Powiadomienia systemowe

Powiadomienia systemowe – dla wariantu systemu oznaczonego literą B

Informacja o nowym powiadomieniu wyświetlana jest w miejscu wskazanym na poniższej grafice.

Po kliknięciu ikony dzwonka pojawia się okno z listą otrzymanych powiadomień. Każda pozycja na liście zawiera tytuł i informację o czasie przyjścia powiadomienia. W niektórych powiadomieniach, np. dotyczących spraw lub otrzymanych zadań, w treści znajdują się także dane nadawcy oraz odnośnik pozwalający przejść do akt sprawy lub szczegółów zadania.

Kliknięcie pojedynczego powiadomienia sprawi, że zniknie jego kolorystyczne wyróżnienie, natomiast wybór opcji Oznacz wszystkie powiadomienia jako przeczytane spowoduje usunięcie wyróżnienia we wszystkich nowych powiadomieniach. Aby usunąć pojedyncze powiadomienie z listy, należy kliknąć znak krzyżyka z jego prawej strony. Jeżeli chcemy natomiast usunąć wszystkie wyświetlane powiadomienia, klikamy ikonę kosza w prawym górnym rogu okna.

Aby potwierdzić czynność usunięcia powiadomień z listy, należy kliknąć przycisk Tak.

Powiadomienia dotyczące zastępstw

Na liście mogą znaleźć się poniższe typy powiadomień dotyczących zastępstw:

• Dodano zastępstwo lub Cofnięto zastępstwo

Powiadomienie pojawi się na kontach osób, których dotyczy dodane lub cofnięte zastępstwo.



• Edytowano zastępstwo

W przypadku wprowadzenia zmiany w typie zastępstwa zarówno użytkownik zastępowany, jak i osoba zastępująca otrzymują odpowiednie powiadomienie.

Powiadomienia dotyczące spraw

Na liście mogą znaleźć się poniższe typy powiadomień dotyczących spraw.

• Zostałeś prowadzącym sprawę

Powiadomienie otrzyma pracownik, który został wskazany jako osoba prowadzącą sprawę. W powiadomieniu dostępny jest odnośnik umożliwiający przejście do widoku szczegółów danej sprawy.



Jeśli pracownik wskazany jako osoba prowadząca sprawę będzie zatrudniony w innej komórce organizacyjnej w treści powiadomienia zostanie ujęta informacja o konieczności przerejestrowania sprawy.



• Nadano dostęp do sprawy

Powiadomienie otrzyma użytkownik, któremu inny pracownik nadał dostęp do sprawy w toku. Funkcję wykorzystuje się do współdzielenia prowadzonych spraw. W powiadomieniu dostępny jest odnośnik umożliwiający przejście do widoku szczegółów danej sprawy.



• Zmieniono tryb dostępu do sprawy

Jeżeli pracownik prowadzący sprawę wprowadzi zmiany w trybie dostępu do niej, współdzielący ją użytkownik otrzyma stosowne powiadomienie.



• Cofnięto dostęp do sprawy

Gdy prowadzący sprawę cofnie dostęp do niej, pracownik, który ją współdzielił, otrzyma powiadomienie o odebraniu uprawnienia.



Powiadomienie o tym samym tytule otrzyma użytkownik współdzielący sprawę, jeśli prowadzący usunie znak sprawy, do której nadał mu dostęp.

Powiadomienia dotyczące obsługi korespondencji wychodzącej

• Powiadomienia dotyczące korespondencji zarejestrowanej z poziomu prowadzonej sprawy

Ten rodzaj powiadomienia trafia do użytkownika, który z poziomu szczegółów sprawy zarejestrował korespondencję wychodzącą (np. list polecony z ZPO, czyli ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru), jeśli ta zostanie obsłużona przez pracownika kancelarii z uwagi na powrót zwrotnego potwierdzenia odbioru świadczącego o doręczeniu korespondencji lub zwrot listu z powodu niedoręczenia. W tego typu powiadomieniu prezentowany jest numer RKW oraz znak sprawy, której korespondencja dotyczy.



• Powiadomienia dotyczące korespondencji zarejestrowanej z poziomu Rejestru Korespondencji Wychodzącej

Ten rodzaj powiadomienia trafia do użytkownika, który z poziomu Rejestru Korespondencji Wychodzącej zarejestrował korespondencję wychodzącą (np. list polecony z ZPO, czyli ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru), jeśli ta zostanie obsłużona przez pracownika kancelarii z uwagi na powrót zwrotnego potwierdzenia odbioru świadczącego o doręczeniu korespondencji lub zwrot listu z powodu niedoręczenia. W tym rodzaju powiadomienia prezentowany jest numer RKW.

Powiadomienia dotyczące obsługi korespondencji wychodzącej jako odbiór osobisty w innej lokalizacji

• Odebrano korespondencję

Pracownik, który zarejestrował wysyłkę korespondencji, otrzyma powiadomienie, gdy we wskazanej lokalizacji zostanie wydrukowane Potwierdzenie odbioru osobistego. Powiadomienie pojawi się wyłącznie przy pierwszym wydruku ww. potwierdzenia. Znak sprawy w powiadomieniu oznacza, że korespondencja została zarejestrowana z poziomu szczegółów sprawy, natomiast obecność samego numeru RKW informuje, że korespondencję zarejestrowano w Rejestrze Korespondencji Wychodzącej.



• Zwrócono korespondencję

Gdy pracownik obsługujący korespondencję we wskazanej lokalizacji skorzysta z opcji Anuluj na poziomie Wydruki > Odbiór osobisty w innej lokalizacji, użytkownik rejestrujący otrzyma powiadomienie o zwrocie korespondencji. W tej sytuacji korespondencja zarejestrowana przez użytkownika otrzyma status Anulowana. Analogicznie w zależności od miejsca zarejestrowania RKW w powiadomieniu będzie lub nie będzie wyświetlał się znak sprawy.

Powiadomienia dotyczące składów chronologicznych

Na liście mogą znaleźć się poniższe typy powiadomień dotyczące składów chronologicznych.

• Nowa rezerwacja do wypożyczenia

Pracownik merytoryczny, składając zamówienie wypożyczenia dokumentu ze składu chronologicznego, automatycznie generuje powiadomienie w systemie. Otrzyma je pracownik/pracownicy kancelarii obsługujący skład chronologiczny.



• Nowa rezerwacja do wyrejestrowania

Pracownik merytoryczny, składając zamówienie wyrejestrowania dokumentu ze składu, automatycznie generuje powiadomienie w systemie. Otrzyma je pracownik/pracownicy kancelarii obsługujący skład chronologiczny.



• Dokument gotowy do odbioru

Pracownik kancelarii, oznaczając zamówiony dokument jako gotowy do odbioru, generuje powiadomienie w systemie. Otrzymuje je pracownik składający wniosek o wypożyczenie lub wyrejestrowanie dokumentu ze składu.

Powiadomienia dotyczące zadań

• Powiadomienie o otrzymaniu nowego zadania

Jest to powiadomienie pojawiające się na koncie osoby, która otrzymała zadanie. Może to być obiekt należący do kategorii Przekazanie lub Przekazanie (Dekretacja), np. w przypadku przesyłki wpływającej, ale również Udostępnienie dokumentów lub zadanie Do akceptacji lub podpisu. W treści takiego powiadomienia znajduje się odnośnik pozwalający przejść do widoku, w którym realizowane jest zadanie.



• Przekazanie

Takie powiadomienie pojawia się na koncie osoby, której przekazano dokumenty. Może to być przekazanie przesyłki wpływającej z kancelarii, czyli RPW, lub przekazanie np. dokumentów wewnętrznych przez innego użytkownika systemu.



• Przekazanie (Dekretacja)

Powiadomienie pojawia się na koncie osoby, której w ramach dekretacji przekazano przesyłkę wpływającą.



• Cofnięto zadanie

Powiadomienie pojawia się na koncie pracownika, który został wskazany jako odbiorca zadania, jednak zanim zdążył je podjąć, osoba wystawiająca skorzystała z opcji Zmiana odbiorcy przekazania. Ostatecznie zadanie trafiło do innej osoby wskazanej przez wystawiającego.



• Zaakceptowano dokumenty i Podpisano dokumenty

Powiadomienie pojawia się na koncie użytkownika, który wystąpił z prośbą o akceptację lub podpisanie dokumentu i zadanie zostało pozytywnie zrealizowane w systemie.



• Do poprawy

Powiadomienie pojawia się na koncie osoby, która wystawiła zadanie Do podpisu – w przypadku gdy odbiorca zadania zwrócił zawarte w nim dokumenty do poprawienia.



• Przerwanie ścieżki akceptacji

Powiadomienie pojawia się na koncie osoby, która wystawiła zadanie Do akceptacji lub podpisu, ustalając ścieżkę obiegu – w przypadku gdy odbiorca zadania wybrał dostępną w Akcjach opcję Przerwij ścieżkę akceptacji.



• Do wiadomości

Tego rodzaju powiadomienie otrzyma użytkownik, który otrzymał od innego użytkownika dokumenty do wiadomości poprzez zadanie wystawione z poziomu modułu Do obsłużenia lub z akt sprawy.



• Udostępnienie

Powiadomienie otrzyma użytkownik, któremu poprzez zadanie zostały udostępnione dokumenty z akt sprawy w celu współpracy lub do zapoznania się z nimi. W tego typu powiadomieniach znajduje się odnośnik pozwalający przejść do widoku, w którym realizowane jest zadanie.



• Dodano nowe dokumenty

Powiadomienie pojawi się na koncie użytkownika, który otrzymał wcześniej zadanie udostępnienia, a wystawiający zadanie doudostępnił do tego zadania kolejne dokumenty.



• Dodano wkład do sprawy

Powiadomienie otrzyma użytkownik, który utworzył zadanie Udostępnienia do realizacji i otrzymał do udostępnionych dokumentów przygotowany przez wskazanego pracownika wkład własny.



• Dodano wkład do zadania

Powiadomienie pojawia się na koncie użytkownika, który z poziomu otrzymanego zadania do realizacji wystawił kolejne zadanie do realizacji z zaznaczoną opcją Oczekuję wkładu własnego – w przypadku gdy odbiorca zadania taki wkład dodał i zatwierdził.

Powiadomienia dotyczące puli numerów R

• Pula numerów R

Powiadomienie dotyczące puli numerów R otrzyma administrator w sytuacji, gdy liczba numerów R osiągnie stan wskazany w widoku Administracja > Ustawienia > Korespondencja wychodząca.



Powiadomienie takie administrator otrzyma również wówczas, gdy pula numerów dodana na poziomie Administracja > eNadawca > Pula numerów nadawczych R zostanie wyczerpana.

Wybór powiadomień

Po kliknięciu obszaru z imieniem i nazwiskiem, który znajduje się menu górnym, pojawi się menu kontekstowe. Należy kliknąć w nim pozycję Ustawienia, a następnie odszukać sekcję Powiadomienia. Można w niej wybrać rodzaje powiadomień, które będą się pojawiały pod ikoną dzwonka, oraz te, które zostaną przekazane drogą e-mailową. Zmiana ustawień jest możliwa po uprzednim kliknięciu przycisku Edytuj.

Aby włączyć/wyłączyć dany rodzaj powiadomienia, należy kliknąć suwak dostępny przy interesującej nas opcji – przesunięcie znacznika w prawo i zmiana koloru z szarego na granatowy oznaczają, że powiadomienie jest aktywne. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.