Metadane w ujęciu prawnym
Na metadane opisujące przesyłkę wpływającą składają się m.in. dane, które możemy odczytać z przesyłki (np. data nadania, imię i nazwisko lub nazwa nadawcy), sposób jej dostarczenia, typ dokumentu, liczba załączników itd. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD RP automatycznie nadany identyfikator, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających, określany jako numer z rejestru prowadzonego dla danego roku kalendarzowego dla przesyłek wpływających. Zestaw metadanych i ich wymagalność określa załącznik do instrukcji kancelaryjnej, dostępny na stronach gov.pl – link do pobrania (plik PDF, Rozmiar: 6 MB).
W systemie EZD RP metadane przesyłek wpływających uzupełniane są w sekcji Kancelaria > Metadane. Aby uzupełnić pole Kod kreskowy/Numer RPW, należy wczytać kod RPW wybranej przesyłki lub samodzielnie wpisać numer RPW. Zatwierdzamy wybór, klikając przycisk Wczytaj.
Dane przesyłki wpływającej
W pierwszym kroku należy wprowadzić tytuł rejestrowanej przesyłki wpływającej w polu Tytuł. Domyślnie jest on ustawiony w systemie jako Przesyłka wpływająca zarejestrowana… (należy wpisać datę rejestracji). W sytuacji, gdy chcemy nadać inną nazwę, należy kliknąć przycisk Zmień nazwę.
Następnie należy uzupełnić pola w sekcji Dane przesyłki. Część pól wymaga samodzielnego wpisania informacji, a w niektórych należy wybrać odpowiednią pozycję z listy rozwijanej.
Dane nadawcy
W kolejnym kroku należy uzupełnić dane nadawcy. Po wpisaniu kilku znaków w polu Wyszukaj system zaproponuje pasujące do danej frazy wpisy z bazy adresowej. Uwzględniane są: nazwy instytucji, imiona, nazwiska, nazwy miejscowości. W razie potrzeby można też skorzystać z opcji Nadawca anonimowy.
Wskazanie nadawcy w polu Wyszukaj spowoduje, że pojawi się on w zakładce Wybrani.
Skład chronologiczny
W kolejnym kroku system umożliwia zarejestrowanie wpływu w odpowiednim składzie chronologicznym. W tym celu należy zaznaczyć opcję Czy zarejestrować w składzie? i wskazać typ składu, wybierając odpowiednią pozycję z listy rozwijanej. W polu Uwagi można wprowadzić krótki opis rejestrowanego dokumentu.
Dokumenty rejestrowane w składzie chronologicznym są przypisywane do tzw. kartonów. Jest to odzwierciedlenie sposobu i miejsca przechowywania dokumentu. W momencie wyboru przez użytkownika typu składu, w którym ma zostać zarejestrowany dokument, system wyświetli informację o kartonie, do którego ma on jednocześnie zostać przypisany.
System wymaga, aby dla składu chronologicznego był otwarty przynajmniej jeden karton. Jeśli dla danego typu składu nie ma otwartego kartonu, użytkownik, przed próbą zapisu, powinien go otworzyć.
Brak opisu obok ikony kartonu oznacza, że nie ma otwartego kartonu. Z kolei przy składzie, dla którego istnieje otwarty karton, jest podana liczba kartonów, a obok ikony widnieje opis.
Aby otworzyć nowy karton, należy kliknąć ikonę kartonu. Zostanie wyświetlony panel boczny, w którym użytkownik musi wskazać rocznik kartonu oraz potwierdzić chęć jego utworzenia, klikając przycisk Tak. Obok ikony kartonu, która była pozbawiona opisu, zostanie dodany opis składu chronologicznego do kartonu.
Czynność otwierania nowego kartonu w danym typie składu jest wymagana zawsze, kiedy w bieżącym kartonie nie ma już miejsca. Jeśli w fizycznym kartonie skończy się miejsce i dokumenty mają trafić do kolejnego pudełka z danego rocznika i danego typu składu, to w systemie również należy otworzyć na takie dokumenty nowy karton. Otwarcie nowego kartonu spowoduje zamknięcie poprzedniego.
Potwierdzenie osobistego złożenia pisma
System umożliwia wydrukowanie potwierdzenia złożenia pisma w przypadku jego osobistego złożenia przez nadawcę. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru przy opcji Wydrukuj potwierdzenie złożenia pisma, a następnie kliknąć przycisk Zapisz.
System wygeneruje potwierdzenie złożenie pisma.
Status przesyłki
- M – uzupełnieniu metadanych przesyłki wpływającej,
- S – rejestracji w składzie chronologicznym (o ile dokonano rejestracji),
- Z – wygenerowaniu zadania rozdzielenia do osoby wskazanej podczas rejestracji dokumentu (jeśli uzupełniono metadane i dołączono jego odwzorowanie cyfrowe),
- O – dołączeniu odwzorowania.
