Zdarza się, że na etapie rejestrowania korespondencji w rejestrze przesyłek wpływających zostaje popełniony błąd i dokument niepotrzebnie zostaje umieszczony w tym zestawieniu. Problem ten może zostać rozwiązany przez pracownika merytorycznego lub kancelarii przy użyciu opcji Usuwanie z RPW.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Usuwanie z RPW – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wymagane uprawnienia
Użycie opcji Usuwanie z RPW przez pracownika kancelarii
Opcja usuwania danych z RPW jest dla pracownika kancelarii dostępna w widoku Kancelaria > W trakcie rejestracji. Przy dokumencie, który niesłusznie został zarejestrowany, należy zaznaczyć pole wyboru, a następnie w prawym menu kliknąć opcję Usuwanie z RPW i potwierdzić tę czynność.
W następnym kroku możliwe jest usunięcie samego dokumentu (już nieposiadającego numeru RPW). W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru przy pliku, w prawym menu kliknąć opcję Usuń i potwierdzić czynność za pomocą przycisku Tak.
Użycie opcji Usuwanie z RPW przez pracownika merytorycznego
Pracownicy merytoryczni – jeśli jest to uzasadnione – również mogą otrzymać uprawnienie do usuwania pism z rejestru przesyłek wpływających. Czynność tę wykonują oni z poziomu Biurka – w szczegółach sprawy lub w Pismach.
Aby usunąć dokument z rejestru przesyłek wpływających, należy zaznaczyć znajdujące się przy nim pole wyboru, a następnie w menu, które zostanie wyświetlone po prawej stronie okna, wybrać opcję Usuwanie z RPW i potwierdzić operację.
Numer usunięty z rejestru przesyłek wpływających nie jest ponownie wykorzystywany przez system – po każdorazowym skasowaniu dokumentu w numerach RPW powstaje luka. Dlatego warto korzystać z opisywanej opcji tylko w sytuacjach, które naprawdę tego wymagają.
Wszystkie usunięte numery widoczne są w rejestrze przesyłek wpływających po zaznaczeniu pola wyboru Usunięte z rejestru.
Usuwanie z RPW – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wymagane uprawnienia
Użycie opcji Usuwanie z RPW przez pracownika kancelarii
Opcja usuwania danych z RPW jest dla pracownika kancelarii dostępna w widoku Kancelaria > W trakcie rejestracji. Przy dokumencie, który niesłusznie został zarejestrowany, należy zaznaczyć pole wyboru, a następnie w prawym menu kliknąć opcję Usuwanie z RPW i potwierdzić tę czynność.
W następnym kroku możliwe jest usunięcie samego dokumentu (już nieposiadającego numeru RPW). W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru przy pliku, w prawym menu kliknąć opcję Usuń i potwierdzić czynność za pomocą przycisku Tak.
Użycie opcji Usuwanie z RPW przez pracownika merytorycznego
Pracownicy merytoryczni – jeśli jest to uzasadnione – również mogą otrzymać uprawnienie do usuwania pism z rejestru przesyłek wpływających. Czynność tę wykonują oni z poziomu modułu Do obsłużenia (w szczegółach obiektu) lub bezpośrednio w sprawie (widok Sprawy > W toku > Szczegóły).
Aby usunąć dokument z rejestru przesyłek wpływających, należy zaznaczyć znajdujące się przy nim pole wyboru, a następnie w menu, które zostanie wyświetlone po prawej stronie okna, wybrać opcję Usuwanie z RPW i potwierdzić operację.
Numer usunięty z rejestru przesyłek wpływających nie jest ponownie wykorzystywany przez system – po każdorazowym skasowaniu dokumentu w numerach RPW powstaje luka. Dlatego warto korzystać z opisywanej opcji tylko w sytuacjach, które naprawdę tego wymagają.
Wszystkie usunięte numery widoczne są w rejestrze przesyłek wpływających po zaznaczeniu pola wyboru Usunięte z rejestru.