Wymagane uprawnienia
Obsługa zwrotnych potwierdzeń odbioru oraz listów zwróconych wymaga nadania uprawnienia Kancelaria.PotwierdzeniaZwroty na poziomie Instytucja.
Zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO) to dokument potwierdzający, że adresat otrzymał przesyłkę. Za pomocą EZD RP możesz przyjąć zarówno ZPO, jak i zwrot korespondencji.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Przyjęcie ZPO i zwroty – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Aby przyjąć w systemie EZD RP zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO) lub zwrot korespondencji, należy przejść do sekcji Kancelaria > Potwierdzenia i zwroty w menu głównym. Następnie w polu Kod kreskowy/Numer RKW należy sczytać kod kreskowy z koperty lub samodzielnie wpisać numer RKW (numer z rejestru korespondencji wychodzącej) z korespondencji.
Po kliknięciu przycisku Wczytaj pojawią się dane korespondencji oraz panel do wprowadzenia informacji o ZPO lub zwrocie.
W przypadku ZPO mamy możliwość uzupełnienia informacji dotyczących: danych o doręczeniu, daty awizowania, daty powtórnego awizowania, danych o niedoręczeniu korespondencji. Można to zrobić po zaznaczeniu odpowiedniego pola wyboru w sekcji Informacja o zwrocie.
Po zaznaczeniu odpowiedniego pola wyboru, należy uzupełnić dane dotyczące doręczenia, awizowania lub zwrotu.
Po wybraniu rejestracji zwrotu korespondencji, system wyświetli widok pozwalający na wprowadzenie danych o zwrocie.
Jeśli ZPO lub zwrot dotyczy sprawy prowadzonej w formie elektronicznej, konieczne jest zarejestrowanie ZPO lub zwrotu w odpowiednim składzie chronologicznym. Jest to możliwe po zaznaczeniu pola wyboru przy opcji Rejestracja w składzie. Opcjonalnie można dodać dodatkowe informacje w polu Uwagi. Po wyborze odpowiedniego składu, po prawej stronie pojawi oznaczenie kartonu wraz z licznikiem dokumentów w kartonie. Wprowadzone zmiany zatwierdzamy, klikając przycisk Zapisz.
Po przyjęciu zwrotnego potwierdzenia odbioru w sekcji Kancelaria > Potwierdzenia i zwroty, istnieje możliwość zeskanowania go w programie QuickScan. Program QuickScan po wykonaniu skanu rozpoznaje kody kreskowe ze zwrotnych potwierdzeń odbioru wygenerowanych w systemie EZD RP. Po zapisaniu danych w systemie EZD RP, odwzorowanie zwrotek jest umieszczane w szczegółach ZPO pod konkretną wysyłką w sprawie.
Więcej na temat funkcji skanowania dokumentów znajduje się w artykule Skanowanie dokumentów za pomocą programu QuickScan.
Przyjęcie ZPO i zwroty – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Aby przyjąć w systemie EZD RP zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO) lub zwrot korespondencji, należy przejść do sekcji Kancelaria > Potwierdzenia i zwroty w menu głównym. Następnie w polu Kod kreskowy/Numer RKW należy sczytać kod kreskowy z koperty lub samodzielnie wpisać numer RKW (numer z rejestru korespondencji wychodzącej) z korespondencji.
Po kliknięciu przycisku Wczytaj pojawią się dane korespondencji oraz panel do wprowadzenia informacji o ZPO lub zwrocie.
W przypadku ZPO mamy możliwość uzupełnienia informacji dotyczących: danych o doręczeniu, daty awizowania, daty powtórnego awizowania, danych o niedoręczeniu korespondencji. Można to zrobić po zaznaczeniu odpowiedniego pola wyboru w sekcji Informacja o zwrocie.
Po zaznaczeniu odpowiedniego pola wyboru, należy uzupełnić dane dotyczące doręczenia, awizowania lub zwrotu.
Po wybraniu rejestracji zwrotu korespondencji, system wyświetli widok pozwalający na wprowadzenie danych o zwrocie.
Jeśli ZPO lub zwrot dotyczy sprawy prowadzonej w formie elektronicznej, konieczne jest zarejestrowanie ZPO lub zwrotu w odpowiednim składzie chronologicznym. Jest to możliwe po zaznaczeniu pola wyboru przy opcji Rejestracja w składzie. Opcjonalnie można dodać dodatkowe informacje w polu Uwagi. Po wyborze odpowiedniego składu, po prawej stronie pojawi oznaczenie kartonu wraz z licznikiem dokumentów w kartonie. Wprowadzone zmiany zatwierdzamy, klikając przycisk Zapisz.
Po przyjęciu zwrotnego potwierdzenia odbioru w sekcji Kancelaria > Potwierdzenia i zwroty, istnieje możliwość zeskanowania go w programie QuickScan. Program QuickScan po wykonaniu skanu rozpoznaje kody kreskowe ze zwrotnych potwierdzeń odbioru wygenerowanych w systemie EZD RP. Po zapisaniu danych w systemie EZD RP, odwzorowanie zwrotek jest umieszczane w szczegółach ZPO pod konkretną wysyłką w sprawie.
Więcej na temat funkcji skanowania dokumentów znajduje się w artykule Skanowanie dokumentów za pomocą programu QuickScan.