Sprawę w systemie może zakończyć wyłącznie osoba odpowiedzialna za jej prowadzenie, jeżeli ma ona status W toku. Aby to zrobić, użytkownik powinien przejść do widoku Biurko > W toku i znaleźć sprawę na liście lub skorzystać z funkcji wyszukiwania po znaku sprawy. Następnie, po wyświetleniu szczegółów danej sprawy, użytkownik powinien kliknąć przycisk Akcje i wybrać z menu opcję Zakończ sprawę.
Pojawi się panel boczny, w którym można potwierdzić czynność zakończenia wybranej sprawy. Z listy rozwijanej należy wybrać powód oraz opcjonalnie wprowadzić uwagi lub określić datę administracyjnego zakończenia postępowania. Wprowadzone dane zostaną zapisane po kliknięciu przycisku Tak.
W przypadku, gdy nie zostanie określona data zakończenia postępowania administracyjnego, zastąpi ją data wykonania ostatniej czynności technicznej w systemie. Data zostanie wskazana automatycznie po wyborze przycisku Tak.
Walidacja – uzupełnienie metadanych dokumentów
Ważną kwestią podczas zakańczania sprawy jest uzupełnienie metadanych wszystkich dokumentów. Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty, które nie mają uzupełnionych metadanych, system wyświetli komunikat wraz ze wskazaniem tych dokumentów.
Po uzupełnieniu metadanych wskazanych dokumentów możliwe jest zakończenie sprawy.
Walidacja – zwrot dokumentów do składów
Mechanizmy kontrolne zaimplementowane w EZD RP sprawdzają również, czy do sprawy dołączony jest jakikolwiek zarejestrowany w składzie chronologicznym dokument, który ma status inny niż Dostępny. Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty o takich statusach, które są odwzorowaniami cyfrowymi dokumentów papierowych zarejestrowanych w składach chronologicznych, wyświetlony zostanie komunikat z informacją o tym, że dokumenty zostały zarezerwowane do wypożyczenia lub wypożyczone ze składu.
Zakończenie sprawy będzie możliwe po zwróceniu dokumentów do składu chronologicznego i zmianie statusu dokumentów na Dostępny.
Walidacja – zakończenie rozpoczętych zadań
Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty powiązane z wystawionymi zadaniami i zadania te nie zostały zakończone, system uniemożliwi zakończenie takiej sprawy. Na ekranie wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat ze wskazaniem dokumentu.
Zakończenie sprawy będzie możliwe po realizacji wszystkich aktywnych zadań. Zakończona sprawa zostanie automatycznie przeniesiona do sekcji Biurko > Zakończone.