System EZD RP umożliwia założenie sprawy na podstawie dokumentu otrzymanego w ramach zadania albo dokumentu wewnętrznego. Możliwe jest również założenie pustej sprawy, gdzie pracownik będzie gromadził dokumenty ze wspólnym znakiem sprawy. W zależności od ustawień przyjętych w danej instytucji znak sprawy jest nadawany automatycznie lub samodzielnie przez pracownika.
Zakładanie sprawy z poziomu zadania
Aby założyć sprawę na dokumencie, który został zarejestrowany w RPW (rejestr przesyłek wpływających) i przypisany pracownikowi, należy przejść do widoku Zadania > Nowe. Z listy wybieramy przesyłkę, na podstawie której chcemy założyć sprawę. Po zaznaczeniu pola wyboru z prawej strony menu wyświetli się menu kontekstowe, gdzie należy kliknąć Załóż sprawę.
Sprawę można również założyć w widoku Zadania > W realizacji > Szczegóły zadania. Należy pamiętać, że wystarczy kliknąć w zadanie wyświetlone na liście w sekcji Zadania > Nowe, aby automatycznie zostało ono przeniesione do sekcji Zadania > W realizacji.
Po kliknięciu opcji Załóż sprawę system przenosi użytkownika do okna, w którym należy wskazać klasę z JRWA (jednolity rzeczowy wykaz akt) odpowiadającą zakładanej sprawie. Można to zrobić, wpisując numer lub fragment hasła JRWA .
Drugim sposobem jest wybranie klasy z wykazu rzeczowego, który jest prezentowany w formie drzewa.
Wybór klasy JRWA informuje o sposobie prowadzenia sprawy: papierowo (czerwona ikona z literą P w okręgu) lub elektronicznie (zielona ikona z literą E). Decydują o tym przepisy prawa oraz dana instytucja.
Po wybraniu odpowiednej klasy JRWA system informuje, jaki zostanie nadany numer sprawy. Dzięki walidacji automatycznie jest wskazywany kolejny dostępny numer, jednak można go też wprowadzić samodzielnie (więcej informacji w artykule Samodzielne nadawanie numeru sprawie).
Widoczne są także informacje o roczniku, w którym sprawa jest rejestrowana, kategorii archiwalnej oraz cały znak sprawy. Po sprawdzeniu poprawności danych użytkownik zatwierdza założenie sprawy, klikając przycisk Zapisz.
Po zapisaniu system przenosi użytkownika do widoku szczegółów założonej sprawy oraz informuje o wykonaniu czynności, wyświetlając stosowny komunikat .
Poprawnie zarejestrowana sprawa znajdzie się w widoku Biurko > W toku > Sprawy oraz w spisie spraw dla danej instancji.
Zakładanie sprawy z poziomu pisma
Jeżeli chcemy założyć sprawę z poziomu pisma, zarówno na podstawie dokumentu wewnętrznego, jak i zarejestrowanego w RPW, należy przejść do widoku Biurko > W toku > Pisma. Następnie klikamy pole wyboru obok pisma, dla którego chcemy założyć sprawę. Pojawi się menu kontekstowe, z którego należy wybrać opcję Załóż sprawę.
W tym momencie pojawia się okno pozwalające na wskazanie klasy JRWA – dalej postępujemy tak, jak przy zakładaniu sprawy z poziomu zadania.
Zakładanie pustej sprawy
Zdarza się, że nie chcemy zakładać sprawy na konkretnym piśmie, ale tworzymy ją po to, aby kompletować dokumenty, które można będzie identyfikować po wspólnym znaku sprawy. Możemy to zrobić, klikając kafelek Załóż sprawę na stronie głównej systemu.
Pojawia się okno z tytułem sprawy i wyborem klasy JRWA. Nadajemy tytuł sprawie i wykonujemy te same kroki, co przy zakładaniu sprawy z poziomu zadania lub z poziomu pisma. Poprawnie założona sprawa pojawi się w sekcji Biurko > W toku > Sprawy oraz w spisie spraw.