Do czego służą szablony zadań
Uwaga! Szablony zadań nie wymagają wskazania osoby, która uruchamia szablon zadań.
Aby skorzystać z szablonu zadań, w widoku szczegółów sprawy w sekcji Akta sprawy użytkownik zaznacza odpowiedni dokument i wybiera z prawego menu opcję Do akceptacji lub Do podpisu.
Następnie w nowym oknie aktywuje opcję Szablon zadań i wybiera odpowiedni, wcześniej utworzony szablon zadań. Po wybraniu szablonu, wyświetlony zostanie podgląd kolejnych zdefiniowanych w nim etapów.
Na tym etapie użytkownik ma również możliwość dodania lub zmiany treści opisu zadania.
Po kliknięciu przycisku Utwórz zadanie znajdzie się w sekcji Zadania > Nowe na koncie pierwszego odbiorcy wskazanego w szablonie.
Przy dokumencie w aktach sprawy pojawi się status opatrzony literą Z informującą o wystawieniu zadania. Pod nazwą sprawy dodatkowo wyświetlona zostanie informacja o nowym przypisanym do sprawy zadaniu, które uniemożliwia jej zakończenie.
W zależności od zleconego zadania przy dokumencie pojawi się litera A informująca, że dokument oczekuje na akceptację lub P informująca, że dokument oczekuje na podpis. Z kolei w profilu osoby wystawiającej w sekcji Zadania pojawi się informacja o wystawionych zadaniach.
Śledzenie zmian w realizacji zadania
Wyświetlając historię zadania, pracownik może zobaczyć szczegóły oraz śledzić status realizowanych zadań. Zarówno w zakładce Zadania jak i w oknie Historia zadania używane są opisy: Nowe, Kolejny krok szablonu, Zrealizowany.
Ponadto użytkownik z poziomu akt sprawy może sprawdzić czynności dokonane na dokumencie. W tym celu powinien zaznaczyć dany dokumentu i z prawego menu wybrać opcję Historia lub Wersje dokumentu (możliwość porównania kolejnych zapisów).
W widoku Historia dokumentu można znaleźć widoczne poniżej informacje.
W widoku Wersje dokumentu wyświetlane są dane dotyczące kolejnych wersji wskazanego dokumentu.
Gdy wszystkie zadania na kontach odbiorców wskazanych w szablonie zadań zostaną zakończone, przy dokumencie w aktach sprawy kolor ikony statusu z literą Z zostanie zmieniony na szary oraz zniknie oznaczenie pod znakiem sprawy informujące o otwartym zadaniu. Z kolei w zakładce Zadania status W realizacji (oznaczony kolorem pomarańczowym) zostanie zmieniony na Zrealizowany (pole w kolorze zielonym).
Jeśli szablon zadań zawierał etap polegający na podpisaniu dokumentu, pojawi się przy nim litera P z kropką (kropka oznacza status weryfikacji podpisu). W przypadku gdy dokument miał być jedynie zaakceptowany, przy dokumencie widoczna będzie litera A. Dodatkowo po kliknięciu aktywnych ikon statusu (P – podpis, A – akceptacja) w prawym menu zostaną wyświetlone informacje dotyczące szczegółów podpisu lub akceptacji.
Odmowa podpisu lub akceptacji
Jeżeli w trakcie realizacji zadań określonych w szablonie, któryś z odbiorców ma uwagi do dokumentu, może on odmówić jego podpisu lub akceptacji. Dokument oznaczany jest wtedy w aktach sprawy fioletową ikoną z literą P oznaczającą odmowę podpisu lub A powiadamiającą o odmowie akceptacji. Po wyjaśnieniu powodu odrzucenia i modyfikacji dokumentu użytkownik może jeszcze raz wystawić zadanie, wykorzystując ponownie szablon zadań (opcje z prawego menu Do akceptacji lub Do podpisu).