EZD RP umożliwia autouzupełnianie treść dokumentów tekstowych (np. pliki DOC tworzone w edytorze Microsoft Word), danymi importowanymi z systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Mogą to być między innymi: znak sprawy, data podpisu, dane osoby akceptującej, dane adresata. Do tego celu używane są funkcja zakładek oraz szablony definiowane przez użytkownika.
Widoczność zakładek zależy od ustawień w opcjach edytora Word. W celu wyświetlenia zakładek w szablonie dokumentu należy przejść do Plik > Opcje programu Word > Zaawansowane, a następnie do sekcji Pokazywanie zawartości dokumentu i zaznaczyć pole przy opcji Pokaż zakładki.
Tworzenie zakładek
W celu dodania zakładki otwieramy szablon przygotowywanego dokumentu, zaznaczamy wybrane miejsce i wybieramy z górnego menu funkcję Wstawianie > Zakładka. Następnie wpisujemy nazwę zdefiniowanej w EZD RP zakładki (lista zakładek obsługiwanych w EZD RP znajduje się na końcu artykułu) i zatwierdzamy przyciskiem Dodaj.
Wiele zakładek w dokumencie
Wstawianie opisów zakładek
Pracę i tworzenie szablonów ułatwia funkcja tworzenia opisów zakładek. W miejscu dodania zakładki należy wstawić jej opis oraz poprzedzić opis znakiem dolara. Przykładowo, żeby w dokumencie automatycznie wstawiany był np. znak sprawy należy:
- umieścić opis zakładki $Znak sprawy i zaznaczyć kursorem cały opis,
- wybrać z menu opcję Wstawianie > Zakładka,
- wpisać nazwę zdefiniowanej w EZD RP zakładki ezdSprawaZnak
(lista wszystkich zakładek obsługiwanych w EZD RP znajduje się w ramce poniżej), - zatwierdzić operację klikając przycisk Dodaj.
W miejscu dokumentu opisanym jako $Znak sprawy wstawiane będą dane automatycznie importowane za pomocą mechanizmu zakładek.
Lista zakładek obsługiwanych w EZD RP
Zakładki związane z adresatem
- ezdAdresatNazwa – nazwa adresata
- ezdAdresatAdresKraj – kraj adresata
- ezdAdresatAdresMiejscowosc – kraj adresata
- ezdAdresatAdresKodPocztowy – kod pocztowy adresata
- ezdAdresatAdresUlica – ulica adresata
- ezdAdresatAdresNumerDomu – numer domu adresata
- ezdAdresatAdresNumerLokalu – numer lokalu adresata
- ezdAdresatAdresPoczta – poczta adresata
- ezdAdresatAdresSkrytkaPocztowa – skrytka pocztowa adresata
- ezdAdresatRola – rola adresata
Zakładki automatycznie uzupełniane podczas uruchamiania szablonu
- ezdDataWygenerowaniaSzablonu – data wygenerowania szablonu pobierana z systemu
- ezdSprawaZnak – znak sprawy
- ezdNazwaKoszulki – pobierany tytuł sprawy
- ezdAutorStanowisko – nazwa stanowiska autora szablonu
- ezdAutorEmail – adres e-mail autora szablonu
- ezdAutorInicjaly – inicjały autora szablonu
- ezdAutorOddzialNazwa – nazwa oddziału autora szablonu
- ezdAutorOddzialSymbol – symbol oddziału autora szablonu
- ezdAutorNazwa – nazwisko i imię autora szablonu
Zakładki związane z podpisem dokumentu
- ezdDataPodpisu – data podpisu (pobierana z systemu)
- ezdPracownikNazwa – imię i nazwisko osoby podpisującej dokument
- ezdPracownikStanowisko – stanowisko osoby podpisującej dokument
- ezdPracownikEmail – e-mail osoby podpisującej dokument
- ezdPracownikInicjaly – inicjały osoby podpisującej dokument
- ezdPracownikOddzialNazwa – nazwa oddziału osoby podpisującej dokument
- ezdPracownikOddzialSymbol – symbol oddziału osoby podpisującej dokument
- ezdPracownikMiejscowoscPodpisu – miejscowość, w której jest podpisywany dokument; standardowo jest to miejscowość działania podmiotu; jeśli osoba podpisująca pracuje w oddziale zamiejscowym, miejscowość należy ustawić w profilu użytkownika w systemie (sekcja Ustawienia > Podpisy > Miejscowość podpisu)
Zakładki Podpis_1
Zakładki związane z akceptacją dokumentu
- ezdAkceptujacyData – data akceptacji pobierana z systemu
- ezdAkceptujacyNazwa – imię i nazwisko osoby akceptującej
- ezdAkceptujacyStanowisko – nazwa stanowiska osoby akceptującej
- ezdAkceptujacyEmail – e-mail osoby akceptującej
- ezdAkceptujacyInicjaly – inicjały osoby akceptującej
- ezdAkceptujacyOddzialNazwa – nazwa oddziału osoby akceptującej
- ezdAkceptujacyOddzialSymbol – symbol oddziału osoby akceptującej
Akceptacja dokumentu – pobieranie danych więcej niż jednej osoby
Uwaga! System umożliwia pobieranie danych maksymalnie pięciu osób akceptujących jeden dokument. Jeżeli chcemy, aby dane więcej niż jednej osoby zostały zaimportowane do szablonu dokumentu, należy skorzystać z poniższych zakładek:
Akceptujący 1
- ezdAkceptujacy1Data – data akceptacji pobierana z systemu
- ezdAkceptujacy1Nazwa – imię i nazwisko osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy1Stanowisko – nazwa stanowiska osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy1Email – e-mail osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy1Inicjaly – inicjały osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy1OddzialNazwa – nazwa oddziału osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy1OddzialSymbol – symbol oddziału osoby akceptującej
Akceptujący 2
- ezdAkceptujacy2Data – data akceptacji pobierana z systemu
- ezdAkceptujacy2Nazwa – imię i nazwisko osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy2Stanowisko – nazwa stanowiska osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy2Email – e-mail osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy2Inicjaly – inicjały osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy2OddzialNazwa – nazwa oddziału osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy2OddzialSymbol – symbol oddziału osoby akceptującej
…
Akceptujący 5
- ezdAkceptujacy5Data – data akceptacji pobierana z systemu
- ezdAkceptujacy5Nazwa – imię i nazwisko osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy5Stanowisko – nazwa stanowiska osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy5Email – e-mail osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy5Inicjaly – inicjały osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy5OddzialNazwa – nazwa oddziału osoby akceptującej
- ezdAkceptujacy5OddzialSymbol – symbol oddziału osoby akceptującej