System EZD RP umożliwia założenie sprawy dla postępowania wszczynanego z urzędu. W przypadku takiej sprawy nie jest konieczne wskazywanie pisma, na podstawie którego ma ona zostać utworzona.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Wszczęcie sprawy z urzędu – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wszczęcie sprawy z urzędu jest możliwe do wykonania poprzez kliknięcie na stronie głównej systemu przycisku Załóż sprawę.
W wyświetlonym widoku należy nadać nowej sprawie tytuł, dbając o to, by dobrze oddawał on jej temat i był zrozumiały również dla innych użytkowników systemu.
Następnie trzeba wybrać klasę JRWA (jednolitego rzeczowego wykazu akt), do której zostanie przypisana założona sprawa. Użytkownik może odszukać odpowiednią klasę, korzystając z pola wyszukiwania znajdującego się w zakładce Wpisz numer lub hasło JRWA.
Po wpisaniu numeru klasy lub fragmentu jej nazwy w zakładce zostaną wyświetlone pozycje JRWA pasujące do szukanej frazy. Należy spośród nich wybrać właściwą.
Drugą opcją jest wybór klasy JRWA z rozwijanego wykazu wszystkich klas obowiązujących w danej instytucji. W tym celu użytkownik klika zakładkę Wybierz numer JRWA i na znajdującej się w niej liście o strukturze drzewa odszukuje interesującą go pozycję (rozwija kolejne poziomy klasy nadrzędnej aż do momentu znalezienia docelowej). Sprawy zakładane są zawsze na klasach końcowych, które można rozpoznać po tym, że obok nazwy takiej klasy system wyświetla ikonę przedstawiającą otoczoną okręgiem literę E lub P (oznaczenie to informuje użytkownika, czy sprawy w danej klasie prowadzone są papierowo, czy też elektronicznie).
Po wybraniu klasy z JRWA, w ramach której będzie prowadzona sprawa, system automatycznie proponuje kolejny dostępny numer sprawy. W znajdujących się obok polach widoczne są także informacje o kategorii archiwalnej oraz o znaku sprawy. Po sprawdzeniu danych użytkownik zatwierdza operację założenia sprawy za pomocą przycisku Zapisz.
Po zapisaniu danych system automatycznie wyświetla widok szczegółów założonej sprawy.
Poprawnie założona sprawa jest dostępna w widoku Biurko > W toku > Sprawy na koncie użytkownika, który ją założył i jest jej właścicielem.
Wszczęcie sprawy z urzędu – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wszczęcie sprawy z urzędu jest możliwe do wykonania ze strony głównej systemu poprzez kliknięcie przycisku Załóż sprawę.
Na wyświetlonej stronie należy nadać nowej sprawie tytuł, dbając o to, by dobrze oddawał jej temat i był zrozumiały również dla innych użytkowników systemu.
Następnie należy wybrać klasę JRWA (jednolity rzeczowy wykaz akt), do której zostanie przypisana założona sprawa. Użytkownik może wyszukać odpowiednią klasę, korzystając z pola wyszukiwania znajdującego się w zakładce Wpisz numer lub hasło JRWA.
Po wpisaniu numeru klasy lub fragmentu jej nazwy w zakładce zostaną wyświetlone pasujące do szukanej frazy pozycje JRWA, z których należy wybrać właściwą.
Drugą opcją jest wybór klasy JRWA z rozwijanego wykazu wszystkich klas obowiązujących w danej instytucji. W tym celu użytkownik klika zakładkę Wybierz numer JRWA i po wyświetleniu nowego widoku wskazuje poszukiwaną klasę z listy o strukturze drzewa (rozwija kolejne poziomy danej klasy aż do momentu znalezienia docelowej pozycji). Sprawy zakłada się zawsze na klasach końcowych. Przy takiej klasie system wyświetla oznaczenie E lub P, które informuje użytkownika o tym, czy sprawy prowadzone są w niej elektronicznie, czy też papierowo.
Po wybraniu klasy z JRWA, w ramach której będzie prowadzona sprawa, system automatycznie proponuje pierwszy dostępny numer sprawy. W kolejnych polach wyświetlane są także informacje o kategorii archiwalnej oraz znaku sprawy. Po sprawdzeniu danych użytkownik zatwierdza operację założenia sprawy przy pomocy przycisku Zapisz.
Po zapisaniu danych system automatycznie wyświetla widok szczegółów założonej sprawy.
Poprawnie założona sprawa jest dostępna w widoku Sprawy > W toku > Sprawy na koncie użytkownika, który ją utworzył i jest jej właścicielem.
