eNadawca – pula numerów nadawczych R

System EZD RP pozwala na automatyczne pozyskiwanie i nadruk numerów R dla korespondencji wychodzącej rejestrowanej. Włączenie tej opcji jest możliwe w zakładce Ustawienia w module Administracja (więcej informacji w artykule pt. Ustawienia systemowe dotyczące podmiotu).

Funkcja ta obejmuje takie czynności, jak:

• ręczne wprowadzanie i zarządzanie pulą numerów nadawczych,
• automatyczne przypisywanie numerów wychodzących przesyłkom rejestrowanym,
• monitorowanie stanu puli numerów, w tym powiadamianie o jej wyczerpaniu,
• automatyczny nadruk numerów nadawczych na szablonach wydruków.

Zarządzanie pulą numerów nadawczych

Użytkownikom posiadającym wymagane uprawnienie w zakładce Administracja wyświetlany jest kafelek eNadawca.

Po jego wybraniu dostępny jest kolejny kafel o nazwie Pula numerów nadawczych R, który kieruje do widoku służącego do zarządzania pulami numerów nadawczych.

Po kliknięciu kafelka zostaje wyświetlona lista przedstawiająca szczegółowe informacje dotyczące numerów nadawczych.

W tym miejscu można znaleźć następujące dane:

• Nazwa – informacja ta identyfikuje konkretną usługę, do której przypisane są numery nadawcze;
• Typ – określa, czy przesyłka jest krajowa, czy zagraniczna;
• Rodzaj przesyłki – określa rodzaj przesyłki: List polecony, List polecony + ZPO, List z deklarowaną wartością, List z deklarowaną wartością + ZPO, Paczka pocztowa, Paczka pocztowa + ZPO, Paczka pocztowa z deklarowaną wartością lub Paczka pocztowa z deklarowaną wartością + ZPO;
• Numer Początkowy i Numer Końcowy – to atrybuty określające zakres numerów nadawczych przypisanych do danej usługi, zawierające zaszyfrowany rodzaj i typ przesyłki oraz liczbę dostępnych numerów;
• Numer aktualny – oznacza bieżący numer nadawczy z puli (ten, który jest obecnie używany);
• Pozostało – informuje, ile numerów jednostki kodującej (R) jeszcze pozostało do wykorzystania w danym zakresie;
• Wykorzystano – informuje, ile numerów jednostki kodującej (R) zostało już wykorzystanych w danym zakresie;
• Status – atrybut wskazuje aktualny status usługi związanej z daną pulą numerów. Może informować o aktywności / braku aktywności puli oraz o fakcie jej wykorzystania (możliwe statusy: Nieaktywny/Aktywny/Wykorzystany);
• Data utworzenia – jest to data, z którą numery nadawcze zostały przydzielone do danej usługi;
• Data modyfikacji – jest to data, z którą numery nadawcze zostały zmodyfikowane.

Utworzenie nowej puli umożliwia znajdująca się w prawym menu funkcja Dodaj.

W otwartym wówczas oknie należy uzupełnić następujące informacje: nazwa usługi, typ numerów R (przesyłki polecone krajowe / przesyłki polecone zagraniczne), pełny numer początkowy, pełny numer końcowy. Po wypełnieniu wymaganych pól należy wybrać opcję Zapisz.

Nowo dodana pula ma status Nieaktywna do momentu jej aktywacji poprzez wybór opcji Aktywuj. W przypadku puli o statusie Nieaktywna dostępne są także opcje Edytuj oraz Usuń.

Wybranie opcji Edytuj pozwala na zmianę nazwy puli oraz modyfikację pul przypisanych do tych samych rodzajów przesyłek.

Wybranie opcji Aktywuj powoduje, że dana pula staje się aktywna i podczas rejestracji korespondencji wychodzącej system automatycznie pobiera z niej numery nadawcze.

Wyczerpana pula numerów nadawczych pozostaje na liście Pula numerów nadawczych R z wpisem o treści 0 w kolumnie Pozostało oraz z znakiem – w kolumnie Numer aktualny. Ponadto jej status zmienia się na Wykorzystana. Taką pulę użytkownik może skasować, wybierając opcję Usuń.

System umożliwia dodanie wielu pul numerów nadawczych dla tego samego rodzaju przesyłek,
pod warunkiem że pule te różnią się zakresami numerów R. Maksymalna wielkość puli to 1 000 000 numerów.

Jeśli jest już dostępna aktywna pula dla określonego rodzaju przesyłki, system przeprowadza walidację, i jeżeli zakres numerów R pokrywa się z istniejącą pulą – uniemożliwia aktywację kolejnej dla tego samego typu korespondencji.

Dodanie nowego numeru nadawczego związane jest z procesem walidacji, który obejmuje kilka kluczowych etapów. Po wprowadzeniu puli numerów nadawczych system automatycznie sprawdza poprawność następujących danych:

• Numer jednostki kodującej – system weryfikuje, czy numer jednostki kodującej odpowiada standardom Poczty Polskiej, co oznacza, że musi zaczynać się od 0773;
• GS1 – system obsługuje wyłącznie prefiksy GS1 Polska, które zaczynają się od numeru 590 – zgodnie z informacjami dostępnymi na stronie GS1 Polska (prefiks GS1 Polska);
• IAC – w ramach walidacji sprawdzany jest także Międzynarodowy Kod Artykułu (International Article Code), który musi zawierać się w przedziale od 1 do 9;
• Rodzaj puli.

Dodatkowo walidacja weryfikuje, czy numer początkowy nie jest większy od numeru końcowego oraz czy prefiks numeru początkowego i końcowego jest taki sam.

Czynności związane z zarządzaniem pulą numerów nadawczych rejestrowane są w dzienniku zdarzeń systemu EZD RP. W zakładce Administracja > Zdarzenia odkładają się wpisy dotyczące:

• dodania nowej puli;
• ręcznego uruchomienia nowej puli;
• uruchomienia kolejnej puli po wykorzystaniu poprzedniej aktywnej;
• usunięcia nieaktywnej puli;
• edycji puli (nazwa, typ, numer początkowy, numer końcowy).

Powiadomienia dotyczące puli numerów

System monitoruje liczbę numerów nadawczych R pozostałych w aktywnej puli. Jeśli stan puli zmniejsza się lub wkrótce zostanie ona wyczerpana, użytkownik z nadanym odpowiednim uprawnieniem otrzymuje powiadomienie e-mail oraz systemowe (widoczne pod ikoną dzwonka). Powiadomienia wysyłane są zarówno dla pul numerów krajowych, jak i zagranicznych, bez podziału na rodzaje.

Jeżeli pula numerów została wyczerpana i jednocześnie nie dodano ani nie aktywowano nowej, wówczas podczas próby rejestracji korespondencji wyświetlony zostaje odpowiedni komunikat, a możliwość zarejestrowania korespondencji jest zablokowana.

Jeśli w puli pozostał tylko jeden numer, a realizowana jest próba wysyłki do dwóch adresatów, skutkuje to blokadą możliwości nadania korespondencji i wyświetleniem komunikatu o zbyt małej liczbie dostępnych numerów R.

W przypadku gdy liczba numerów zbliża się do wyczerpania, powiadomienie zawiera informację o liczbie pozostałych numerów R.

Użytkownik może aktywować/dezaktywować powiadomienia w swoim profilu, w sekcji Ustawienia > Powiadomienia.