Ustawienia systemowe dotyczące podmiotu (dla wersji 19.7.42)

Moduł Ustawienia jest przeznaczony do konfigurowania domyślnych parametrów systemu EZD RP. Wszystkie sekcje opisane poniżej znajdują się w jednym widoku dostępnym z poziomu głównego menu systemu, po wybraniu pozycji Administracja > Ustawienia.

Niektóre ustawienia, m.in. Korespondencja wychodząca, Podpisy, RPW, Sprawy, System, Zadania, mogą być dodatkowo modyfikowane przez poszczególnych użytkowników w widoku Profil użytkownika > Ustawienia. Parametry i wartości zdefiniowane samodzielnie przez użytkownika (w odniesieniu do wymienionych powyżej ustawień), są nadrzędne względem ustawień systemowych. Widok konkretnych ustawień jest uzależniony od nadanych użytkownikowi uprawnień.

Podpowiedzi dotyczące ustawień

Przy większości pól dostępnych w sekcji Administracja > Ustawienia umieszczono ikony z literą i. Po najechaniu kursorem myszy na ikonę wyświetli się rozszerzony opis danego ustawienia.

Adresaci

Sekcja, w której administrator może określić maksymalną liczbę adresów e-mail przypisanych do jednego adresata z bazy kontaktów.

Poniżej znajduje się przykładowy widok z bazy adresatów po wpisaniu w polu wartości cyfry 5.

Korespondencja wychodząca

Pole Szablony podpisów e-mail umożliwia wprowadzenie ustandaryzowanej treści dla korespondencji wysyłanej za pomocą funkcji Wysyłka e-mail. Można zdefiniować wiele szablonów odpowiedzi, które będą widoczne jako przycisk ze skrótem oraz przypisaną do niego treścią.

Pozostałe pola w tej sekcji pozwalają zdefiniować parametry dotyczące danych drukowanych na Pocztowych Książkach Nadawczych (PKN).

Podpisy

Sekcja umożliwia administratorowi ustawienie dostępnych podpisów elektronicznych. W polu Profile podpisów należy wskazać profile dostępne dla użytkowników systemu (np. PAdES, XAdES). Adresy serwerów TSA wskazują adres usługi znacznika czasu. W sekcji Rodzaj podpisu administrator wskazuje domyślny profil podpisu.

Polityka bezpieczeństwa informacji

Jest to sekcja, w której mamy możliwość ustawienia konieczności zapoznania się z aktualną polityką bezpieczeństwa informacji (PBI). W tym celu należy wykonać dwie czynności:

• przesunąć w prawo przycisk w polu Akceptacja polityki, co wymusi na użytkowniku akceptację PBI przed dalszym korzystaniem z programu;
• załączyć Plik PBI – wgrać z dysku lub upuścić w wyznaczonym miejscu plik z Polityką Bezpieczeństwa Informacji w formacie PDF.

Poniżej pokazano przykładowy widok po zalogowaniu się użytkownika do systemu. Wymagane jest potwierdzenia i akceptacja postanowień Polityki Bezpieczeństwa. Zaznaczenie pola wyboru i kliknięcie przycisku Zapisz umożliwi dalsze korzystanie z programu.

Powiadomienia

W tej sekcji możliwe jest zarządzanie powiadomieniami. Dostępne są następujące opcje:

• Powiadomienia przeliczanie włączone – funkcja pozwala na przeliczanie powiadomień, które zostały dołączone do systemu EZD RP z innych programów poprzez API;
• Co ile ma przeliczać powiadomienia w sekundach – określa odstępy czasu pomiędzy powtarzaniem czynności sprawdzania przez system informacji o nowych dołączonych powiadomieniach;
• Powiadomienia włączone – pozwala na zebranie wszystkich włączonych w systemie powiadomień do kolejki;
• Co ile czasu ma konsumować powiadomienia w sekundach – określa odstępy czasu pomiędzy powtarzaniem czynności wywoływania przez system informacji o kolejnych powiadomieniach z kolejki.

RPW (Rejestr Przesyłek Wpływających)

Sekcja zawiera pole Maksymalna liczba rejestracji wpływów w trakcie 1 operacji dające możliwość określenia maksymalnej jednocześnie rejestrowanej liczby wpływów w widoku Kancelaria > Rejestrowanie korespondencji.

Sprawy

W tej sekcji administrator może ustawić parametry ułatwiające pracę ze sprawami:

• Liczba dni spraw pilnych – określa liczbę dni do końca terminu realizacji sprawy, która powoduje, że w interfejsie zostaje ona oznaczona jako pilna;
• Maksymalna liczba notatek własnych – ustawia maksymalną liczbę notatek własnych (odpowiedników tzw. żółtych karteczek dodawanych do ekranu głównego EZD RP);
• Dopuszczalne roczniki zakładania spraw – umożliwia podanie lat, dla których użytkownicy będą mogli zakładać sprawy w systemie. Dodanie rocznika następuje poprzez wpisanie go w polu treści oraz kliknięcie ikony z symbolem plusa;
• Zmiana automatycznej numeracji – włączenie tej funkcji pozwala na samodzielną zmianę numeru sprawy zakładanej przez użytkownika.

System

Sekcja umożliwia ustawienie następujących parametrów:

• Liczba wyświetlanych elementów na stronie – tutaj ustawiamy liczbę wyświetlanych elementów na stronie: zadań, akt sprawy, pism itp.;
• Adres e-mail zgłoszeń systemowych – tu wpisujemy adres e-mail, na który będą wysyłane przez użytkowników w instytucji zgłoszenia do administratora systemu;
• Zakładanie spraw SI – włączenie funkcji pozwala na wykorzystywanie sztucznej inteligencji (SI, AI) do klasyfikowania klasy JRWA w sprawach;
• Typ instalacji podmiotu – tu określamy typ instalacji podmiotu. Na rozwijanej liście należy wskazać wersję systemu, z jakiej korzystamy (np. wersja testowa, wersja szkoleniowa, wersja produkcyjna);
• Systemowa walidacja nazw dokumentów – aktywowanie tej opcji spowoduje włączenie walidacji dotyczącej nazw spraw, pism i dokumentów. System będzie wymuszał, by tytuły składały się co najmniej z 2 wyrazów, a każdy wyraz z 3 znaków. Dezaktywacja tej opcji (i zdjęcie walidacji) następuje poprzez przesunięcie suwaka w lewo (szary kolor);
• Adres serwera proxy do komunikacji z aplikacjami QS/FM – w tym miejscu należy podać adres serwera proxy, dzięki któremu system będzie komunikować się z programami QuickScan (do skanowania dokumentów) i FileMonitor (do edytowania dokumentów).

Przykładowy widok czynności wysłania zapytania na wskazany w ustawieniach adres e-mail do zgłoszeń systemowych (po kliknięciu opcji Zadaj pytanie w menu profilu użytkownika).

Przykładowy widok typu instalacji podmiotu (wybrany typ: wersja testowa).

Wyróżniki

Sekcja zawiera listę wyróżników (tzw. tagów), którymi pracownicy mogą oznaczać sprawy lub dokumenty. Dodanie nowego wyróżnika następuje poprzez wpisanie jego nazwy w polu treści oraz kliknięcie symbolu dodawania. Wyróżniki można również edytować, klikając ikonę ołówka znajdującą się obok nazwy, lub usuwać za pomocą ikony kosza.

Maksymalna liczba wyróżników użytkownika – funkcja pozwala na określenie maksymalnej liczby wyróżników, które użytkownik może dodać z poziomu własnego konta. Wyróżniki dodane przez użytkownika są dostępne jedynie dla niego.

Zadania

Sekcja, w której można modyfikować parametry dotyczące zarządzania zadaniami:

• Liczba dni zadań pilnych – liczba dni do końca terminu realizacji zadania, która powoduje, że w interfejsie zostaje ono oznaczone jako pilne;
• Maksymalna liczba odbiorców zadania związanego z udostępnieniem – maksymalna liczba odbiorców, jaką użytkownik może wskazać podczas tworzenia zadania udostępnienia. Nie może ona być wyższa niż 20;
• Proponowane formuły dekretacji – w tym miejscu mamy możliwość zdefiniowania dodatkowych szablonów dekretacji, które będą widoczne pod polem Treść zadania podczas tworzenia zadania przez użytkownika. Daje to możliwość szybkiego uzupełnienia treści. W tym celu oznaczamy szablon skrótem, wpisujemy jego zawartość i klikamy znak dodawania znajdujący się obok pola. Całość zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.