System EZD RP pozwala na określanie terminów realizacji zarówno zadań, jak i spraw. W przypadku tych drugich pracownik merytoryczny ma możliwość zmiany wyznaczonego terminu.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Wyznaczanie terminów realizacji zadań i spraw – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Terminy w zadaniach
Podczas wystawiania zadania do dekretacji lub do realizacji przełożony ma możliwość określenia terminu załatwienia pisma. W polu Termin realizacji można samodzielnie wpisać datę w układzie rrrr-mm-dd lub wskazać określony dzień po kliknięciu ikony kalendarza.
W zależności od indywidualnych ustawień w profilu użytkownika odbierającego zadanie, termin realizacji będzie wyświetlał się na liście zadań i w szczegółach zadania z symbolem wykrzyknika.
Terminy oznaczane są wykrzyknikami w następujących kolorach:
- niebieski – dla zadań lub spraw pilnych,
- różowy – dla zadań lub spraw po terminie.
Wyznaczone terminy realizacji wraz z wykrzyknikami są widoczne w odpowiedniej kolumnie po kliknięciu w menu głównym modułu Zadania i wybraniu jednej z trzech sekcji: Nowe, W realizacji i Zlecone.
Jeżeli przejdziemy do widoku szczegółów zadania, wykrzyknik będzie widoczny przy wyznaczonym terminie realizacji, który jest wyświetlany obok ikony kalendarza.
W sekcji Zadania > Nowe zadania pilne i po terminie są dodatkowo zliczane. Ich liczba wpisana jest do niebieskiego (pilne) i różowego (po terminie) licznika. Uwaga! Ten sposób zliczania dotyczy tylko zadań nowych.
Po odebraniu nowych zadań zostają one automatycznie przeniesione do folderu W realizacji. Liczniki z zadaniami pilnymi i po terminie znikają z sekcji Zadania > Nowe.
Terminy w sprawach
Jeżeli dekretujący pismo wskazał termin jego realizacji, to podczas rejestracji sprawy, system automatycznie przypisuje jej ten termin.
Pracownik merytoryczny prowadzący sprawę może zmienić termin realizacji, np. wydłużyć go lub skrócić. Nie może jednak wskazać daty wcześniejszej niż data wszczęcia sprawy (rejestracji). Aby zmienić termin realizacji, należy w widoku szczegółów sprawy kliknąć przycisk Akcje, a następnie opcję Zmień termin.
Należy pamiętać, że każde takie działanie pracownika będzie odnotowane zarówno w historii sprawy, jak i w metryce sprawy.
Data wszczęcia sprawy widoczna w widoku szczegółów sprawy i w zakładce Metadane to data techniczna założenia sprawy w systemie EZD RP (zgodnie z przepisami kancelaryjnymi).
Jeżeli przełożony w dekretacji (zadaniu) nie wskaże terminu realizacji sprawy, system automatycznie nadaje termin 30 dni liczony od dnia wpływu pisma wszczynającego sprawę. Chyba że dla danej klasy JRWA określono w systemie inny termin realizacji. Wtedy zostanie przyporządkowany termin wskazany przez administratora dla danego symbolu w wykazie akt.
Jeżeli założono sprawę własną bez pisma (za pomocą kafelka Załóż sprawę na stronie głównej), to termin realizacji liczony jest od daty rejestracji sprawy w systemie.
Wyznaczanie terminów realizacji zadań i spraw – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Terminy w zadaniach
Podczas przekazywania dokumentów i zadań oraz przy wystawianiu nowych zadań Do akceptacji lub podpisu, Do wiadomości i Udostępnień użytkownik w parametrach wystawianego zadania ma możliwość określenia terminu jego załatwienia. W tym celu w polu Termin załatwienia można samodzielnie wpisać datę w układzie rrrr-mm-dd lub wskazać określony dzień po kliknięciu ikony kalendarza.
U użytkownika, który otrzymał zadanie, termin załatwienia będzie wyświetlał się w widoku listy w module Do obsłużenia w kolumnie Termin realizacji. Kolumna z terminem realizacji jest widoczna również w module Monitorowanie. W zależności od pilności wskazanego terminu przy datach znajdujących się na liście w module Do obsłużenia może pojawić się symbol wykrzyknika. Znajdzie się on przy terminach na dziś oraz pilnych (liczbę dni zadań pilnych każdy użytkownik może zmienić w indywidualnych ustawieniach w Profilu użytkownika).
Terminy realizacji w module Do obsłużenia oznaczane są wykrzyknikami w następujących kolorach:
- żółty – dla zadań na dziś,
- niebieski – dla zadań pilnych.
Widoczne na liście w sekcji Do obsłużenia zadania po terminie zabarwią się w całości na kolor czerwony. Ikona wykrzyknika również zmieni kolor – na różowy.
Ponadto znajdujące się w module Do obsłużenia zadania pilne i po terminie są dodatkowo zliczane. Ich liczby wpisywane są do znajdujących się przy tym module w menu głównym liczników – niebieskiego (pilne) i różowego (po terminie).
Ponadto po wejściu w szczegóły otrzymanego zadania wyznaczony termin realizacji będzie widoczny w górnym panelu z informacjami.
Terminy w sprawach
W sprawach terminy realizacji prezentowane są w podobny sposób jak w module Do obsłużenia. Jeśli termin jest pilny, to pojawi się przy nim wykrzyknik w kolorze niebieskim, a jeżeli data wskazana w sprawie zostanie przekroczona – to wykrzyknik zabarwi się na różowo.
System automatycznie nadaje termin realizacji przypadający na 30 dni od momentu wpływu pisma wszczynającego sprawę. Chyba że dla danej klasy JRWA określono w systemie inny – wtedy zostanie przyporządkowany termin wskazany przez administratora dla danego symbolu w wykazie akt.
Jeżeli założono sprawę własną bez pisma (za pomocą znajdującego się na stronie głównej kafelka Załóż sprawę), to termin realizacji liczony jest od daty rejestracji sprawy w systemie.
Data wszczęcia sprawy wyświetlana w widoku szczegółów sprawy i w zakładce Metadane to data techniczna założenia sprawy w systemie EZD RP (zgodnie z przepisami kancelaryjnymi).
W przypadku spraw pracownik merytoryczny ma możliwość zmiany terminu realizacji – może go wydłużyć lub skrócić. Użytkownik nie może jednak wskazać daty wcześniejszej niż aktualny dzień. Aby zmienić termin realizacji, należy w widoku szczegółów sprawy kliknąć przycisk Akcje, a następnie opcję Zmień termin.
Należy pamiętać, że każde takie działanie pracownika zostanie odnotowane zarówno w Historii sprawy, jak i w jej metryce.
