System EZD RP umożliwia założenie sprawy na podstawie dokumentu otrzymanego w ramach zadania albo dokumentu wewnętrznego. Możliwe jest również założenie sprawy własnej z urzędu, gdzie pracownik będzie gromadził dokumenty ze wspólnym znakiem sprawy. W zależności od ustawień przyjętych w danej instytucji znak sprawy jest nadawany automatycznie lub samodzielnie przez pracownika.
Zakładanie sprawy z poziomu zadania
Aby założyć sprawę na dokumencie, który został zarejestrowany w RPW (rejestr przesyłek wpływających) i przypisany pracownikowi, należy przejść do widoku Zadania > Nowe. Z listy wybieramy przesyłkę, na podstawie której chcemy założyć sprawę. Po zaznaczeniu pola wyboru z prawej strony menu wyświetli się menu kontekstowe, gdzie należy kliknąć Załóż sprawę.
Sprawę można również założyć w widoku Zadania > W realizacji > Szczegóły zadania. Należy pamiętać, że wystarczy kliknąć w zadanie wyświetlone na liście w sekcji Zadania > Nowe, aby automatycznie zostało ono przeniesione do sekcji Zadania > W realizacji.
W szczegółach zadania klikamy przycisk Akcje i wybieramy z listy opcję Załóż sprawę.
Po kliknięciu opcji Załóż sprawę system przenosi użytkownika do okna, w którym należy wskazać klasę z JRWA (jednolity rzeczowy wykaz akt) odpowiadającą zakładanej sprawie. Można to zrobić, wpisując numer lub fragment hasła JRWA .
Drugim sposobem jest wybranie klasy z wykazu rzeczowego, który jest prezentowany w formie drzewa.
Wybór klasy JRWA informuje o sposobie prowadzenia sprawy: papierowo (czerwona ikona z literą P w okręgu) lub elektronicznie (zielona ikona z literą E). Decydują o tym przepisy prawa oraz dana instytucja.
Po wybraniu odpowiedniej klasy JRWA system informuje, jaki numer otrzyma zakładana sprawa. Automatycznie jest wskazywany kolejny dostępny numer. W przypadku, gdy jest to pierwsza sprawa w danej komórce organizacyjnej i wybranej klasie, możliwa jest ręczna zmiana proponowanego numeru przez pracownika. Należy jednak pamiętać, że wskazanie innego numeru niż 1 spowoduje zablokowanie numerów pominiętych. System będzie je traktował jako zajęte.
Gdy zakładana sprawa jest kolejną w danej klasie, nie ma możliwości ręcznego wskazania jej numeru (pole jest szare i nieaktywne). Zasada ta może ulec zmianie, gdy administrator włączy opcję ręcznego zmieniania numerów spraw przez pracowników (więcej informacji w artykule Samodzielne nadawanie numeru sprawie).
W oknie zakładania sprawy widoczne są także informacje o roczniku, w którym sprawa jest rejestrowana, kategorii archiwalnej oraz cały znak sprawy.
W przypadku, gdy wskazana do założenia sprawy klasa JRWA została oznaczona więcej niż jedną kategorią archiwalną, wyświetlony zostanie stosowny komunikat. W polu Kategoria archiwalna możliwa jest zmiana kategorii archiwalnej.
Po sprawdzeniu poprawności danych należy zatwierdzić założenie sprawy, klikając przycisk Zapisz. System przenosi użytkownika do widoku szczegółów założonej sprawy oraz informuje o wykonaniu czynności, wyświetlając stosowny komunikat.
Poprawnie zarejestrowana sprawa znajdzie się w widoku Biurko > W toku > Sprawy oraz w spisie spraw dla danej instancji.
Zakładanie sprawy z poziomu pisma
Jeżeli chcemy założyć sprawę z poziomu pisma, zarówno na podstawie dokumentu wewnętrznego, jak i zarejestrowanego w RPW, należy przejść do widoku Biurko > W toku > Pisma. Następnie klikamy pole wyboru obok pisma, dla którego chcemy założyć sprawę. Pojawi się menu kontekstowe, z którego należy wybrać opcję Załóż sprawę. System pozwala założyć sprawę na piśmie, które ma uzupełnione metadane.
Wyświetli się okno pozwalające na wskazanie klasy JRWA – dalej postępujemy tak, jak przy zakładaniu sprawy z poziomu zadania.
Zakładanie sprawy własnej
System umożliwia również założenie sprawy własnej przez pracownika merytorycznego. W tym celu klikamy kafelek Załóż sprawę na stronie głównej.
Wyświetli się okno z tytułem sprawy i możliwością wyboru klasy JRWA. Nadajemy tytuł sprawie i wykonujemy te same kroki, co przy zakładaniu sprawy z poziomu zadania lub z poziomu pisma. Poprawnie założona sprawa pojawi się w sekcji Biurko > W toku > Sprawy oraz w spisie spraw.