Główne menu systemu EZD RP jest zawsze dostępne z lewej strony ekranu roboczego. Użytkownik, w zależności od indywidualnych preferencji, może pracować w systemie z menu rozwiniętym (wszystkie wymienione poniżej funkcje i ich opisy są widoczne) lub częściowo ukrytym.
W przypadku ukrycia menu za pomocą ikony dostępnej w lewym górnym rogu ekranu (obok logo EZD RP) pionowy pasek z menu głównym zostaje zminimalizowany. Dzięki temu zwiększa się przestrzeń robocza na ekranie użytkownika i widoczne są tylko ikony umożliwiające dostęp do poszczególnych modułów systemu.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Nawigacja w systemie – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Oto widok zminimalizowanego menu głównego:
Po ukryciu menu i najechaniu kursorem na wybraną ikonę automatycznie wyświetlona zostanie nazwa modułu oraz zakładka umożliwiająca dostęp do poszczególnych funkcji.
Zawartość głównego menu zależy od uprawnień użytkownika
W głównym menu systemu EZD RP dostępne są następujące moduły i funkcje:
Zadania
- Nowe – lista zadań zleconych użytkownikowi i oczekujących na realizację
- W realizacji – lista zadań w realizacji
- Zrealizowane – lista zadań zleconych użytkownikowi i zrealizowanych przez niego
- Zlecone – lista zadań zleconych przez użytkownika innym pracownikom
Biurko
- W toku – lista bieżących spraw oraz pism, które wymagają od użytkownika podjęcia czynności służbowych
- Współdzielone – lista spraw, do których użytkownikowi nadano dostęp
- Odłożone – lista spraw, których realizacja została odłożona przez użytkownika
- Zawieszone – lista spraw zawieszonych przez użytkownika
- Zakończone – lista spraw i pism zakończonych przez użytkownika
- Z wyróżnikami – lista pism i spraw, do których dodane zostały wyróżniki (dane pogrupowane pod względem przypisanych wyróżników)
Spis spraw – spis wszystkich spraw zarejestrowanych systemu EZD RP (najczęściej zawiera sprawy zarejestrowane w obrębie komórki organizacyjnej danego pracownika, może zawierać sprawy innych komórek organizacyjnych, jeśli zostały rozszerzone uprawnienia do widoczności spraw)
Spis pism niestanowiących akt sprawy – spis dokumentacji oznaczonej jako niestanowiąca akt spraw w obrębie komórki organizacyjnej pracownika
Procesy – moduł umożliwiający uruchamianie tzw. procesów wewnętrznych zdefiniowanych przez administratora podmiotu (np. zamówienie sali)
RODO – lista rejestrów związanych z przetwarzaniem danych osobowych
Rejestry – lista udostępnionych w systemie rejestrów automatycznych (dostarczanych wraz z systemem, m.in. rejestr przesyłek wpływających i rejestr korespondencji wychodzącej) oraz rejestrów tworzonych przez administratora podmiotu
Raporty – moduł umożliwiający generowanie raportów (możliwość definiowania typu raportu, zakresu dat, formatu plików) oraz lista wszystkich raportów zamówionych przez użytkownika
Baza kontaktów – moduł przeznaczony do zarządzania kontaktami i listami kontaktów w systemie EZD RP
Wyszukiwanie – moduł pozwalający na wyszukiwanie danych w systemie (m.in. spraw, dokumentów pism)
Kancelaria
- Rejestracja korespondencji – moduł do rejestrowania przesyłek wpływających
- Skanowanie – moduł przeznaczony do skanowania dokumentów(dostęp do aplikacji QuickSkan)
- Metadane – moduł przeznaczony do uzupełnienia metadanych przesyłki wpływającej
- W trakcie rejestracji – lista zarejestrowanych przesyłek, które nie zostały jeszcze przyjęte do realizacji lub są nadal opisywane przez pracownika kancelarii
- Zmiana odwzorowania – moduł umożliwiający zmianę odwzorowania zarejestrowanej przesyłki na inny typ odwzorowania
- Obsługa korespondencji wychodzącej – moduł przeznaczony do obsługi korespondencji wychodzącej z instytucji
- Potwierdzenia i zwroty – moduł do rejestracji zwrotnych potwierdzeń odbioru oraz korespondencji powracającej do instytucji
- Zestawienie korespondencji wychodzącej – moduł do podglądu i generowania statystyk dotyczących korespondencji wychodzącej z instytucji
- Składy – moduł przeznaczony do zarządzania dokumentacją zarejestrowaną w składzie
- ePUAP status – widok pozwalający na sprawdzenie statusu połączenia systemu EZD RP z ePUAP i weryfikację liczby dokumentów oczekujących na pobranie z ePUAP
- eNadawca – moduł do przyjmowania oraz weryfikacji poczty przychodzącej, przekazywanej za pośrednictwem operatora pocztowego w postaci listów poleconych
Wydruki
- Nierejestrowana – zestawienie przesyłek listów nierejestrowanych (listy zwykłe)
- Goniec – zestawienie korespondencji, która dostarczana jest do różnych odbiorców w ciągu dnia przez gońca (kierowcę)
- Międzyresortowa – zestawienie korespondencji wymienianej pomiędzy urzędami centralnymi jako tzw. korespondencja międzyresortowa
- Książki nadawcze – pocztowa książka nadawcza (PKN) dokumentująca liczbę i rodzaj listów poleconych i poleconych ZPO w danym dniu
- Zbiorcza – moduł pozwalający na generowanie koperty zbiorczej, w której zostanie przekazana korespondencja z różnych komórek organizacyjnych, adresowana do tego samego adresata (tzw. adresaci zbiorczy)
Archiwum
- Inicjowanie archiwizacji – moduł umożliwiający wskazanie spraw i dokumentacji niestanowiącej akt spraw podlegającej procesowi archiwizacji
- Poczekalnia archiwum – lista dokumentacji oczekującej na weryfikację ze strony archiwisty jak również zwróconej przez archiwistę do pracowników merytorycznych do poprawy
- Gotowe do archiwizacji – lista spraw i pism które przeszły weryfikację i zostały oznaczone przez archiwistę jako gotowe do przyjęcia na stan archiwum zakładowego
- Zarchiwizowane – widok, w którym prezentowane są informacje o całej dokumentacji (sprawy oraz dokumentacja niestanowiąca akt spraw) przejętej na stan archiwum zakładowego, która została prawidłowo uporządkowana
- Skład chronologiczny archiwalny – widok dokumentów zarejestrowanych w składach chronologicznych przejętych przez archiwum zakładowe
- Spis spraw archiwalnych – widok, w którym prezentowane jest zestawienie wszystkich spraw zakończonych niezależnie od ich statusu lub kategorii archiwalnej
- Spis niestanowiących spraw archiwalnych – widok, w którym prezentowane jest zestawienie dokumentacji niestanowiącej akt spraw niezależnie od ich kategorii archiwalnej
- Brakowanie – moduł pozwalający na brakowanie dokumentacji znajdującej się na stanie archiwum zakładowego
- Paczka archiwalna – zestawienie spraw elektronicznych kategorii A, które mogą być przekazane do archiwum państwowego
- Sprawozdawczość – moduł umożliwiający generowane zestawień i raportów wspomagających pracę archiwisty zakładowego
Administracja – moduł przeznaczony do ustawień i konfiguracji systemu EZD RP
Reorganizacja – moduł, w którym prezentowane będą realizowane sprawy i pisma znajdujące się na biurkach pracowników usuwanych ze struktury organizacyjnej / biurkach pracowników komórek organizacyjnych podlegających reorganizacji w instytucji.
Nawigacja w systemie – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Oto widok zminimalizowanego menu głównego:
Po ukryciu menu i najechaniu kursorem na wybraną ikonę automatycznie wyświetlona zostanie nazwa modułu oraz zakładka umożliwiająca dostęp do poszczególnych funkcji.
Zawartość głównego menu zależy od uprawnień użytkownika
W głównym menu systemu EZD RP dostępne są następujące moduły i funkcje:
Do obsłużenia – lista wszystkich aktywnych zadań zleconych użytkownikowi i oczekujących na realizację oraz obiektów zawierających dokumenty lub kopie przekazane przez innych użytkowników, a także dokumenty własne użytkownika.
Monitorowanie – lista zadań, które użytkownik posiada w module Do obsłużenia, które zostały przez niego zrealizowane lub wystawione, a także dokumentów i kopii przekazanych przez niego innym pracownikom.
W tym module użytkownik może sprawdzić, jaki status realizacji posiadają zadania i dokumenty, które wystawił innym użytkownikom, a także te, które miał w obiegu. Dostęp na tym poziomie jest wyłącznie w trybie odczytu – użytkownik nie może wykonywać na dokumentach i zadaniach akcji.
Sprawy
- W toku – lista bieżących spraw, które wymagają od użytkownika podjęcia czynności służbowych.
- Współdzielone – lista spraw, do których użytkownikowi nadano dostęp.
- Odłożone – lista spraw, których realizacja została odłożona przez użytkownika.
- Zawieszone – lista spraw zawieszonych przez użytkownika.
- Zakończone – lista spraw zakończonych przez użytkownika.
- Z wyróżnikami – lista pism i spraw, do których dodane zostały wyróżniki (dane pogrupowane pod względem przypisanych wyróżników).
Pulpit kierownika – moduł, w którym prezentowane są informacje wspierające nadzorowanie przez przełożonych spraw prowadzonych przez pracowników.
Spis spraw – spis wszystkich spraw zarejestrowanych w systemie EZD RP (najczęściej zawiera sprawy zarejestrowane w obrębie komórki organizacyjnej danego pracownika, może zawierać sprawy innych komórek organizacyjnych, jeśli zostały rozszerzone uprawnienia do widoczności spraw).
Zakończone > Zadania i pisma – w tym module użytkownik ma dostęp do dokumentów i zadań, które zakończył, a które nie zostały:
- dołączone do sprawy lub na których nie została założona sprawa;
- zakończone opcją Nie stanowi akt sprawy;
- przekazane innemu użytkownikowi (z wyłączeniem zadań Do akceptacji lub podpisu).
Z poziomu tej zakładki, użytkownik może ,,wznowić” część zadań i dokumentów, jeśli ich charakter na to pozwala (np. Udostępnienie lub Dokument).
Spis pism niestanowiących akt sprawy – spis dokumentacji oznaczonej jako niestanowiąca akt spraw w obrębie komórki organizacyjnej pracownika. Jeśli zostały rozszerzone uprawnienia, może zawierać dokumentację z innych komórek organizacyjnych.
RODO – lista rejestrów związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Rejestry – lista udostępnionych w systemie rejestrów automatycznych (dostarczanych wraz z systemem, m.in. rejestr przesyłek wpływających, rejestr korespondencji wychodzącej i rejestr pism wewnętrznych) oraz rejestrów tworzonych przez administratora podmiotu.
Raporty – moduł umożliwiający generowanie raportów (możliwość definiowania typu raportu, zakresu dat, formatu plików) oraz lista wszystkich raportów zamówionych przez użytkownika.
Baza kontaktów – moduł przeznaczony do zarządzania kontaktami i listami kontaktów w systemie EZD RP.
Wyszukiwanie – moduł pozwalający na wyszukiwanie danych w systemie (dostępne są: Wyszukiwarka spraw, Wyszukiwarka dokumentów i Wyszukiwarka globalna).
Kancelaria
- Rejestracja korespondencji – moduł do rejestrowania przesyłek wpływających.
- Skanowanie – moduł przeznaczony do skanowania dokumentów (dostęp do aplikacji QuickSkan).
- Metadane – moduł przeznaczony do uzupełnienia metadanych przesyłki wpływającej.
- W trakcie rejestracji – lista zarejestrowanych przesyłek, które nie zostały jeszcze przyjęte do realizacji lub są nadal opisywane przez pracownika kancelarii.
- Zmiana odwzorowania – moduł umożliwiający zmianę odwzorowania zarejestrowanej przesyłki na inny typ odwzorowania.
- Obsługa korespondencji wychodzącej – moduł przeznaczony do obsługi korespondencji wychodzącej z instytucji.
- Potwierdzenia i zwroty – moduł do rejestracji zwrotnych potwierdzeń odbioru oraz korespondencji powracającej do instytucji.
- Zestawienie korespondencji wychodzącej – moduł do podglądu i generowania statystyk dotyczących korespondencji wychodzącej z instytucji.
- Składy – moduł przeznaczony do zarządzania dokumentacją zarejestrowaną w składzie.
- ePUAP status – widok pozwalający na sprawdzenie statusu połączenia systemu EZD RP z ePUAP i weryfikację liczby dokumentów oczekujących na pobranie z ePUAP.
- eNadawca – moduł do przyjmowania oraz weryfikacji poczty przychodzącej, przekazywanej za pośrednictwem operatora pocztowego w postaci listów poleconych.
Wydruki
- Nierejestrowana – zestawienie przesyłek listów nierejestrowanych (listy zwykłe).
- Goniec – zestawienie korespondencji, która dostarczana jest do różnych odbiorców w ciągu dnia przez gońca (kierowcę).
- Odbiór osobisty w innej lokalizacji – umożliwia obsłużenie przesyłki, która została zarejestrowana przez pracownika merytorycznego w innej siedzibie instytucji, ale zostanie odebrana przez adresata w lokalizacji, w której pracuje osoba z przyznanym uprawnieniem.
- Międzyresortowa – zestawienie korespondencji wymienianej pomiędzy urzędami centralnymi jako tzw. korespondencja międzyresortowa.
- Książki nadawcze – pocztowa książka nadawcza (PKN) dokumentująca liczbę i rodzaj listów poleconych i poleconych ZPO w danym dniu.
- Zbiorcza – moduł pozwalający na generowanie koperty zbiorczej, w której zostanie przekazana korespondencja z różnych komórek organizacyjnych, adresowana do tego samego adresata (tzw. adresaci zbiorczy).
Administracja – moduł przeznaczony do ustawień i konfiguracji systemu EZD RP.
Reorganizacja – moduł, w którym prezentowane będą realizowane sprawy i pisma znajdujące się na kontach pracowników usuwanych ze struktury organizacyjnej / pracowników komórek organizacyjnych podlegających reorganizacji w instytucji.