Chcąc zadekretować pismo wewnętrzne, użytkownik przechodzi do sekcji Biurko > W toku > Pisma, zaznacza pole wyboru widoczne przy piśmie dodanym z dysku (więcej informacji w artykule Dodawanie nowego pisma z dysku), a następnie z menu kontekstowego wyświetlanego po prawej stronie ekranu wybiera funkcję Do dekretacji.
Na ekranie zostanie wyświetlone okno Utwórz nowe zadanie do dekretacji. W polu Treść zadania należy wprowadzić opis zadania – można to zrobić, wpisując odpowiedni komunikat z klawiatury lub skorzystać z gotowych formuł przypisanych do przycisków znajdujących się pod opisywanym polem. Liczba przycisków oraz przypisana do nich treść mogą być modyfikowane przez Administratora. Standardowo do wyboru mamy następujące opcje:
- GPO — Proszę o odpowiedź;
- GPR — Proszę o realizację;
- GPM — Proszę o rozmowę.
Następnie wybieramy osobę, do której chcemy przekazać pismo. Użytkownik może wybrać odbiorcę, wpisując fragment jej imienia lub nazwiska w polu wyszukiwania w zakładce Wyszukaj. Jeżeli pisma są często wysyłane do tej samej osoby, warto skorzystać z listy niedawno wskazywanych pracowników, która jest dostępna w zakładce Ostatnio wybierani.
Innym sposobem wyboru odbiorcy jest kliknięcie zakładki Wybierz i wyszukanie w drzewie struktury organizacyjnej instytucji osoby odpowiedzialnej za realizację wystawianego zadania. Dekretacji można dokonać tylko na jednego pracownika. Nazwa dekretowanego pisma wyświetlana jest automatycznie w polu Dotyczy. Uzupełnienie pola Termin realizacji zadania nie jest obowiązkowe.
Funkcja Udostępnij do wiadomości pozwala udostępnić dekretowany dokument do wiadomości innym osobom. Po aktywowaniu jej (kliknięcie powoduje zmianę koloru i przesunięcie suwaka) użytkownik, który wystawia zadanie może wybrać odbiorców, wprowadzając ich imiona lub nazwiska w polu Wyszukaj lub wybrać osoby ze struktury organizacyjnej instytucji. Przy udostępnianiu do wiadomości można wskazać maksymalnie dwudziestu użytkowników. Jest to domyślna wartość, która może zostać zmieniona przez Administratora.
Po ustawieniu wszystkich parametrów potwierdzamy zlecenie zadania za pomocą przycisku Utwórz. Zadanie zlecone przez użytkownika jest widoczne w sekcji Zadania > Zlecone > Nowe. Pracownik, do którego pismo zostało zadekretowane, odnajdzie zadanie w sekcji Zadania > Nowe. W przypadku dużej liczby zadań, wyświetlane treści można filtrować wybierając np. Typ zadania > Do dekretacji lub Typ zadania > Do realizacji.
