Udostępnianie do wiadomości pozwala użytkownikowi na przekazanie dokumentów do zapoznania się w trybie do odczytu. Użytkownicy otrzymujący takie zadanie mogą zapoznać się z treścią dokumentu, nie mają możliwości wykonania żadnych innych czynności.
Z kolei udostępnienie do realizacji pozwala użytkownikowi na przekazanie plików do wspólnej pracy. Załączniki wskazane podczas tworzenia zadania mogą być udostępnione w trybie do odczytu lub do edycji. Ten typ daje użytkownikom otrzymującym zadania możliwość tworzenia tzw. wkładów własnych i ich zatwierdzania.
Udostępnienie do wiadomości
Chcąc utworzyć zadanie udostępnienia do wiadomości, należy przejść do widoku akt sprawy i zaznaczyć pole lub pola wyboru przy dokumencie lub dokumentach, które chcemy udostępnić innym użytkownikom do zapoznania się. Następnie z menu kontekstowego po prawej stronie ekranu wybieramy funkcję Udostępnij do wiadomości.
Po pojawieniu się okna tworzenia zadania wypełniamy pole Treść zadania i wskazujemy pracowników, którym chcemy udostępnić dokumentację. Możemy to zrobić na cztery sposoby. Pierwszy z nich to wykorzystanie wyszukiwarki. System automatycznie podpowiada nazwisko odbiorcy po wpisaniu kilku znaków w polu Wyszukaj.
Kolejny sposób to wskazanie pracowników wyświetlonych w zakładce Ostatnio wybierani.
Możliwe jest również wyszukanie pracowników w strukturze organizacyjnej podmiotu dostępnej w zakładce Wybierz.
System zapewnia również możliwość użycia zdefiniowanych wcześniej grup. Funkcja ta jest dostępna w zakładce Grupy dystrybucyjne. Po wskazaniu pracowników, którym chcemy udostępnić dokumentację, mamy możliwość podania terminu realizacji zadania. Tworzenie danego zadania kończymy, klikając przycisk Utwórz.
Udostępnione dokumenty pojawią się na koncie użytkowników wskazanych podczas tworzenia zadania w sekcji Zadania > Nowe. Z tego miejsca każdy z wybranych współpracowników może stworzyć zadanie udostępnienia do wiadomości dla kolejnych osób oraz zobaczyć historię zadania lub zakończyć wystawione zadanie.
Aby zapoznać się z udostępnioną dokumentacją, należy kliknąć wiersz z wybranym zadaniem. System przeniesie je do sekcji W realizacji, gdzie będą widoczne szczegóły zadania.
Pliki, z którymi należy się zapoznać, są widoczne w sekcji Dokumenty udostępnione. Po zaznaczeniu pola wyboru przy wybranym dokumencie w menu kontekstowym z prawej strony ekranu pojawią się funkcje: Historia zadania, Zakończ zadanie, Udostępnij do wiadomości.
Jeśli użytkownik wybierze opcję Udostępnij do wiadomości, system wyświetli mu ten sam widok co pracownikowi tworzącemu zadanie z poziomu akt sprawy. Dzięki temu użytkownicy otrzymujący dokumentację do zapoznania się mogą ją dalej udostępniać do wiadomości kolejnym osobom.
Szybki podgląd treści dokumentu
Po zapoznaniu się z udostępnioną dokumentacją można zakończyć zadanie, wybierając odpowiednią opcję w menu kontekstowym. Należy wypełnić pole Uwagi i zatwierdzić czynność, klikając przycisk Tak.
Zadanie zostanie automatycznie przeniesione do folderu Zadania > Zrealizowane.