Wyszukiwanie w systemie (dla wersji 19.7.27)

W systemie EZD RP każdy użytkownik może przeszukiwać zasoby w zakresie wynikającym z posiadanych uprawnień. Wyszukiwarki poszczególnych elementów są dostępne w module Wyszukiwanie w głównym menu systemu.

Po kliknięciu modułu Wyszukiwanie wyświetli się widok z zakładkami umożliwiającymi odnajdywanie spraw, dokumentów i pism przy użyciu różnych atrybutów.

Wyszukiwanie po atrybutach sprawy

W zakładce Wyszukiwarka spraw do dyspozycji jest sześć atrybutów, które pozwalają wyszukać sprawę. Możemy się posłużyć: znakiem sprawy, JRWA (wybór odpowiedniej klasy z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt), statusem sprawy, imieniem i nazwiskiem prowadzącego sprawę (przykład pokazany poniżej), tytułem sprawy, a także datami: wszczęcia, terminem realizacji oraz datą zakończenia sprawy. Po wybraniu atrybutu należy kliknąć przycisk Wyszukaj.

Niektóre atrybuty zapewniają dodatkowe możliwości wyszukiwania. Przykładowo po rozwinięciu listy wyboru oznaczonej jako Status można zawęzić jego zakres.

Statusy dostępne dla wyszukiwania spraw:

• Brak – sprawy bez nadanego statusu,
• W toku – sprawy aktualnie prowadzone,
• Odłożona – sprawy odłożone, np. w celu weryfikacji,
• Zawieszona – sprawy zawieszone, np. w celu wyjaśnienia,
• Zakończona – sprawy zakończone przez prowadzącego,
• Wznowiona – sprawy wznowione po ich zakończeniu, np. na skutek nowego wpływu,
• Przerejestrowana – sprawy usunięte z pierwotnej klasy JRWA i przerejestrowane do innej klasy,
• Zarchiwizowana – sprawy przekazane do archiwum zakładowego,
• W trakcie archiwizacji – sprawy weryfikowane przez archiwistę,
• Przydzielona – sprawy, w których zmieniono prowadzącego.

Dodatkowe możliwości wyszukiwania spraw uzyskujemy po wybraniu daty. Ten atrybut pozwala wyszukiwać z uwzględnieniem trzech kryteriów: Daty wszczęcia (kryterium powiązane z dniem doręczenia żądania organowi administracji publicznej), Terminu realizacji (data określona przez odpowiednie ustawy lub inne tytuły wykonawcze) oraz Daty zakończenia (odnotowany w systemie dzień, w którym prowadzący zakończył procedowanie i prowadzenie sprawy).

W każdym z trzech wymienionych przypadków użytkownik może dodatkowo wybrać z rozwijanej listy jedną z pięciu określających zakres czasu opcji: Dzisiaj, 7 dni, Miesiąc, Kwartał oraz Inne, gdzie zakres czasu można podać samodzielnie w kalendarzu.

Wyszukiwanie po atrybutach dokumentów

Druga zakładka w module Wyszukiwanie udostępnia Wyszukiwarkę dokumentów. Do wyboru dostępnych jest sześć atrybutów pomagających odnaleźć poszukiwane dane: Tytuł dokumentu, Identyfikator dokumentu, Znak na dokumencie, Rodzaj dokumentu, Typ dokumentu, a także daty: Data na dokumencie i Data utworzenia. Niektóre z nich zapewniają dodatkowe możliwości wyszukiwania, które widoczne są po rozwinięciu listy. Po wyborze i określeniu szczegółów atrybutu należy kliknąć przycisk Wyszukaj.

Użytkownik ma możliwość podglądu wyszukanego dokumentu (w granicach swoich uprawnień) poprzez kliknięcie jego tytułu (aktywny link).

Wyszukiwanie po atrybutach pisma wpływającego

Wyszukiwarka pism znajduje się w trzeciej zakładce. Liczba atrybutów pisma wpływającego jest większa niż w przypadku spraw i pism. Możemy skorzystać m.in. z następujących: RPW (numer z Rejestru Pism Wpływających), Tytuł pisma, data (Data na piśmie, Data wpływu i Data nadania), Rodzaj dokumentu, Typ dokumentu czy Sposób dostarczenia.

Użytkownik ma możliwość (w granicach swoich uprawnień) wglądu w załączniki składające się na pismo wpływające, jak również przejścia do sprawy, w której się ono znajduje – poprzez kliknięcie aktywnego linku.

Wśród atrybutów pisma wpływającego są także takie odnoszące się do nadawcy. Należą do nich:

• Nazwa nadawcy,
• Imię nadawcy,
• Nazwisko nadawcy,
• Miejscowość nadawcy,
• Ulica nadawcy,
• Kod pocztowy nadawcy,
• Nr budynku nadawcy,
• Nr lokalu nadawcy,
• Skrytka pocztowa nadawcy,
• Skrytka ePUAP nadawcy,
• E-mail nadawcy.

Po wyborze atrybutu należy kliknąć przycisk Wyszukaj.

Wyszukiwanie z użyciem dowolnej frazy

Moduł Wyszukiwanie pozwala też na użycie dowolnej frazy, po której zostaną przeszukane pola. Z opcji tej można skorzystać w ostatniej zakładce – Wyszukiwarka pełnotekstowa.

Możliwe jest wyszukiwanie na podstawie następujących danych:

• w sprawach: tytuł, znak, data utworzenia, imię, nazwisko prowadzącego;
• w dokumentach: tytuł;
• w pismach: tytuł, numer nadawczy, numer RPW, znak na piśmie, data na piśmie, data wpływu.

Odnalezione w ten sposób elementy prezentowane są w podziale na trzy sekcje:

• Wyniki wyszukiwania sprawy,
• Wyniki wyszukiwania dokumentów,
• Wyniki wyszukiwania pism.