W sytuacji, gdy użytkownik potrzebuje, aby inny pracownik zaakceptował przygotowany przez niego dokument, powinien skorzystać z zadania Do akceptacji. Można to zrobić w sekcji Biurko > W toku – zarówno w zakładce Sprawy, jak i Pisma.
Tworzenie zadania Do akceptacji z Akt sprawy
Aby wystawić zadanie Do akceptacji, należy, będąc w szczegółach sprawy, zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie, który potrzebuje akceptacji innego pracownika. Następnie w menu kontekstowym widocznym z prawej strony ekranu trzeba wybrać opcję Do akceptacji.
Pojawi się wówczas panel boczny Tworzenie zadania do akceptacji. W polu Treść zadania (nieobowiązkowym) warto wpisać szczegóły dotyczące kierowanej prośby. W polu Odbiorca zadania konieczne jest wskazanie danych osoby, do której zadanie ma zostać przesłane. Można ją znaleźć, wpisując fragment imienia lub nazwiska w wyszukiwarce dostępnej w zakładce Wyszukaj.
Odbiorcę można też wybrać w zakładce Ostatnio wybierani, gdzie znajdują się nazwiska pracowników, do których kierowane były poprzednie zadania.
Ostatnia opcja to wyszukanie odbiorcy poprzez rozwinięcie drzewa struktury organizacyjnej znajdującego się w zakładce Wybierz.
Innym sposobem jest skorzystanie z szablonu zadań, który pozwala na zaprojektowanie ścieżki obiegu dokumentu. W tym wypadku to system będzie wystawiał kolejne zadania zgodnie z zaplanowanym schematem (więcej informacji na ten temat w artykułach: Tworzenie i edycja szablonów zadań oraz Wykorzystanie i edycja szablonów zadań.
Poniżej sekcji Odbiorca znajduje się nazwa przekazywanego do akceptacji dokumentu (lub dokumentów). W polu Termin zadania można wskazać datę realizacji (jest to pole nieobowiązkowe). Jest to dla odbiorcy informacja dotycząca pożądanego terminu realizacji zadania. Przekroczenie go nie powoduje jednak żadnych zmian w wystawionym zadaniu – nadal będzie ono możliwe do zrealizowania.
Po uzupełnieniu danych i kliknięciu przycisku Utwórz ikona statusu z literą Z (widoczna przy dokumencie w Aktach sprawy) zmieni kolor z szarego na różowy. Oznacza to, że zadanie Do akceptacji zostało utworzone.
Ikona statusu z literą A zmieni z kolei kolor z szarego na jasnofioletowy. Oznacza to, że dokument oczekuje na akceptację odbiorcy zadania.
W zakładce Zadania (pod Aktami sprawy) odkłada się informacja o wystawionym zadaniu i jego statusie. W tym miejscu użytkownik, który oczekuje na akceptację dokumentu, może obserwować, czy odbiorca jest już w trakcie realizacji zadania, czy może jeszcze go nie rozpoczął.
Zadanie ze statusem Nowe można cofnąć. Gdy status zmieni się na W realizacji, cofnięcie zadania nie będzie już możliwe.
Użytkownik, który utworzył zadanie Do akceptacji, zobaczy je również w sekcji Zadania > Zlecone. W tym miejscu ma szybki dostęp do wszystkich zadań, które zlecił z dowolnego miejsca w systemie – czy to w Sprawach, czy w Pismach.
Jeśli zadanie znajduje się w sekcji Zadania > Zlecone > Nowe (co oznacza, że odbiorca jeszcze go nie odebrał), użytkownik ma możliwość wycofania go poprzez kliknięcie opcji Cofnij w menu kontekstowym widocznym z prawej strony ekranu.
Cofnięcie zadania wymaga podania uzasadnienia.
Na koncie odbiorcy wystawione dla niego zadanie pojawia się w sekcji Zadania > Nowe.
Tworzenie zadania w zakładce Pisma
Wystawienie zadania Do akceptacji możliwe jest również w widoku Biurko > W toku > Pisma. Należy zaznaczyć pole wyboru przy piśmie, które ma być przekazane do akceptacji. Wyświetli się menu kontekstowe, w którym trzeba wybrać opcję Do akceptacji.
Zostaje wyświetlony panel boczny Tworzenie zadania do akceptacji – taki sam jak w przy wystawianiu zadania w Aktach sprawy. W tym momencie należy powtórzyć wszystkie kroki, które zostały opisane przy tworzeniu zadania z poziomu Akt sprawy.
Zlecone zadanie będzie widoczne w sekcji Zadania > Zlecone > Nowe. Odbiorca znajdzie je w sekcji Zadania > Nowe.