Użytkownicy EZD RP w razie pojawienia się takiej potrzeby mogą skorzystać z opcji zmiany nazwy dokumentu. Korzystając z niej, należy jednak pamiętać, że nazwa taka musi spełniać określone wymogi dotyczące liczby znaków oraz wyrazów (szczegółowe informacje można znaleźć poniżej).
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Zmiana nazwy dokumentu – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Opcja zmiany nazwy dokumentu dostępna jest w Biurku i dotyczy zarówno dokumentów gromadzonych w Sprawach, jak i w Pismach.
Po przejściu do szczegółów sprawy, a następnie zaznaczeniu pliku dołączonego do jej akt (zakładka Sprawy) lub wybraniu z listy konkretnego pisma (zakładka Pisma) z prawej strony ekranu pojawi się menu kontekstowe z dostępną opcją Zmień nazwę.
Po jej wybraniu wyświetlony zostanie panel, w którym należy wprowadzić zmiany w polu Nazwa i zatwierdzić operację przyciskiem Zapisz.
Nazwa dokumentu musi zawierać co najmniej dwa wyrazy (a każdy z nich minimum trzy znaki). Przy próbie nadania nazwy jednowyrazowej system zablokuje możliwość jej zmiany, a na ekranie pojawi się odpowiedni komunikat.
Warto zadbać o to, żeby nazwy nadawane dokumentom (podobnie jak sprawom) były zrozumiałe dla innych użytkowników systemu (np. w momencie, gdy będą oni korzystać z zastępstw) i jasno wskazywały, czego dotyczy dany dokument. Precyzyjne nazewnictwo pomaga również w odszukiwaniu dokumentów w wyszukiwarce.
Zmiana nazwy dokumentu – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Opcja zmiany nazwy dokumentu dostępna jest dla dokumentów gromadzonych w sprawach oraz obiektach znajdujących się w module Do obsłużenia.
Po przejściu do szczegółów sprawy, a następnie zaznaczeniu pliku dołączonego do jej akt (zakładka Sprawy) z prawej strony ekranu pojawi się menu kontekstowe z dostępną opcją Zmień nazwę.
Po jej wybraniu wyświetlony zostanie panel, w którym należy wprowadzić zmiany w polu Nazwa i zatwierdzić operację przyciskiem Zapisz.
Nazwa dokumentu musi zawierać co najmniej dwa wyrazy (a każdy z nich minimum trzy znaki). Przy próbie nadania nazwy jednowyrazowej system zablokuje możliwość jej zmiany, a na ekranie pojawi się odpowiedni komunikat.
Warto zadbać o to, żeby nazwy nadawane dokumentom (podobnie jak sprawom) były zrozumiałe dla innych użytkowników systemu (np. w momencie, gdy będą oni korzystać z zastępstw) i jasno wskazywały, czego dotyczy dany dokument. Precyzyjne nazewnictwo pomaga również w odszukiwaniu dokumentów w wyszukiwarce.