Chcąc wysłać korespondencję przez ePUAP, należy utworzyć pismo w wersji przeznaczonej do wysyłki elektronicznej, tzw. ePismo, które ma format XML. W systemie EZD RP tworzenie ePisma odbywa się z poziomu szczegółów sprawy. Funkcja jest umieszczona w sekcji Akta sprawy pod przyciskiem Dodaj.
Po kliknięciu opcji ePismo system wyświetli użytkownikowi nowe okno Dodaj ePismo, w którym prosty kreator konfiguracji przeprowadzi go przez kolejne etapy wymagane do utworzenia poprawnego formularza.
W pierwszym kroku należy wybrać adresata lub zaznaczyć pole wyboru, w którym wskazujemy, że pismo ma nie zawierać danych adresata.
Podanie informacji o adresacie lub ich brak nie ma w tym miejscu znaczenia przy późniejszej wysyłce ePisma przez platformę ePUAP. Jest to wybór, który ma za zadanie uzupełnienie danych adresowych w samym ePiśmie. Adresata wybieramy z zakładki Uczestnicy lub wyszukujemy go w bazie kontaktów poprzez wpisanie fragmentu lub całości jego imienia, nazwiska, nazwy lub miejscowości.
Po uzupełnieniu danych adresata, należy kliknąć przycisk Dalej i przejść do kolejnego kroku. Następnie trzeba podać tytuł pisma, jego rodzaj oraz wpisać treść. Wymagane jest uzupełnienie wszystkich pól. Zawartość pola Treść będzie treścią pisma przewodniego tworzonego ePisma.
Po naciśnięciu przycisku Dalej użytkownik przejdzie do widoku z możliwością dołączenia dokumentów. System wskaże dokumenty z akt sprawy, które mogą zostać załączone do ePisma. Po zaznaczeniu wybranych dokumentów, chcąc zakończyć tworzenie ePisma, należy kliknąć przycisk Zapisz.
Utworzone ePismo automatycznie zostanie dołączone do akt sprawy. Nazwa pliku będzie tożsama z nadanym tytułem, a plik będzie miał rozszerzenie .xml.
Po kliknięciu w tytuł ePisma na ekranie wyświetlony zostanie jego podgląd. Plik zostanie automatycznie wyeksportowany do formatu PDF, pozwalającego na swobodną prace z dokumentem.
Plik ePisma można przekazać do podpisu innej osobie, wystawiając jej zadanie Do podpisu lub podpisać je samodzielnie. W tym celu należy skorzystać z funkcji Podpisz dostępnej w menu kontekstowym po zaznaczeniu danego pliku. System automatycznie dopasuje wymagany rodzaj podpisu do typu pliku.
Teraz podpisany plik ePisma można przesłać za pomocą platformy ePUAP. W tym celu z poziomu akt sprawy po zaznaczeniu ePisma należy wybrać w prawym menu funkcję Wyślij, a następnie pozycję ePUAP.
System wyświetli okno Rejestrowanie korespondencji wychodzącej ePUAP. W widoku automatycznie pojawi się wybrany plik w postaci załącznika. Chcąc przejść do kolejnego etapu, należy kliknąć przycisk Dalej.
W drugim kroku należy dodać adresata. Użytkownik może wybrać go za pomocą jednej z trzech zakładek. W zakładce Wyszukaj może wybrać go z lokalnej bazy adresatów, wpisując fragment imienia lub nazwiska. W zakładce Uczestnicy może wybrać adresata spośród uczestników przypisanych do danej sprawy. W zakładce Ostatnio wybierani może wskazać adresata spośród zapamiętanych wyborów z ostatnich 30 dni.
Dodatkowo na tym poziomie istnieje możliwość wprowadzenia nowego adresata do bazy za pomocą funkcji Utwórz kontakt. Wskazani adresaci pojawią się w zakładce Wybrani. W zależności od tego, czy jest to podmiot czy osoba fizyczna, wysyłka jest realizowana w trybie UPP (urzędowe poświadczenie przedłożenia) lub UPD (urzędowe poświadczenie dostarczenia). System EZD RP automatycznie określi rodzaj trybu. Chcąc zrealizować wysyłkę, należy kliknąć przycisk Zapisz.
Okno rejestrowania korespondencji wychodzącej ePUAP zostanie zamknięte. Jeżeli wszystkie czynności zostały wykonane poprawnie, przy wysyłanej pozycji w aktach sprawy pojawi się aktywna ikona statusu wysyłki z literą W. Jeśli czynność nie powiedzie się, na ekranie wyświetlony zostanie komunikat informujący o rodzaju błędu.
Kliknięcie ikony statusu z literą W wyświetli panel ze szczegółową informacją dotyczącą wysyłki.
Dodatkowo przesyłka pojawi się w sekcji Wysyłki ze statusem Wysłana. Wskazuje na to znak zielonej strzałki obok numeru RKW.
Zwrot w postaci UPP lub UPD zostanie dołączony do dokumentu. Kliknięcie w UPP/UPD po ich pojawieniu się wygeneruje podgląd dokumentu.