Po wybraniu modułu Raporty z głównego menu systemu na ekranie wyświetlony zostanie widok, w którym dostępne są dwie zakładki – Zamów raport oraz Lista zamówionych raportów.
Opcje dostępne w zakładce Zamów raport pozwalają określić: typ zamawianego raportu, zakres czasowy pobieranych danych oraz format pliku, w którym zostaną zapisane dane. Użytkownik ma do wyboru cztery typy raportów:
- Raport spraw,
- Raport pism,
- Raport korespondencji,
- Raport dziennika zdarzeń.
Po wybraniu typu raportu osoba zamawiająca może wskazać stanowisko (pracownika), dla którego generowany jest raport, lub komórkę organizacyjną. Konieczne jest też wskazanie zakresu czasowego, którego ma dotyczyć zestawienie danych, oraz formatu pliku, w jakim dane zostaną zapisane. Raporty można zapisywać w plikach CSV, XLS i XLSX.
W polu Widok można wybrać szablon raportu, jeżeli został on wcześniej przygotowany przez użytkownika posiadającego prawa dostępu do panelu Administracja (patrz ramka niżej). Po wybraniu pozycji w polu Typ raportu, w polu Widok możliwe będą do wybrania zdefiniowane szablony odpowiadające danemu typowi raportu.
Jak przygotować szablon raportu
W systemie EZD RP możliwe jest definiowanie i udostępnianie szablonów raportów spełniających potrzeby danej organizacji lub komórki organizacyjnej. Do wykonania tej operacji konieczne jest posiadanie praw dostępu do panelu Administracja. Przygotowane szablony mogą być używane przez wszystkich użytkowników mających dostęp do modułu Raporty.
Szablony tworzone są w module Administracja > Raporty. Po kliknięciu przycisku Dodaj możliwe jest wprowadzenie nazwy szablonu raportu, jego opisu, wskazanie typu generowanego raportu, rodzaju i kolejności kolumn oraz określenie komórki organizacyjnej, której dotyczyć będą dane uwzględniane w raporcie.
Po zapisaniu szablonu będzie on widoczny na liście zdefiniowanych raportów oraz będzie dostępny dla użytkowników EZD RP w polu Widok w module Raporty. Przygotowane szablony można edytować i usuwać.
Po uzupełnieniu pól i wykonaniu opisanych czynności należy kliknąć przycisk Zamów raport. Zamówiony raport trafi do kolejki raportów aktualnie generowanych w danym podmiocie, a jego status będzie widoczny w zakładce Lista zamówionych raportów.
W momencie przygotowania zamówionego raportu zmieni się jego status na Wygenerowany i możliwe będzie pobranie pliku na dysku (przycisk Pobierz raport). Automatycznie zostanie też wysłana z systemu EZD RP na adres ustawiony w profilu użytkownika wiadomość e-mail z powiadomieniem o dostępności zamówionego raportu.
