Pocztowa książka nadawcza (PKN) jest wydrukowanym zestawieniem korespondencji wychodzącej z instytucji, na które składają się przesyłki rejestrowane, np. listy polecone, listy polecone + ZPO czy paczki. Wydruk jest jednocześnie potwierdzeniem nadania korespondencji.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Wydruk pocztowej książki nadawczej (PKN) – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
W celu wygenerowania zestawienia korespondencji wychodzącej należy kliknąć w głównym menu moduł Wydruki, a następnie sekcję Książki nadawcze.
Administrator systemu może skonfigurować różne wydruki PKN w zależności od potrzeb organizacji, np. krajowe listy polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru czy odrębny wydruk PKN dla paczek pocztowych.
Wymagane uprawnienia
Poniżej znajduje się przykładowy widok ustawionych przez administratora szablonów książki nadawczej.
Aby wygenerować wydruk, najpierw należy kliknąć właściwy szablon.
Następnie w polu Data należy wybrać dzień, dla którego chcemy wygenerować wydruk. Po kliknięciu ikony kalendarza wskazujemy dzień i zatwierdzamy wybór przyciskiem Dalej.
System wyświetli użytkowników, którzy są przypisani do wybranego oddziału i obsłużyli korespondencję we wskazanym terminie. Jeśli chcemy wydrukować PKN dla całej korespondencji wysłanej w danym dniu, należy kliknąć przycisk Generuj.
Poniżej widoczny jest przykładowy widok wydruku pocztowej książki nadawczej.
System umożliwia również wykonanie wydruków cząstkowych, np. po wskazaniu odpowiednich zakresów czasowych w polach Godzina od i Godzina do. Pozwala to na generowanie wydruków dla korespondencji wychodzącej z organizacji w kilku turach, np. rano i po południu.
Ponadto system umożliwia wykonanie wydruków z podziałem na stanowiska. Aby wykonać taki wydruk, w widoku z wyświetlonymi użytkownikami, którzy są przypisani do wybranego oddziału i obsłużyli korespondencję we wskazanym terminie, przy użyciu ikony kosza usuwamy użytkowników, dla których w danej chwili nie chcemy wygenerować PKN. Następnie klikamy przycisk Generuj.
Wydruk dla usługi eNadawca
W systemie możliwe jest wygenerowanie pocztowej książki nadawczej dla usługi eNadawca. Plik można wygenerować, gdy spełnione są następujące warunki:
- w podmiocie włączona jest funkcja obsługi puli numerów R (więcej informacji w artykule pt. Pula numerów nadawczych R),
- jedynym operatorem zdefiniowanym w szablonie PKN jest Poczta Polska.
Wówczas w zakładce Wydruki > Książki nadawcze po wybraniu szablonu PKN dla przesyłek poleconych dostępny jest nowy przycisk Generuj dla eNadawca. Po kliknięciu go wygenerowany zostaje plik w formacie XLS (zgodny z szablonem PP S.A. – plik import_szablon polecone.xls), który można przekazać do operatora pocztowego poprzez aplikację webową eNadawcy.
Po wybraniu przycisku Generuj użytkownik otrzyma natomiast standardowy wydruk PKN, w którym również automatycznie zostaną wypełnione dane w kolumnie numeru nadawczego.
Wydruk pocztowej książki nadawczej (PKN) – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
W celu wygenerowania zestawienia korespondencji wychodzącej należy kliknąć w głównym menu moduł Wydruki, a następnie sekcję Książki nadawcze.
Administrator systemu może skonfigurować różne wydruki PKN w zależności od potrzeb organizacji, np. krajowe listy polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru czy odrębny wydruk PKN dla paczek pocztowych.
Wymagane uprawnienia
Poniżej znajduje się przykładowy widok ustawionych przez administratora szablonów książki nadawczej.
Aby wygenerować wydruk, najpierw należy kliknąć właściwy szablon.
Następnie w polu Data należy wybrać dzień, dla którego chcemy wygenerować wydruk. Po kliknięciu ikony kalendarza wskazujemy dzień i zatwierdzamy wybór przyciskiem Dalej.
System wyświetli użytkowników, którzy są przypisani do wybranego oddziału i obsłużyli korespondencję we wskazanym terminie. Jeśli chcemy wydrukować PKN dla całej korespondencji wysłanej w danym dniu, należy kliknąć przycisk Generuj.
Poniżej widoczny jest przykładowy widok wydruku pocztowej książki nadawczej.
System umożliwia również wykonanie wydruków cząstkowych, np. po wskazaniu odpowiednich zakresów czasowych w polach Godzina od i Godzina do. Pozwala to na generowanie wydruków dla korespondencji wychodzącej z organizacji w kilku turach, np. rano i po południu.
Ponadto system umożliwia wykonanie wydruków z podziałem na stanowiska. Aby wykonać taki wydruk, w widoku z wyświetlonymi użytkownikami, którzy są przypisani do wybranego oddziału i obsłużyli korespondencję we wskazanym terminie, przy użyciu ikony kosza usuwamy użytkowników, dla których w danej chwili nie chcemy wygenerować PKN. Następnie klikamy przycisk Generuj.
Wydruk dla usługi eNadawca
W systemie możliwe jest wygenerowanie pocztowej książki nadawczej dla usługi eNadawca. Plik można wygenerować, gdy spełnione są następujące warunki:
- w podmiocie włączona jest funkcja obsługi puli numerów R (więcej informacji w artykule pt. Pula numerów nadawczych R),
- jedynym operatorem zdefiniowanym w szablonie PKN jest Poczta Polska.
Wówczas w zakładce Wydruki > Książki nadawcze po wybraniu szablonu PKN dla przesyłek poleconych dostępny jest nowy przycisk Generuj dla eNadawca. Po kliknięciu go wygenerowany zostaje plik w formacie XLS (zgodny z szablonem PP S.A. – plik import_szablon polecone.xls), który można przekazać do operatora pocztowego poprzez aplikację webową eNadawcy.
Po wybraniu przycisku Generuj użytkownik otrzyma natomiast standardowy wydruk PKN, w którym również automatycznie zostaną wypełnione dane w kolumnie numeru nadawczego.
