Samodzielne wdrożenie EZD RP

System EZD RP jest udostępniany bezpłatnie na licencji freeware, co oznacza, że każdy zainteresowany podmiot (również osoba fizyczna czy firma prywatna) może pobrać oprogramowanie i z niego korzystać bez opłat licencyjnych.

Wdrożenie systemu klasy EZD to złożone przedsięwzięcie mające znaczący wpływ na całą organizację. Niezbędne jest przygotowanie jednostki zarówno od strony technicznej (wyposażenie stanowisk pracy, punktów kancelaryjnych), jak i merytorycznej.

Aby przeprowadzić samodzielne wdrożenie systemu, należy podjąć działania w różnych obszarach, które zostaną tu omówione krok po kroku. By monitorować samodzielne wdrożenie, można skorzystać z listy kontrolnej.

W artykule:

Krok 1. Przygotowania do wdrożenia on-premise
Krok 2. Powołanie zespołu projektowego
Krok 3. Normatywy i procedury
Krok 4. Szkolenia administratorów
Krok 5. Prace techniczne: wersja testowa
Krok 6. Wdrożenie wersji testowej
Krok 7. Szkolenia pracowników
Krok 8. Prace techniczne: wersja produkcyjna
Krok 9. Wdrożenie wersji produkcyjnej
Podsumowanie graficzne

Krok 1. Przygotowania do wdrożenia on-premise

W przypadku modelu on-premise system jest instalowany na własnej infrastrukturze jednostki lub na chmurze komercyjnej. Wiąże się to z konkretnymi wymaganiami:

• Własna infrastruktura IT: Jednostka musi zapewnić serwery oraz odpowiednie środowisko systemowe.
• Specjaliści IT: Niezbędny jest zespół informatyków zdolny do instalacji systemu, jego konfiguracji oraz późniejszego utrzymania i aktualizacji.
• Bezpieczeństwo i backupy: W tym modelu to na jednostce spoczywa pełna odpowiedzialność za cyberbezpieczeństwo, wykonywanie kopii zapasowych (backupów) oraz zapewnienie ciągłości działania usługi.

Jeśli chodzi o wyposażenie, wymagane jest korzystanie ze stacji roboczych oraz stanowisk obsługi kancelaryjnej spełniających następujące wymagania techniczne stanowiskowe.
Rekomenduje się również spełnienie następujących wymagań sprzętowych i programowych.

Krok 2. Powołanie zespołu projektowego

Wdrożenie systemu to przedsięwzięcie wymagające współpracy wielu osób, które będą współpracować i wspierać się nawzajem podczas wykonywania zadań. Wskazane jest, aby te osoby zostały wybrane spośród pracowników i kierownictwa jednostki.

Mimo że każda jednostka ma swoją specyfikę, zazwyczaj struktura wdrażająca EZD RP powinna składać z trzech elementów:

1. komitetu sterującego,
2. zespołu ds. wdrożenia EZD,
3. koordynatorów wydziałowych.

By powołać skuteczny zespół projektowy, warto zapoznać się z artykułem dotyczącym zespołu projektowego oraz wzorem zarządzenia dotyczącego powołania zespołu.

Należy pamiętać, że praca zespołu projektowego w jednostce nie kończy się w momencie, kiedy system zostaje uruchomiony, a obieg dokumentacji zaczyna być prowadzony w sposób cyfrowy. Wiedza oraz doświadczenie członków zespołu nadal są bardzo pomocne i potrzebne. Struktura odpowiedzialna za wdrażanie systemu nie musi funkcjonować w identycznej formie jak wcześniej – warto rozważyć jej transformację i dostosowanie do nowych okoliczności.

Krok 3. Normatywy i procedury

Te prace mogą być wykonywane równolegle z innymi krokami.

1. Konieczne jest zweryfikowanie i ewentualna nowelizacja:
   • instrukcji kancelaryjnej,
   • instrukcji archiwalnej,
   • JRWA (wymaga uzgodnienia z właściwym dyrektorem archiwum państwowego: więcej informacji).
2. Wskazane jest także ustalenie innych normatywów wewnętrznych, procedur, itp. dotyczących pracy w systemie EZD RP.
3. Należy dokonać wyboru klas JRWA do prowadzenia elektronicznego.

W realizacji tego kroku pomocne mogą się okazać dostępne wzory i szablony.

Krok 4. Szkolenia administratorów

Szkolenia administracyjne stanowią fundament wdrożenia systemu EZD RP, a ich głównym celem jest nie tylko nauka obsługi narzędzia, ale przede wszystkim zmiana kultury pracy. By zdobyć potrzebną wiedzę, administratorzy mogą skorzystać z:

• filmów instruktażowych,
• kursów e-learningowych,
• podręcznika użytkownika.

Poza tym administratorzy mogą zapisać się na webinary czwartkowe, podczas których uczestnicy dzielą się wiedzą, wymieniają się doświadczeniami i zadają pytania.

Krok 5. Prace techniczne: wersja testowa

Po szkoleniu administratorów należy przeprowadzić niezbędne prace instalacyjne oraz konfiguracyjne dla wersji testowej EZD RP. Środowisko testowe pełni kluczową rolę w procesie przygotowania podmiotu do bezpiecznego przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz w procesie rozwoju oprogramowania.

By monitorować postępy prac, warto skorzystać z dokumentu Weryfikacja przygotowań do wdrożenia EZD RP – lista czynności.

Krok 6. Wdrożenie wersji testowej

Korzystanie z wersji testowej przynosi wiele korzyści. Służy ona do:

• Nauki obsługi: Etap testowania jest momentem, w którym użytkownicy uczą się pracy z aplikacją w bezpiecznych warunkach, bez ryzyka uszkodzenia rzeczywistych dokumentów.
• Weryfikacji konfiguracji: Pozwala sprawdzić poprawność nadanych uprawnień, struktur organizacyjnych oraz ustawień systemu przed uruchomieniem wersji produkcyjnej.
• Testowania nowych funkcji: Użytkownicy mają możliwość przetestowania nowych modułów przed ich wprowadzeniem do wersji produkcyjnej.

Krok 7. Szkolenia pracowników

Szkolenia pracowników jednostki to kluczowy etap wdrażania EZD RP. Zazwyczaj wprowadza się następujący podział szkoleń: dla kancelarii, dla kierownictwa, dla pracowników merytorycznych.

Tak jak w przypadku szkoleń administracyjnych, pracownicy mogą nieodpłatnie korzystać z:

• filmów instruktażowych,
• kursów e-learningowych,
• podręcznika użytkownika.

Krok 8. Prace techniczne: wersja produkcyjna

Środowisko testowe nie przechodzi automatycznie w środowisko produkcyjne. Oba działają niezależnie od siebie – na osobnych serwerach, jako oddzielne instancje systemu. Nie ma również możliwości eksportu danych ze środowiska testowego do produkcyjnego (należy korzystać z szablonów importu). Stąd też należy przeprowadzić osobne prace dla wersji produkcyjnej.

By śledzić postęp prac, warto skorzystać z dokumentu Konfiguracja systemu przed uruchomieniem wersji produkcyjnej – lista czynności.

Krok 9. Wdrożenie wersji produkcyjnej

Wdrożenie systemu EZD RP jest procesem o charakterze organizacyjno-prawno-technicznym, który wykracza poza zwykłą instalację oprogramowania. Po podjęciu decyzji warto skorzystać z publicznych zasobów ułatwiających wdrożenie. To pozwoli zminimalizować ryzyko błędów na początkowym etapie prac.

Lista zasobów

• Materiały edukacyjne: Publicznie dostępny Podręcznik użytkownika, filmy instruktażowe oraz kursy e-learningowe.
• Forum EZD RP: Społeczność użytkowników (community), gdzie można wymieniać się doświadczeniami i uzyskać pomoc od innych administratorów.
• Środowisko API (Piaskownica): Dla deweloperów chcących integrować system z innymi aplikacjami udostępniane jest bezpłatne środowisko testowe wraz z dokumentacją Swagger.
• Demo systemu EZD RP.
• Informacje ogólne o wdrożeniach samodzielnych: Na tej stronie możliwe są także zapisy na tzw. „webinary czwartkowe” tj. otwarty cykl spotkań online dla użytkowników i administratorów. Zainteresowane jednostki mogą w ramach tych spotkań zgłaszać pytania.

Podsumowanie graficzne