System EZD RP umożliwia wysyłkę wiadomości e-mail bezpośrednio z poziomu prowadzonej sprawy. W tym celu należy ze strony głównej przejść do sekcji Biurko > W toku > Sprawy, a następnie wybrać sprawę, dla której chcemy wysłać korespondencję e-mail.
Zaznaczamy pole wyboru przy nazwie dokumentu, który dodamy jako załącznik do wiadomości. Z prawej strony ekranu rozwinie się menu kontekstowe, z którego wybieramy opcję Wyślij > Pocztą elektroniczną.
System przeniesie nas do widoku Wysyłka e-mail. Należy wypełnić wszystkie pola obowiązkowe:
- Do – wyszukujemy adres e-mail z bazy adresatów;
- Tytuł – system automatycznie dodaje w tym polu znak sprawy, tytuł możemy edytować;
- Treść – wpisujemy tekst, który będzie treścią wiadomości.
Opcjonalnymi polami są DW (kopia wiadomości wysyłana jest do innego użytkownika) oraz UDW (kopia wiadomości wysyłana jest do ukrytego użytkownika, a główny adresat nie będzie widział adresu użytkownika dodanego w polu UDW).
Przy tworzeniu treści wiadomości możemy skorzystać z następujących elementów:
- Pogrubienie
- Kursywa
- Zakreślenie
- Wyczyszczenie styli
- Dodanie tytułów (nagłówków)
- Dodanie listy lub listy numerycznej
- Cofnij
- Przywróć
Podczas przygotowania wiadomości można również skorzystać ze skonfigurowanego szablonu podpisu e-mail.
Po wybraniu szablonu podpisu e-mail w pole Treść zostanie wstawiony tekst, który został stworzony podczas konfiguracji szablonu. Szablony konfiguruje się, wchodząc w menu górnym w Profil użytkownika > Ustawienia i klikając przycisk Edytuj w sekcji Korespondencja wychodząca.
Kiedy wiadomość jest gotowa, klikamy przycisk Wyślij.
Wygenerowana korespondencja znajdzie się w widoku sprawy w zakładce Wysyłki. Po kliknięciu zakładki, a następnie symbolu rozwijania przy dacie wysyłki wyświetli się nadany numer RKW (rejestr korespondencji wychodzącej).
System pozwala również na: podgląd szczegółów wysyłki wiadomości, podgląd wiadomości w wygenerowanym pliku z rozszerzeniem .eml oraz pokazuje, jaki dokument z akt sprawy został przesłany jako załącznik w wiadomości e-mail.
Po wysłaniu wiadomości zostanie ona automatycznie dodana do akt sprawy. Kliknięcie jej nazwy spowoduje pobranie pliku z rozszerzeniem .eml, który można odczytać przy użyciu programu pocztowego. Można też zmienić nazwę wiadomości, zaznaczając pole wyboru przy dotychczasowej nazwie i wybierając w prawym menu funkcję Zmień nazwę.
