informacja zawierająca numer RKW oraz przesłane dokumenty. Na tym poziomie użytkownik ma możliwość podglądu przesłanych plików.
Podgląd wysyłek
W przypadku wygenerowania jednej korespondencji do więcej niż jednego adresata w aktach sprawy pojawi się oddzielny plik XML dla każdej przesyłki i odpowiednio dołączą się pliki PDF zawierające potwierdzenia wysłania i otrzymania przesyłki. Jednocześnie w zakładce Wysyłki odkłada się informacja zawierająca kolejne numery RKW dla każdego podmiotu.
