Ze strony Wzory i szablony można pobrać pliki z szablonami JRWA dla różnych typów podmiotów administracji publicznej. Po uzupełnieniu danych w poszczególnych kolumnach i zapisaniu arkusza w formacie CSV (obsługiwany przez większość programów bazodanowych i arkuszy kalkulacyjnych, w tym Microsoft Excel) pliki te mogą być użyte do zaimportowania danych do systemu EZD RP.
Możliwe jest pobranie nie tylko gotowego szablonu JRWA dla konkretnego typu podmiotu administracji publicznej, ale również pustego szablonu JRWA.
Do pobrania
Zawartość szablonu JRWA
Szablon JRWA musi zawierać wszystkie wymienione poniżej kategorie, ustawione w kolejności rosnącej.
- SYMBOL – w każdym wierszu wpisujemy jeden symbol. Przykładowe symbole: 0, 00, 000, 001, 0010, 0011.
- NAZWA – nazwa kategorii archiwalnej.
- KATARCHMACIERZYSTA – w każdym wierszu wpisujemy jeden typ kategorii archiwalnej w komórce macierzystej. Dozwolone typy: A, B3, B5, B10, B40, B50, BE5, BE10, BE20, BE50.
- KATARCHINNA – w każdym wierszu wpisujemy jeden typ dodatkowej kategorii. Dozwolone typy: A, B3, B3, B10, B40, B50, BE5, BE10, BE20, BE50.
- KATARCHINNAOPIS – kolumna, w której opcjonalnie można dodać opis klasy (uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego).
- TYPPROWADZENIA – w kolumnie można wprowadzać wartości: 1 – dla typu papierowego, 2 – dla typu elektronicznego. Domyślnie (bez wartości) typ prowadzenia ustawiony jest jako papierowy.
Fragment prawidłowo uzupełnionego szablonu JRWA widoczny jest w poniższej tabeli.
Dla ułatwienia, w komentarzach do poszczególnych nagłówków wskazano, jakie wartości można wpisywać.
Edytowanie pliku
Szablon zapisany w pliku programu Excel, który zostanie skopiowany z innego źródła, trzeba po uzupełnieniu sprawdzić pod kątem obecności niepożądanych znaków i nadmiarowych linii. Każdy znak ; (średnik), który znajdzie się w kolumnach, musi zostać usunięty lub zmieniony np. na . (kropka).
Należy też pamiętać, że w kolumnie KATARCHMACIERZYSTA mogą być wprowadzone następujące typy kategorii: A, B3, B5, B10, B40, B50, BE5, BE10, BE20, BE50. Natomiast niedopuszczalne jest użycie:
- kategorii typu: B *),
- znaku spacji na końcu symbolu.
Należy wyszukać i odpowiednio zmienić wszystkie takie przypadki. W programie Excel można to zrobić przy użyciu opcji Znajdź i zaznacz.
Jeśli chcemy np. usunąć wszystkie znaki spacji z kolumny KATARCHMACIERZYSTA, należy zaznaczyć tę kolumnę (wybranie wszystkich wartości) i wybrać opcję Znajdź i zaznacz > Zamień. W wyświetlonym oknie wprowadzamy spację w polu Znajdź:, a pole Zamień na: pozostawiamy puste (nie wprowadzamy żadnego znaku). Następnie klikamy opcję Zamień wszystko.
Przygotowany szablon zapisujemy jako plik w formacie CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami), wybierając odpowiednią opcję w oknie Zapisz jako typ: oraz wprowadzając nazwę pliku według wzoru: Nazwa_JRWA.csv.
Następnie w pliku importu należy zweryfikować, czy nie występują nadmiarowe i nieprawidłowe wpisy. W tym celu warto wykorzystać rozbudowany edytor tekstu Notepad++.
Plik otwieramy w programie Notepad++ i sprawdzamy następujące elementy:
- każda linia musi rozpoczynać się od numeru kategorii, a ostatnia linia musi zawierać ostatni numer kategorii (nie może być to linia pusta);
- jeżeli na końcu pliku występują tylko średniki, należy je usunąć – plik CSV powinien kończyć się ostatnią kategorią JRWA.
Komunikaty błędów
Jak już zostało wspomniane, niedopuszczalne jest użycie kategorii typu B *) oraz znaku spacji na końcu symbolu. Jeśli w zapisie pojawi się taki błąd, system wyświetli stosowny komunikat.
Może się również zdarzyć, że w miejscu, gdzie powinna znajdować się nazwa symbolu, występuje sama spacja. W takim przypadku pojawi się następujący komunikat:
W załączniku nr 1 „Sposób oznaczania kategorii archiwalnych” do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2019 poz. 246 t.j.) wskazano, że symbolem A oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych, natomiast symbolem B – kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
- symbolem B z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;
- symbolem BE z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt. 1, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione;
- symbolem Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się jej oryginały (równoważniki), lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt. 1.
Przygotowany do importu do systemu EZD RP plik z JRWA powinien zawierać jedynie kategorie wskazane w wyżej wymienionym rozporządzeniu.