Zadanie Udostępnienie do realizacji / Udostępnienie (w zależności od wersji systemu) pozwala użytkownikowi na zaproszenie innych pracowników do wspólnej pracy na będących częścią sprawy dokumentach. Załączniki wskazane podczas tworzenia zadania mogą zostać udostępnione w trybie do odczytu lub do edycji. Ten typ zadania umożliwia użytkownikom, którzy je otrzymują, tworzenie wkładów własnych. Wkłady te po zatwierdzeniu są dodawane do sprawy, z której utworzono zadanie.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Tworzenie i praca z zadaniem Udostępnienie do realizacji – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wystawianie zadania Udostępnienie do realizacji
Aby udostępnić dokumenty w celu wspólnej pracy, należy przejść do widoku Akt sprawy i zaznaczyć pola wyboru przy nazwach dokumentów, które mają zostać udostępnione. Następnie w menu kontekstowym po prawej stronie ekranu trzeba wybrać opcję Udostępnij do realizacji.
Wyświetli się panel boczny Tworzenie zadania udostępnienia do realizacji. W pierwszym kroku można w nim dodać treść zadania, czyli wpisać, jakie oczekiwanie czy prośba stoją za jego wystawieniem. Następnie należy wskazać osoby, którym zostaną udostępnione dokumenty.
Kolejnym krokiem jest wybranie trybu udostępnienia – do odczytu lub do edycji. Tryb odczytu da odbiorcy jedynie możliwość zapoznania się z treścią dokumentu, natomiast edycji – wprowadzenia w nim zmian (jeśli format pliku na to pozwala). Jeżeli w zadaniu udostępniana jest większa liczba dokumentów, tryb należy określić dla każdego z nich.
Ostatnie dwie pozycje pozwalają na wskazanie, czy wystawiający zadanie oczekuje wkładu własnego (czyli dodatkowego, oddzielnego dokumentu, który może zostać dołączony do zadania przez odbiorcę), oraz określenie terminu, w którym powinno ono zostać zrealizowane.
Jeśli wszystkie obowiązkowe (oznaczone gwiazdką) pola zostały wypełnione, po kliknięciu przycisku Utwórz zadanie zostanie wystawione.
Przy dokumentach udostępnionych w trybie do edycji pojawi się ikona kłódki, która będzie widoczna zarówno z poziomu Akt sprawy, jak i zadania. Aby móc edytować dokument, należy kliknąć ikonę otwartej kłódki, co spowoduje jej zamknięcie. W menu kontekstowym pojawi się wówczas dodatkowa opcja – Edytuj. Można z niej skorzystać tylko w przypadku plików edytowalnych (np. w formacie DOCX).
Zamknięcie kłódki jest jednoznaczne z zablokowaniem możliwości edycji dokumentu dla pozostałych użytkowników, którzy mają do niego dostęp (są jego właścicielem lub otrzymali go w zadaniu udostępnienia). W ten sposób system pilnuje, żeby praca na dokumentach nie była wykonywana przez kilka osób jednocześnie. Pracownik, który zamyka kłódkę, ma pewność, że będzie edytować najbardziej aktualną wersję dokumentu.
Pracownik, któremu pliki zostały udostępnione, zobaczy je na swoim koncie, w sekcji Zadania > Nowe. Po kliknięciu wiersza z zadaniem może przejść do jego szczegółów, a po zaznaczeniu pola wyboru skorzystać z jednej z dwóch opcji, które będą dostępne w menu kontekstowym: Deleguj lub Historia zadania.
Praca z zadaniem Udostępnienie do realizacji
Po otwarciu nowego zadania automatycznie przenoszone jest ono do widoku Zadania > W realizacji > Szczegóły zadania. Dostępne są tu akcje: Deleguj, Pokaż historię zadania, Zakończ zadanie.
Po wybraniu akcji Deleguj system wyświetli okno Czy na pewno chcesz delegować zadanie?
Delegowanie zadania pozwala na przekazanie go innej osobie. W tym celu należy wybrać odbiorcę. Jeśli nie dodaje się wkładu własnego, trzeba również wskazać pole wyboru Nie chcę dodawać wkładu własnego i kliknąć Zapisz.
Szczegóły zadania Udostępnienie do realizacji są podzielone na trzy sekcje: Dokumenty udostępnione, Dokumenty własne oraz Otrzymane wkłady.
W pierwszej sekcji znajdują się udostępnione dokumenty, na których wystawiono zadanie. Jeśli przy dokumencie widoczna jest ikona kłódki, to po jej zamknięciu i zaznaczeniu pola wyboru przy nazwie pliku (w zależności od uprawnień) w prawym menu widoczne będą opcje: Akceptuj, Edytuj, Pobierz na dysk, Podpisz, Udostępnij do realizacji, Udostępnij do wiadomości, Uwierzytelnienie, Wczytaj nową wersję, Wersje dokumentu oraz Załóż sprawę. Po kliknięciu opcji Edytuj dokument otworzy się w edytorze tekstów i możliwe będzie wprowadzenie i zapisanie zmian.
W sekcji Dokumenty własne pojawią się dokumenty utworzone przez użytkownika, który otrzymał zadanie. Jest to wkład własny tego użytkownika. Tworzenie własnych dokumentów umożliwia opcja Dodaj. Można w ten sposób dołączyć wcześniej przygotowane pliki zapisane na dysku komputera lub stworzyć nowe, korzystając z szablonów dostępnych w systemie.
Po zaznaczeniu pola wyboru przy utworzonym dokumencie w menu kontekstowym dostępne będą opcje: Anonimizator, Akceptuj, Do akceptacji, Do podpisu, Edytuj, Metadane, Udostępnij do realizacji, Udostępnij do wiadomości, Usuń, Wersje dokumentu, Zatwierdź wkład, Zmień nazwę. Wszystkie te czynności wykonuje się tak samo jak w przypadku dokumentów dostępnych w sprawie.
Aby przygotowane dokumenty pojawiły się w Aktach sprawy u osoby, która wystawiła zadanie, należy je zatwierdzić, klikając Zatwierdź wkład. Wykonanie tej czynności spowoduje również, że wkład własny nie będzie mógł być dalej edytowany ani zostać usunięty. W związku z tym zatwierdzenia wkładu należy dokonać dopiero, gdy ma on już ostateczną formę.
System sprawdza, czy zatwierdzany dokument ma uzupełnione metadane. Jeśli ten obowiązek nie został dopełniony, wyświetli stosowny komunikat.
Przy dokumentach pojawią się ikony – jedna oznaczająca, że plik jest zatwierdzony, a druga informująca o tym, że dokument jest w formie tylko do odczytu.
Osoba, która otrzymała zadanie udostępnienia do realizacji, może wystawić na tych samych dokumentach następne takie zadanie. Gdy jego odbiorca doda i zatwierdzi własne dokumenty, pojawią się one w sekcji Otrzymane wkłady w zadaniu pierwotnym. Po ich zaznaczeniu w prawym menu dostępna będzie opcja Akceptuj wkład. Wybranie jej spowoduje, że dokument zostanie przeniesiony z sekcji Otrzymane wkłady do sekcji Dokumenty własne. Jeżeli odbiorca tych dokumentów chce dołączyć je do sprawy, z której otrzymał własne zadanie, musi dokonać zatwierdzenia wkładu. Dokumenty te będą prezentowane w sprawie jako wkład pierwszego odbiorcy zadania udostępnienia.
Po zakończeniu pracy na dokumentach udostępnionych do realizacji należy zamknąć zadanie poprzez kliknięcie przycisku Akcje i wybranie opcji Zakończ zadanie. Czynność ta jest niezbędna, aby poinformować wystawiającego zadanie o zakończeniu działań, ale też żeby właściciel udostępnionych dokumentów mógł kontynuować na nich pracę (np. wystawić zadania kolejnym osobom).
Po kliknięciu opcji Zakończ zadanie pojawi się ono w widoku Zadania > Zrealizowane.
Wprowadzone zmiany w dokumentach udostępnionych do edycji będą widoczne na wszystkich poziomach dostępu do danego dokumentu. Z kolei zatwierdzone wkłady własne będzie można zobaczyć z poziomu, z którego nastąpiło wystawienie zadania udostępnienia do realizacji. Przy nazwach zatwierdzonych wkładów pojawi się dodatkowa informacja, że jest to wkład własny.
Warunki zakończenia zadania
Jeżeli użytkownik wystawiający zadanie oczekiwał dodania lub zatwierdzenia wkładu własnego, to po kliknięciu opcji Zakończ zadanie system zweryfikuje, czy żądanie to zostało spełnione.
Gdy odbiorca zadania będzie chciał je zakończyć, ale nie dodał albo zatwierdził wymaganego wkładu własnego, wyświetli się odpowiedni komunikat. W takiej sytuacji zakończenie zadania bez dodania lub zatwierdzenia wkładu własnego jest jednak możliwe. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru przy opcji Nie chcę dodawać wkładu własnego lub – w drugim przypadku – Nie chcę zatwierdzać tych dokumentów jako wkład własny.
Jeżeli użytkownik, który otrzymał zadanie udostępnienia do realizacji, wystawi je ponownie i udostępni w nim dokumenty innemu pracownikowi, system zablokuje możliwość zamknięcia zadania do czasu, aż ostatnia osoba zakończy swoje zadanie. Wyświetlony zostanie wówczas stosowny komunikat.
Zakończenie zadania Udostępnienie do realizacji a zakończenie sprawy
Od wersji 19.7.42 systemu możliwe jest zakończenie prowadzonej sprawy pomimo istnienia aktywnych (niezakończonych) zadań udostępnienia do realizacji. Zamknięcie sprawy nie spowoduje anulowania czy zamknięcia wystawionych zadań – ich odbiorca nadal będzie miał możliwość dodania do sprawy (mimo zmiany jej statusu) wkładu własnego. W takiej sytuacji właściciel zakończonej sprawy zostanie powiadomiony (za pomocą ikony dzwonka i e-maila) o dodaniu do niej wkładu.
Zakończenie sprawy z aktywnymi zadaniami udostępnienia do realizacji nie zablokuje również możliwości edycji udostępnionych dokumentów (jeśli taki tryb został wybrany). Jeżeli nie jest to wskazane, należy po zakończeniu sprawy zablokować kłódkę przy udostępnionych dokumentach. Drugą opcją jest zmiana trybu udostępnienia z edycji na odczyt. Czynność tę można wykonać w zakładce Zadania > Zlecone – należy zaznaczyć tam pole wyboru przy zadaniu i w prawym menu kliknąć opcję Zmień tryb udostępnienia.
Zobacz także
Tworzenie zadania Do podpisu
Tworzenie zadania Do akceptacji
Podgląd treści dokumentu
Artykuły dotyczące poprzednich wersji systemu:
Tworzenie zadań udostępniania do realizacji (dla wersji 19.7.27)
Tworzenie i praca z zadaniem Udostępniania – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wystawianie zadania Udostępnienie
Aby udostępnić dokumenty w celu wspólnej pracy, należy przejść do widoku Akt sprawy i zaznaczyć pola wyboru przy nazwach dokumentów, które mają zostać udostępnione. Następnie w menu kontekstowym po prawej stronie ekranu trzeba wybrać opcję Udostępnij.
Wyświetli się panel boczny Parametry zadania udostępnienia. W pierwszym kroku możliwe jest określenie terminu, w którym zadanie powinno zostać zrealizowane. Dostępne jest także pole wyboru pozwalające na wskazanie, czy wystawiający zadanie oczekuje wkładu własnego (czyli dodatkowego, oddzielnego dokumentu, który może zostać dołączony do zadania przez odbiorcę).
Poniżej znajduje się pole tekstowe, w którym można dodać treść zadania, czyli wpisać, jakie oczekiwanie czy prośba stoją za jego wystawieniem.
Kolejnym krokiem jest wskazanie odbiorców zadania, którym zostaną udostępnione dokumenty. Można to zrobić poprzez wyszukanie użytkownika, wskazanie grupy dystrybucyjnej lub wytypowanie odbiorcy spośród ostatnio wybieranych osób.
Następnie należy określić tryb udostępnienia – odczyt z wersjami, odczyt bez wersji lub do edycji. Tryb odczytu da odbiorcy jedynie możliwość zapoznania się z treścią dokumentu, przy czym można określić, czy ma on być dostępny wraz ze wszystkimi swoimi wersjami, czy w zadaniu ma się pojawić jedynie ostatnia wersja dokumentu. Edycja natomiast da możliwość wprowadzania w dokumencie zmian (jeśli format pliku na to pozwala). Jeżeli w zadaniu udostępniana jest większa liczba dokumentów, tryb należy określić dla każdego z nich.
Jeśli wszystkie obowiązkowe (oznaczone gwiazdką) pola będą wypełnione, po kliknięciu przycisku Utwórz zadanie zostanie wystawione.
Przy dokumentach udostępnionych w trybie do edycji pojawi się ikona kłódki, która będzie widoczna obok zarówno z poziomu Akt sprawy, jak i z poziomu zadania. Aby móc edytować dokument, należy kliknąć ikonę otwartej kłódki, co spowoduje jej zamknięcie. W menu kontekstowym pojawi się wówczas dodatkowa opcja – Edytuj. Można z niej skorzystać tylko w przypadku plików edytowalnych (np. DOCX).
Zamknięcie kłódki jest jednoznaczne z zablokowaniem możliwości edycji dokumentu dla pozostałych użytkowników, którzy mają do niego dostęp (są jego właścicielem lub otrzymali go w zadaniu udostępnienia). W ten sposób system pilnuje, żeby praca na dokumentach nie była wykonywana przez kilka osób jednocześnie. Pracownik, który zamyka kłódkę, ma pewność, że będzie edytować najbardziej aktualną wersję dokumentu.
Wystawione zadanie Udostępnienie będzie widoczne w Aktach sprawy w zakładce Zadania. Po jego rozwinięciu użytkownik znajdzie informacje o odbiorcy oraz statusie zadania – Niepodjęte, Podjęte lub Zakończone. Jeśli zadanie zostanie przekazane kolejnej osobie, zostanie ona wskazana z dopiskiem o treści Obecny właściciel.
Pracownik, któremu pliki zostały udostępnione, zobaczy je na swoim koncie, w sekcji Do obsłużenia. Po zaznaczeniu pola wyboru w wierszu można skorzystać opcji dostępnych w menu kontekstowym: Dołącz do sprawy lub Przekaż hurtowo. Kliknięcie wiersza z zadaniem umożliwi przejście do jego szczegółów.
Praca z zadaniem udostępnienia
Po otwarciu nowego zadania wyświetlone zostaną jego szczegóły. W sekcji Dokumenty udostępnione znajdują się pliki, na których wystawiono zadanie. Przy każdym z nich umieszczone jest oznaczenie trybu, w jakim dokument został udostępniony.
Oznaczenie Odczyt wskazuje, że dostępna jest jedynie ostatnia wersja dokumentu.
Odczyt z wersjami pozwala na dostęp do dokumentu oraz wszystkich jego wcześniejszych wersji.
Jeśli przy dokumencie widoczna jest ikona kłódki, to po jej zamknięciu i zaznaczeniu pola wyboru przy nazwie pliku (w zależności od uprawnień) w prawym menu widoczne będą opcje: Akceptuj, Do akceptacji lub podpisu, Edytuj, Historia, Metadane, Metryka, Pobierz na dysk, Podpisz, Udostępnij, Uwierzytelnienie, Wczytaj nową wersję, Wersje dokumentu oraz Zmień nazwę. Po kliknięciu opcji Edytuj dokument zostanie otwarty w edytorze tekstów i możliwe będzie wprowadzenie i zapisanie zmian.
Zamkniętą kłódkę może odblokować jedynie użytkownik, który ją zamknął, chyba że od chwili jej zamknięcia lub ostatniej edycji dokumentu przez tego użytkownika minie więcej niż 60 minut. Wówczas u pozostałych użytkowników posiadających dostęp do dokumentu kłódka zmieni kolor na czerwony i będzie możliwa do odblokowania. Po odblokowaniu kolejny użytkownik ma możliwość ponownego jej zamknięcia w celu edycji dokumentu przez siebie.
W sekcji Dokumenty pojawią się dokumenty utworzone przez użytkownika, który otrzymał zadanie. Jest to wkład własny tego użytkownika. Tworzenie własnych dokumentów umożliwia opcja Dodaj. Można w ten sposób dołączyć wcześniej przygotowane pliki zapisane na dysku komputera lub stworzyć nowe, korzystając z szablonów dostępnych w systemie.
Po zaznaczeniu pola wyboru przy utworzonym dokumencie w menu kontekstowym dostępne będą opcje: Akceptuj, Do akceptacji lub podpisu, Dodaj załącznik, Edytuj, Historia, Metadane, Pobierz na dysk, Udostępnij, Usuń, Wczytaj nową wersję, Wersje dokumentu, Zatwierdź wkład, Zmień nazwę. Wszystkie te czynności wykonuje się tak samo jak w przypadku dokumentów dostępnych w sprawie.
Aby przygotowane dokumenty pojawiły się w Aktach sprawy u osoby, która wystawiła zadanie, należy je zatwierdzić, klikając Zatwierdź wkład. Wykonanie tej czynności spowoduje również, że wkład własny nie będzie mógł być dalej edytowany ani zostać usunięty. W związku z tym zatwierdzenia wkładu należy dokonać dopiero, gdy ma on już ostateczną formę.
System sprawdza, czy zatwierdzany dokument ma uzupełnione metadane. Jeśli ten obowiązek nie został dopełniony, wyświetli stosowny komunikat.
Przy dokumentach pojawi się ikona oznaczająca, że plik jest zatwierdzony.
Osoba, która otrzymała zadanie udostępnienia, może wystawić na tych samych dokumentach następne takie zadanie. Gdy odbiorca kolejnego zadania doda i zatwierdzi własne dokumenty, pojawią się one w sekcji Wkłady Otrzymane w zadaniu pierwotnym. Po ich zaznaczeniu w prawym menu dostępna będzie opcja Zatwierdź wkład. Wybranie jej spowoduje, że dokument zostanie przeniesiony do sprawy, z której wystawione zostało zadanie udostepnienia, jako wkład pierwszego odbiorcy tego zadania.
Po zakończeniu pracy na dokumentach udostępnionych należy zamknąć zadanie poprzez kliknięcie przycisku Akcje i wybranie opcji Zakończ. Czynność ta jest niezbędna, aby poinformować wystawiającego zadanie o zakończeniu działań, ale też żeby właściciel dokumentów udostępnionych mógł kontynuować na nich pracę (np. wystawić zadania kolejnym osobom).
Po kliknięciu opcji Zakończ zadanie pojawi się w widoku Zakończone > Zadania i pisma. Będzie ono widoczne także w module Monitorowanie ze statusem Zakończone.
Wprowadzone w dokumentach udostępnionych do edycji zmiany będą widoczne na wszystkich poziomach dostępu do danego dokumentu. Z kolei zatwierdzone wkłady własne będzie można zobaczyć z poziomu, z którego nastąpiło wystawienie zadania udostępnienia. Przy nazwach zatwierdzonych wkładów pojawi się dodatkowa informacja, że jest to wkład własny. W Aktach sprawy zostaną one umieszczone w sekcji Wkłady Otrzymane.
Zakończenie prowadzonej sprawy jest możliwe pomimo aktywnych (niezakończonych) zadań udostępnienia. Zamknięcie sprawy nie spowoduje anulowania czy zamknięcia wystawionych zadań. Ich odbiorca nadal będzie miał możliwość dodania wkładu własnego do sprawy, mimo zmiany jej statusu.
Właściciel zakończonej sprawy zostanie powiadomiony (ikona dzwonka i e-mail) o dodaniu wkładu do sprawy.
Zakończenie sprawy z aktywnymi zadaniami udostępnienia nie zablokuje również możliwości edycji udostępnionych dokumentów (jeśli taki tryb został wskazany). Jeżeli edycja dokumentu po zakończeniu sprawy jest niewskazana, należy zmienić tryb udostępnienia z edycji na odczyt. W tym celu trzeba zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie i w prawym menu wybrać opcję Zmień tryb udostępnienia.
Można też przejść do zakładki Zadania w Aktach sprawy i tam zaznaczyć pole wyboru przy danym zadaniu Udostępnienie, a następnie również kliknąć opcję Zmień tryb udostępnienia.
Zobacz także
Tworzenie zadania Do akceptacji lub podpisu
Podgląd treści dokumentu
Artykuły dotyczące poprzednich wersji systemu:
Tworzenie zadań udostępniania do realizacji (dla wersji 19.7.27)