Chcąc przekazać kilka dokumentów do akceptacji czy podpisu, nie musimy robić tego pojedynczo dla każdego z nich. System umożliwia hurtowe zlecanie wykonania tych czynności, zarówno z poziomu akt sprawy, jak i z poziomu pisma.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Hurtowe tworzenie zadań – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Zlecanie wielu zadań z poziomu akt sprawy
Użytkownik przechodzi do widoku Biurko > W toku > Sprawy > Szczegóły i w aktach sprawy zaznacza wybrane dokumenty z listy. Po ich zaznaczeniu wyświetlane jest prawe menu, z którego należy wybrać opcję Do akceptacji lub Do podpisu.
Pojawia się okno, w którym użytkownik wpisuje treść zadania lub używa przycisków z przypisaną do nich treścią.
Następnie wybiera osobę, której chce zlecić zadanie, wyszukując ją z bazy lub z listy osób ostatnio wybieranych albo z drzewa struktury organizacyjnej. W przypadku zadania do podpisu i w zależności od rodzaju zaznaczonego dokumentu, system podpowie, jaki profil podpisu jest rekomendowany. Użytkownik może zmienić tę opcję, wybierając inny rodzaj podpisu z listy rozwijanej. Może też wybrać datę, do kiedy dokument powinien zostać podpisany lub zaakceptowany.
Po wpisaniu i wyborze wszystkich elementów należy wcisnąć przycisk Utwórz.
Zlecone zadania będą widoczne na koncie użytkownika, który został wskazany jako odbiorca w sekcji Zadania > Nowe.
Zlecanie wielu zadań z poziomu pisma
W celu hurtowego zlecenia zadań z poziomu pisma trzeba przejść do widoku Biurko > W toku > Pisma i zaznaczyć dokumenty, które zostaną przekazane do akceptacji lub do podpisu. Z prawej strony pojawi się menu, z którego należy wybrać odpowiednią opcję.
Następnie trzeba wpisać treść zadania i wybrać użytkownika, a w przypadku zadania do podpisu opcjonalnie zmienić profil podpisu. Kolejnym krokiem jest wskazanie terminu realizacji zadania i kliknięcie przycisku Utwórz.
Zadanie pojawi się na koncie wskazanego odbiorcy w zakładce Zadania > Nowe.
Hurtowe tworzenie zadań – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Zlecanie wielu zadań z poziomu akt sprawy
Użytkownik przechodzi do widoku Sprawy > W toku > Sprawy > Szczegóły i w aktach sprawy zaznacza wybrane dokumenty z listy. Po ich zaznaczeniu wyświetlane jest prawe menu, z którego należy wybrać opcję Do akceptacji lub podpisu.
Pojawia się okno, w którym użytkownik może wskazać datę, do kiedy dokument powinien zostać podpisany lub zaakceptowany.
W kolejnym kroku wybiera osobę, której chce zlecić zadanie, wyszukując ją z bazy lub z listy osób ostatnio wybieranych albo z drzewa struktury organizacyjnej. Może posłużyć się również opcją Ustal ścieżkę obiegu lub skorzystać z szablonu zadań. Następnie należy wpisać treść zadania lub użyć przycisków z przypisaną do nich treścią.
Kolejnym krokiem jest określenie trybu, w jakim mają zostać wystawione dokumenty: Akceptacja, Podpis lub Odczyt z wersjami. W przypadku zadania do podpisu wskazać należy preferowany profil podpisu. Użytkownik może zmienić tę opcję, wybierając rodzaj podpisu z rozwijanej listy.
Po wpisaniu i wyborze wszystkich elementów należy wcisnąć przycisk Utwórz.
Zlecone zadania będą widoczne na koncie użytkownika, który został wskazany jako odbiorca w sekcji Do obsłużenia.
Zlecanie wielu zadań z poziomu modułu Do obsłużenia
W celu wykonania hurtowego przekazania zadań z poziomu modułu Do obsłużenia należy zaznaczyć na liście pozycje, które mają zostać przekazane, a następnie z prawego menu wybrać odpowiednie polecenie.
Pojawi się okno tworzenia zadania, w którym będzie możliwość zaznaczenia pola wyboru Przekazanie w ramach dekretacji. Po wskazaniu odbiorcy zadania i ewentualnie uzupełnieniu treści w polu Uwagi należy kliknąć przycisk Utwórz.
Nowe zadania pojawią się na koncie wskazanego odbiorcy w zakładce Do obsłużenia.