Uruchomienie systemu EZD RP wymaga przesłania do NASK prawidłowo wypełnionego potwierdzenia. Aby uniknąć błędów formalnych, należy wykonać poniższe działania.
- Pobranie właściwego wzoru dokumentu. Należy się upewnić, że wykorzystywany jest oficjalny szablon potwierdzenia zawierający logo projektu EZD RP. Szablon o nazwie Potwierdzenie produkcyjnego uruchomienia systemu EZD RP w organizacji dostępny jest na stronie Wzory i szablony w sekcji „Materiały dla jednostek wdrażających”.
- Uzupełnienie daty i miejscowości na piśmie.
- Wprowadzenie nazwy jednostki. Nazwa powinna być pełna i zawierać miejscowość, np.: Urząd Gminy w [Miejscowość], Szkoła Podstawowa nr 6 w [Miejscowość]
- Wpisanie daty faktycznego uruchomienia systemu produkcyjnego.
- Wskazanie, czy system został uruchomiony jako podstawowy czy wspomagający.
- Uzupełnienie liczby użytkowników.
- Sprawdzenie poprawności danych. Wszystkie pola powinny być wypełnione zgodnie z instrukcją.
- Podpisanie dokumentu. Dokument musi zostać podpisany podpisem kwalifikowanym (PAdES) przez osobę uprawnioną.
- Przesłanie dokumentu do NASK. Potwierdzenie należy przekazać na wskazany adres za pomocą ePUAP (korzystając z funkcji Wyślij pismo ogólne do właściwego adresata) lub platformy e-Doręczenia (w przypadku korzystania z usługi należy wybrać odpowiednią skrzynkę doręczeń elektronicznych).
Dokument powinien zostać wysłany niezwłocznie po uruchomieniu systemu, nie później niż w terminie 7 dni.