Hurtowe oraz pojedyncze skanowanie dokumentów w kancelarii odbywa się za pomocą programu QuickScan dostarczanego bezpłatnie wraz z systemem EZD RP.
W celu zeskanowania dokumentów należy otworzyć aplikację. Jest to możliwe w widoku Kancelaria > Skanowanie, gdzie znajduje się kafelek QuickScan.
Po otwarciu program QuickScan wyświetli stronę główną wraz z dostępnymi po lewej stronie opcjami.
W lewym menu programu dostępne są następujące funkcje:
- Start – przenosi użytkownika do strony głównej aplikacji;
- Skanuj – uruchamia proces skanowania;
- Z folderu – pozwala na wczytanie dokumentów z konkretnego folderu. Folder należy wskazać w panelu Ustawienia aplikacji skanującej;
- Wczytaj – umożliwia wczytanie dokumentów z dysku (np. w przypadku skanowania do udziału sieciowego). Po wczytaniu dokumentów z kodami RPW możliwe jest ich wyeksportowanie do systemu EZD RP;
- Ustawienia – umożliwia zmianę wybranych ustawień aplikacji.
Proces skanowania
Chcąc zeskanować przygotowane dokumenty, należy wybrać z lewego menu opcję Skanuj. Wówczas skaner automatycznie uruchomi się i odwzoruje wszystkie ułożone na podajniku pisma.
Zeskanowane dokumenty pojawią się w oknie programu – ułożone w odpowiedniej kolejności oraz podzielone na grupy według naklejonych wcześniej na ich pierwszych stronach kodów kreskowych. Użytkownik będzie widział również liczbę wykrytych grup oraz numery z kodów kreskowych każdej z nich.
Jeśli podczas skanowania nie został wykryty kod kreskowy, QuickScan umożliwia wczytanie go za pomocą czytnika. W tym celu należy kliknąć odpowiednią grupę z dokumentami, a następnie w polu Kod, które pojawi się w prawym górnym rogu, wczytać kod kreskowy i zatwierdzić go Enterem.
W celu sprawdzenia poprawności wykonanych skanów należy kliknąć interesujący nas dokument – wówczas w prawym panelu otworzy się jego podgląd. Aplikacja pozwala na powiększanie i pomniejszanie widoku – przesuwając suwak umieszczony nad podglądem strony można przybliżać i oddalać skan.
Powyżej grup z zeskanowanymi dokumentami dostępne są następujące funkcje:
- Obróć w lewo – obraca wybraną stronę o 90 stopni w lewo.
- Obróć w prawo – obraca wybraną stronę o 90 stopni w prawo.
- Obróć o 180 stopni – obraca wybraną stronę o 180 stopni.
- Usuń zaznaczone dokumenty – usuwa wybraną stronę.
W przypadku próby usunięcia strony, na której znajduje się kod kreskowy z numerem RPW, system wyświetli komunikat z ostrzeżeniem.
- Usuń grupę – usuwa wszystkie strony należące do danej grupy.
- Podziel grupę od zaznaczenia – wydziela jako osobną grupę wszystkie dokumenty od zaznaczonej strony.
Nowa grupa z dokumentami pojawi się poniżej.
- Scal zaznaczone grupy – łączy zaznaczone grupy w jedną. Grupy można zaznaczyć, przytrzymując przycisk Shift na klawiaturze, a następnie klikając w dowolnym miejscu pole otaczające grupę (tak, aby zabarwiło się ono na szaro). Następnie należy użyć wspomnianego przycisku i za jego pomocą scalić wskazane grupy.
- Usuń puste strony – usuwa wszystkie wykryte automatycznie puste strony. (oznaczone one zostają czerwonymi krzyżykami). Czułość wykrywania pustych stron należy określić w ustawieniach programu.
- Zapisz dokument jako obraz – zapisuje wskazane strony na dysku w formatach JPG, BMP, GIF, PNG, TIFF.
- Zapisz grupę jako PDF – zapisuje wskazaną grupę dokumentów na dysku do pliku w formacie PDF.
- Eksport wszystkich grup do PDF – zapisuje wszystkie zeskanowane dokumenty na dysku do pliku w formacie PDF.
- Zapis danych do systemu EZD RP – eksportuje wszystkie zeskanowane grupy do systemu EZD RP i automatycznie podpina skany do odpowiednich dokumentów.
Po przygotowaniu dokumentów do eksportu (obróceniu stron, usunięciu pustych, weryfikacji poprawności) użytkownik wybiera funkcję Zapis danych do systemu EZD RP.
Jeśli wszystkie dokumenty zostaną wyeksportowane poprawnie, wyświetli się odpowiedni komunikat.
Skany dokumentów automatycznie pojawią się przy odpowiednich dokumentach w EZD RP.
Jeśli zajdzie potrzeba poprawienia wykonanego odwzorowania, należy ponownie umieścić komplet dokumentów w podajniku skanera i jeszcze raz zeskanować je w programie QuickScan. Jeżeli dla podanego kodu kreskowego było już wykonywane odwzorowanie, system wyświetli numer RPW w kolorze pomarańczowym. Po kliknięciu opcji Zapis danych do systemu EZD RP QuickScan wyeksportuje skan do EZD RP i umieści przy zarejestrowanym dokumencie nowszą wersję odwzorowania.
Ustawienia aplikacji QuickScan
Użytkownik ma również możliwość zmiany ustawień aplikacji skanującej. Dostępne są następujące opcje:
- Skanowanie dwustronne – odznaczenie tej funkcji spowoduje skanowanie tylko pierwszych stron dokumentów;
- Wyświetl ustawienia skanera – zaznaczenie tej opcji spowoduje wyświetlanie ustawień skanera każdorazowo po kliknięciu w przycisk Skanuj;
- Podajnik automatyczny – odznaczenie tej funkcji umożliwi pobieranie do skanowania dokumentów z innych podajników skanera;
- Tryb – pozwala na wybór spośród dostępnych trybów skanowania;
- Rozdzielczość skanowania – daje możliwość zmiany rozdzielczości cyfrowych odwzorowań;
- Format obrazu – pozwala na zmianę formatu zapisu obrazu. Do wyboru są formaty JPEG, BMP, PNG, TIFF. Jakość zapisu należy ustawić za pomocą suwaka;
- Wykrywanie pustych stron – pozwoli na wykrywanie pustych stron skanowanych dokumentów. Poziom czułości należy ustawić za pomocą suwaka;
- Wykrywanie kodów kreskowych – pozwala na wybór trybu z rozwijanej listy oraz ustawienie liczby procesorów za pomocą suwaka;
- Folder na skany – umożliwia wskazanie folderu do importu dokumentów, np. w udziale sieciowym;
- Zapisz logi – pozwala na zapisanie przez użytkownika logów aplikacji skanującej na dysku komputera;
- Przywróć domyślne – przywraca ustawienia fabryczne.
