Systematyczne i poprawne wprowadzanie metadanych sprawy to kwestia kluczowa dla prawidłowego przebiegu pracy w EZD RP. Dane te są m.in. niezbędne do efektywnego odnajdywania spraw w wyszukiwarkach.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Uzupełnianie metadanych sprawy – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
W systemie EZD RP metadane sprawy uzupełniane są w dolnej zakładce Metadane znajdującej się w szczegółach sprawy. Aby do nich przejść, należy wybrać sprawę z listy w sekcji Biurko > W toku > Sprawy i, klikając jej znak, wejść do środka.
W zakładce Metadane znajdują się główne dane dotyczące sprawy: numer i hasło jednolitego rzeczowego wykazu akt, w którym sprawa jest procedowana, kategoria archiwalna, data wszczęcia oraz imię i nazwisko prowadzącego sprawę. W tym miejscu odkładają się też informacje dotyczące nadawcy pisma wpływającego (jeśli dotyczy) czy poprzedniego znaku sprawy (jeżeli została przerejestrowana).
W oknie Uwagi znajdują się natomiast wszystkie komentarze, które zostały wpisane przez użytkownika podczas wykonywania akcji na sprawie, m.in. jej zawieszenia, odłożenia czy przerejestrowania. W tym miejscu można też dopisać istotne dla prowadzenia sprawy informacje.
Dodatkowo w zakładce Metadane widoczne są atrybuty sprawy (tworzone przez administratora). Te oznaczone są gwiazdką są obowiązkowe do wypełnienia. Po atrybutach można wyszukiwać sprawy w wyszukiwarce.
Wprowadzone w zakładce zmiany należy zatwierdzić, klikając przycisk Zapisz.
Uzupełnianie metadanych sprawy – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
W systemie EZD RP metadane sprawy uzupełniane są w dolnej zakładce Metadane znajdującej się w szczegółach sprawy. Aby do nich przejść, należy wybrać sprawę z listy w widoku Sprawy > W toku > Sprawy i, klikając jej znak, wejść do środka.
W zakładce Metadane znajdują się główne dane dotyczące sprawy: numer i hasło jednolitego rzeczowego wykazu akt, w którym sprawa jest procedowana, kategoria archiwalna, data wszczęcia oraz imię i nazwisko prowadzącego sprawę. W tym miejscu odkładają się też informacje dotyczące nadawcy pisma wpływającego (jeśli dotyczy) czy poprzedniego znaku sprawy (jeżeli została przerejestrowana).
W oknie Uwagi znajdują się natomiast wszystkie komentarze, które zostały wpisane przez użytkownika podczas wykonywania akcji na sprawie, m.in. jej zawieszenia, odłożenia czy przerejestrowania. W tym miejscu można też dopisać istotne dla prowadzenia sprawy informacje.
Dodatkowo w zakładce Metadane widoczne są atrybuty sprawy (tworzone przez administratora). Jeśli nie są oznaczone gwiazdką – nie są obowiązkowe do wypełnienia. Po atrybutach można wyszukiwać sprawy w wyszukiwarce.
Wprowadzone w zakładce zmiany należy zatwierdzić, klikając przycisk Zapisz.