Podczas przygotowywania wysyłki korespondencji system EZD RP pozwala na korzystanie z list seryjnych, czyli wcześniej przygotowanych list z większą liczbą odbiorców (więcej na ten temat w artykule Tworzenie list seryjnych i zarządzanie nimi).
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Korzystanie z istniejących list seryjnych – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Aby skorzystać z istniejącej listy seryjnej, w szczegółach prowadzonej sprawy należy wybrać dokument lub dokumenty, które chcemy wysłać, zaznaczając odpowiednie pola wyboru. Z prawej strony ekranu wyświetli się menu kontekstowe, w którym wskazujemy opcję Wyślij > Listownie.
Na ekranie pojawi się okno rejestracji listu. W pierwszym kroku możemy zweryfikować, czy chcemy wysyłać wszystkie wskazane wcześniej dokumenty. Jeśli nie, odznaczamy pole wyboru przy nazwie wybranego pisma. W drugim kroku wybieramy adresata. Jedna z dostępnych zakładek to Listy seryjne.
Po wybraniu tej zakładki wskazujemy właściwą listę. System przenosi nas do zakładki Wybrani, gdzie wyświetlone są wszystkie podmioty lub osoby, które się znajdują na liście. W tym miejscu możemy jeszcze usunąć konkretne nazwisko czy instytucję, wybierając ikonę krzyżyka na końcu wiersza. Takie działanie spowoduje, że ta konkretna korespondencja nie zostanie wysłana do usuniętego kontaktu, ale nadal będzie on częścią listy seryjnej.
W dalszych krokach postępujemy tak samo jak podczas rejestrowania korespondencji wychodzącej papierowej (więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule pt. Rejestrowanie korespondencji wychodzącej papierowej).
Korzystanie z istniejących list seryjnych – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Aby skorzystać z istniejącej listy seryjnej, w szczegółach prowadzonej sprawy należy wybrać dokument lub dokumenty, które chcemy wysłać, zaznaczając odpowiednie pola wyboru. Z prawej strony ekranu wyświetli się menu kontekstowe, w którym wskazujemy opcję Wyślij > Listownie.
Na ekranie pojawi się okno rejestracji listu. W pierwszym kroku możemy zweryfikować, czy chcemy wysyłać wszystkie wskazane wcześniej dokumenty. Jeśli nie, odznaczamy pole wyboru przy nazwie wybranego pisma. W drugim kroku wybieramy adresata. Jedna z dostępnych zakładek to Listy seryjne.
Po wybraniu tej zakładki wskazujemy właściwą listę. System przenosi nas do zakładki Wybrani, gdzie wyświetlone są wszystkie podmioty lub osoby, które się znajdują na liście. W tym miejscu możemy jeszcze usunąć konkretne nazwisko czy instytucję, wybierając ikonę krzyżyka na końcu wiersza. Takie działanie spowoduje, że ta konkretna korespondencja nie zostanie wysłana do usuniętego kontaktu, ale nadal będzie on częścią listy seryjnej.
W dalszych krokach postępujemy tak samo jak podczas rejestrowania korespondencji wychodzącej papierowej (więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule pt. Rejestrowanie korespondencji wychodzącej papierowej).