Eksport ustawień z podmiotu nadrzędnego do podmiotów podrzędnych

Funkcja eksportu ustawień w systemie EZD RP umożliwia sprawne powielanie skonsolidowanej konfiguracji z podmiotu nadrzędnego do jednego lub wielu podmiotów podrzędnych. Narzędzie to znacząco usprawnia proces wdrożenia oraz pozwala na ujednolicenie konfiguracji i standardów pracy w jednostkach organizacyjnych.

Administratorzy zarządzający wieloma jednostkami w systemie EZD RP mogą korzystać z funkcji umożliwiającej definiowanie relacji pomiędzy podmiotami (nadrzędny–podrzędny) oraz przenoszenie ustawień między nimi.

Aby skorzystać z tej funkcji, administrator chmury musi najpierw wyznaczyć podmiot zarządzający (nadrzędny) i przypisać do niego podmioty podrzędne. Po wykonaniu tej czynności dla administratora podmiotu nadrzędnego zostanie udostępniona funkcja Administracja → Eksport ustawień.

Za pomocą tej funkcji administrator może eksportować z podmiotu nadrzędnego szablony oraz schematy własne lub przygotowane specjalnie do eksportu.

Eksportowane mogą być następujące elementy:

• JRWA – eksport wybranego schematu jednolitego rzeczowego wykazu akt;
• Szablony uprawnień – eksport wybranych szablonów uprawnień;
• Słowniki – eksport wybranych słowników;
• PKN – eksport wybranych szablonów książek nadawczych;
• Cennik – eksport wybranych cenników;
• Szablony dokumentów – eksport wybranych szablonów dokumentów;
• Szablony wydruków – eksport wybranych szablonów etykiet, kopert, zwrotek;
• Rejestry – eksport wybranych rejestrów własnych;
• Zdarzenia – przeglądanie zdarzeń w podległych jednostkach.

Procedura zgłaszania podmiotów zależnych

Procedura ustanawiania podmiotów nadrzędnych oraz podrzędnych przebiega w czterech krokach.

1. Administrator podmiotu zgłasza na adres e-mail wsparcie-ezdrp@nask.pl lub za pośrednictwem Portalu Partnera EZD prośbę o powiązanie z jego podmiotem (nadrzędnym) wskazanych jednostek podległych.
2. Zgłoszenie trafia do administratorów chmury, którzy w programie KUiP wykonują powiązanie podmiotów na podstawie przesłanej listy. Opis tej operacji znajduje się w artykule Ustawianie zależności między podmiotami w KUiP.
3. Po wykonaniu operacji do zgłaszającego wysyłana jest informacja o pomyślnym powiązaniu wskazanych podmiotów.
4. Po utworzeniu powiązań w podmiocie nadrzędnym, w menu Administracja, na stanowisku administratorów podmiotu, zostanie udostępniony moduł Eksport ustawień.

Eksport poszczególnych elementów

Eksport JRWA

Funkcja umożliwia eksportowanie do wybranych podmiotów podrzędnych własnego schematu JRWA obowiązującego w podmiocie nadrzędnym lub schematu przygotowanego wyłącznie na potrzeby eksportu.

Wybranie kafelka JRWA wyświetli domyślny schemat JRWA obowiązujący w podmiocie nadrzędnym. W opcji Schematy administrator ma możliwość wybrania schematu, jaki ma być eksportowany do jednostek podległych.

Po kliknięciu przycisku Eksportuj wyświetlona zostanie lista podmiotów podrzędnych.

Następnie z listy należy wybrać podmioty oraz kliknąć przycisk Eksportuj.

Po udanym eksporcie pojawi się komunikat Wykonano. W oknie Akcje w tle wyświetli się znacznik poprawnego wykonania operacji oraz komunikat o treści Eksport ustawień. W dzienniku zdarzeń dodany zostanie wpis o wykonanej operacji.

Opcjonalnie administrator ma możliwość przygotowania schematu JRWA wyłącznie do eksportu do jednostek podległych. W tym celu powinien stworzyć plik importu JRWA w formacie CSV. Wybierając opcję Import JRWA, wypełnia wymagane dane w formularzu oraz dołącza przygotowany plik. Po wybraniu opcji Zapisz schemat zostaje dodany do listy.

Schemat przeznaczony do eksportu w nazwie będzie zawierał dopisek (tylko do eksportu). Po jego wyborze wyświetli się ikona kół zębatych i informacja Ustawienie tylko do eksportu.

Efekt po stronie podmiotu podrzędnego: zaimportowany schemat JRWA będzie widoczny i dostępny do użycia w widoku JRWA → Schematy.

Eksport szablonów uprawnień

Funkcja umożliwia eksportowanie do wybranych podmiotów zależnych szablonów uprawnień podmiotu nadrzędnego lub takich przygotowanych wyłącznie na potrzeby eksportu.

Instrukcja eksportu szablonów

1. Na liście należy zaznaczyć szablony przeznaczone do eksportu.
2. Należy kliknąć przycisk Eksportuj, znajdujący się w prawym górnym rogu okna.
3. W wyświetlonym oknie należy wybrać z listy docelowe podmioty podrzędne, a następnie ponownie kliknąć przycisk Eksportuj.
4. Po pomyślnym zakończeniu operacji zostanie wyświetlony komunikat: Wykonano
5. W oknie Akcje w tle pojawi się informacja o poprawnym wykonaniu operacji oraz komunikat:
   Eksport ustawień. Odpowiedni wpis zostanie również zarejestrowany w dzienniku zdarzeń.

Tworzenie szablonu przeznaczonego do eksportu (opcjonalnie)

W razie potrzeby przygotowania nowego szablonu przeznaczonego wyłącznie dla podmiotów podrzędnych należy wykonać poniższe czynności.

1. Kliknąć przycisk Dodawanie.
2. W otwartym oknie Dodaj szablon uprawnień wskazać odpowiednie uprawnienia oraz wprowadzić nazwę szablonu.
3. Kliknąć przycisk Zapisz. Po zapisaniu szablon zostanie dodany do listy.

Szablon uprawnień przeznaczony do eksportu w prawej części wiersza będzie miał dodany symbol kół zębatych Ustawienie tylko do eksportu.

Efekty importu po stronie podmiotu podrzędnego: zaimportowane szablony uprawnień będą zawierać w nazwie dodatkowy znacznik z datą i godziną wykonania eksportu, np. [Nazwa_Szablonu (YYYY-MM-DD HH:MM)].

Wymagane działanie: administrator podmiotu podrzędnego powinien zweryfikować zaimportowane szablony i przypisać je do odpowiednich stanowisk pracy zgodnie z ich przeznaczeniem.

Eksport słowników

Funkcja umożliwia eksportowanie do wybranych podmiotów podrzędnych słowników systemowych dodanych przez administratora oraz słowników przygotowanych wyłącznie na potrzeby eksportu.

Instrukcja eksportu słowników

1. Zaznaczyć na liście słowniki przeznaczone do eksportu.
2. Kliknąć przycisk Eksportuj, znajdujący się w prawym górnym rogu okna.
3. W wyświetlonym oknie wybrać z listy docelowe podmioty podrzędne, a następnie ponownie kliknąć przycisk Eksportuj.
4. Po pomyślnym zakończeniu operacji zostanie wyświetlony komunikat: Wykonano
5. W oknie Akcje w tle pojawi się informacja o poprawnym wykonaniu operacji oraz komunikat:
   Eksport ustawień. Odpowiedni wpis zostanie również zarejestrowany w dzienniku zdarzeń.

Tworzenie słownika przeznaczonego do eksportu (opcjonalnie)

Przed wykonaniem eksportu można przygotować słowniki z grup Metadane oraz Rejestry, przeznaczone wyłącznie dla podmiotów podrzędnych. Należy wykonać poniższe czynności.

1. Kliknąć przycisk Dodaj słownik.
2. Wypełnić wymagane pola, a następnie zapisać formularz. Po zapisaniu nowy słownik zostanie dodany do listy.

Efekty importu po stronie podmiotu podrzędnego: zaimportowane słowniki są gotowe do użycia. Zachowują one nazwy nadane im w podmiocie nadrzędnym.

Eksport szablonów PKN – Pocztowych Książek Nadawczych

Funkcja umożliwia eksportowanie do wybranych podmiotów podrzędnych szablonów PKN podmiotu nadrzędnego lub szablonów przygotowanych wyłącznie na potrzeby eksportu.

Instrukcja eksportu szablonów PKN

1. Zaznaczyć na liście szablony PKN przeznaczone do eksportu.
2. Kliknąć przycisk Eksportuj, znajdujący się w prawym górnym rogu okna.
3. W wyświetlonym oknie wybrać z listy docelowe podmioty podrzędne, a następnie ponownie kliknąć przycisk Eksportuj.
4. Po pomyślnym zakończeniu operacji zostanie wyświetlony komunikat: Wykonano
5. W oknie Akcje w tle pojawi się informacja o poprawnym wykonaniu operacji oraz komunikat: Eksport ustawień. Odpowiedni wpis zostanie również zarejestrowany w dzienniku zdarzeń.

Tworzenie szablonu PKN przeznaczonego do eksportu (opcjonalnie)

Przed wykonaniem eksportu można przygotować szablon Pocztowej Książki Nadawczej (PKN) przeznaczony wyłącznie dla podmiotów podrzędnych. Należy wykonać poniższe czynności.

1. Kliknąć przycisk Dodaj szablon.
2. W otwartym oknie Dodawanie pocztowej książki nadawczej uzupełnić wszystkie wymagane dane.
3. Kliknąć przycisk Zapisz. Po zapisaniu szablon zostanie dodany do listy.

Efekty importu po stronie podmiotu podrzędnego: szablony PKN będą zawierały w nazwie dodatkowe oznaczenie z datą i godziną wykonania eksportu, np. [Nazwa_Szablonu (YYYY-MM-DD HH:MM)].

Eksport cenników

Funkcja umożliwia eksportowanie do wybranych podmiotów podrzędnych cenników zdefiniowanych w podmiocie nadrzędnym oraz cenników przygotowanych wyłącznie na potrzeby eksportu.

Instrukcja eksportu cenników

1. Zaznaczyć na liście cenniki przeznaczone do eksportu.
2. Kliknąć przycisk Eksportuj, znajdujący się w prawym górnym rogu okna.
3. W wyświetlonym oknie wybrać z listy docelowe podmioty podrzędne, a następnie ponownie kliknąć przycisk Eksportuj.
4. Po pomyślnym zakończeniu operacji zostanie wyświetlony komunikat: Wykonano.
5. W oknie Akcje w tle pojawi się informacja o poprawnym wykonaniu operacji oraz komunikat:
   Eksport ustawień. Odpowiedni wpis zostanie również zarejestrowany w dzienniku zdarzeń.

Tworzenie cennika przeznaczonego do eksportu (opcjonalnie)

Przed wykonaniem eksportu można przygotować odrębny cennik przeznaczony wyłącznie dla podmiotów podrzędnych. Należy wykonać poniższe czynności.

1. Kliknąć przycisk Dodaj cennik.
2. W otwartym oknie uzupełnić wszystkie wymagane dane.
3. Kliknąć przycisk Zapisz. Po zapisaniu cennik zostanie dodany do listy.

Efekty importu po stronie podmiotu podrzędnego: zaimportowane cenniki są od razu gotowe do użycia. W ich nazwach dodawane jest również oznaczenie zawierające datę i godzinę wykonania eksportu, np. eksport[(YYYY-MM-DD HH:MM)].

Eksport szablonów dokumentów

Funkcja umożliwia eksportowanie do wybranych podmiotów podrzędnych szablonów dokumentów utworzonych w podmiocie nadrzędnym oraz szablonów przygotowanych wyłącznie na potrzeby eksportu.

Instrukcja eksportu szablonów dokumentów

1. Zaznaczyć na liście szablony dokumentów przeznaczone do eksportu.
2. Kliknąć przycisk Eksportuj, znajdujący się w prawym górnym rogu okna.
3. W wyświetlonym oknie wybrać z listy docelowe podmioty podrzędne, a następnie ponownie kliknąć przycisk Eksportuj.
4. Po pomyślnym zakończeniu operacji zostanie wyświetlony komunikat: Wykonano.
5. W oknie Akcje w tle pojawi się informacja o poprawnym wykonaniu operacji oraz komunikat Eksport ustawień. Odpowiedni wpis zostanie również zarejestrowany w dzienniku zdarzeń.

Tworzenie szablonu dokumentu przeznaczonego do eksportu (opcjonalnie)

Przed wykonaniem eksportu można przygotować odrębne szablony dokumentów przeznaczone wyłącznie dla podmiotów podrzędnych. Należy wykonać poniższe czynności.

1. Wybrać odpowiedni katalog z listy.
2. Kliknąć przycisk Dodaj szablon.
3. W otwartym oknie Dodaj szablon dokumentów uzupełnić wszystkie wymagane dane.
4. Kliknąć przycisk Zapisz. Po zapisaniu szablon zostanie dodany do listy.

Efekty importu po stronie podmiotu podrzędnego: zaimportowane szablony zostaną umieszczone w odpowiednich katalogach. W ich nazwach zostanie również dodane oznaczenie zawierające datę i godzinę wykonania eksportu, np. [Nazwa_katalogu (YYYY-MM-DD HH:MM)].

Eksport szablonów wydruków

Funkcja umożliwia eksportowanie do wybranych podmiotów podrzędnych szablonów wydruków utworzonych w podmiocie nadrzędnym oraz szablonów przygotowanych wyłącznie na potrzeby eksportu.

Instrukcja eksportu szablonów wydruków

1. Zaznaczyć na liście szablony wydruków przeznaczone do eksportu.
2. Kliknąć przycisk Eksportuj, znajdujący się w prawym górnym rogu okna.
3. W wyświetlonym oknie wybrać z listy docelowe podmioty podrzędne, a następnie ponownie kliknąć przycisk Eksportuj.
4. Po pomyślnym zakończeniu operacji zostanie wyświetlony komunikat: Wykonano.
5. W oknie Akcje w tle pojawi się informacja o poprawnym wykonaniu operacji oraz komunikat Eksport ustawień. Odpowiedni wpis zostanie również zarejestrowany w dzienniku zdarzeń.

Tworzenie szablonu wydruku przeznaczonego do eksportu (opcjonalnie)

Przed wykonaniem eksportu można przygotować odrębne szablony wydruków przeznaczone wyłącznie dla podmiotów podrzędnych.

1. Wybrać odpowiedni katalog z listy.
2. Kliknąć przycisk Dodaj szablon.
3. W otwartym oknie Dodaj etykietę, kopertę, zwrotkę wybrać format oraz wprowadzić nazwę szablonu.
4. Kliknąć przycisk Zapisz. Po zapisaniu szablon zostanie dodany do listy.

Efekty importu po stronie podmiotu podrzędnego: zaimportowane szablony wydruków będą zawierały w nazwie dodatkowe oznaczenie z datą i godziną wykonania eksportu, np. [Nazwa_szablonu (eksport [YYYY-MM-DD HH:MM])].

Eksport rejestrów

Funkcja umożliwia eksportowanie do wybranych podmiotów podrzędnych rejestrów własnych utworzonych w podmiocie nadrzędnym oraz rejestrów przygotowanych wyłącznie na potrzeby eksportu.

Instrukcja eksportu rejestrów

1. Zaznaczyć na liście rejestr przeznaczony do eksportu.
2. Kliknąć przycisk Eksportuj, znajdujący się w prawym górnym rogu okna.
3. W wyświetlonym oknie wybrać z listy docelowe podmioty podrzędne, a następnie ponownie kliknąć przycisk Eksportuj.
4. Po pomyślnym zakończeniu operacji zostanie wyświetlony komunikat: Wykonano.
5. W oknie Akcje w tle pojawi się informacja o poprawnym wykonaniu operacji oraz komunikat Eksport ustawień. Odpowiedni wpis zostanie również zarejestrowany w dzienniku zdarzeń.

Tworzenie rejestru przeznaczonego do eksportu (opcjonalnie)

Przed wykonaniem eksportu można przygotować odrębny rejestr przeznaczony wyłącznie dla podmiotów podrzędnych. Należy wykonać poniższe czynności.

1. Kliknąć przycisk Dodaj rejestr.
2. W otwartym oknie uzupełnić wszystkie wymagane dane oraz zdefiniować strukturę rejestru.
3. Kliknąć przycisk Zapisz. Po zapisaniu nowy rejestr zostanie dodany do listy.

Efekty importu po stronie podmiotu podrzędnego: zaimportowane rejestry będą dostępne do dalszej konfiguracji w widoku Administracja → Rejestry własne.

Wymagane działania po stronie podmiotu podrzędnego: korzystanie z zaimportowanych rejestrów będzie możliwe po utworzeniu dedykowanych szablonów uprawnień dla tych rejestrów oraz przypisaniu ich do odpowiednich stanowisk użytkowników.

Zdarzenia w podmiotach zależnych

Funkcja umożliwia przeglądanie pełnej historii operacji oraz zdarzeń audytowych rejestrowanych w podmiotach podrzędnych.

Instrukcja przeglądania zdarzeń

1. Przejść do widoku Administracja → Dziennik zdarzeń podmiotów powiązanych.
2. Wybrać z listy rozwijanej odpowiedni podmiot podrzędny.
3. Zapoznać się z listą zdarzeń zarejestrowanych dla wskazanego podmiotu. Lista zawiera m.in. identyfikator użytkownika, datę, godzinę oraz rodzaj wykonanej operacji.