System EZD RP umożliwia tworzenie paczki administracyjnej (w skrócie: paczka eADM), która zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27 maja 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu oraz szczegółowych warunków przekazywania skargi wraz z aktami sprawy i odpowiedzią na skargę do sądu administracyjnego (Dz. U. poz. 1003) służy do przekazywania akt sprawy prowadzonych w postaci elektronicznej do sądu administracyjnego.
W paczce eADM powinny się znaleźć następujące elementy opatrzone metadanymi:
- dokumenty elektroniczne z uwzględnieniem ich podpisów elektronicznych,
- odwzorowania cyfrowe dokumentów sporządzonych w postaci papierowej,
- protokoły i adnotacje z czynności postępowania mających znaczenie dla sprawy lub ich odwzorowania cyfrowe,
- odwzorowania cyfrowe kopert dokumentów otrzymanych w postaci papierowej,
- odwzorowania cyfrowe potwierdzeń odbioru i doręczenia dokumentów doręczanych w postaci papierowej,
- urzędowe poświadczenia odbioru.
Paczka eADM nie zawiera:
- wersji roboczych dokumentów,
- informacji o dekretacjach dokumentu wykonanych w systemie EZD.
Odwzorowania cyfrowe znajdujące się w paczce, jak i paczka jako całość powinny zostać uwierzytelnione kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Tworzenie paczki administracyjnej (eADM) – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Aby utworzyć paczkę administracyjną, należy wejść do szczegółów sprawy i kliknąć przycisk Dodaj, a następnie wybrać z menu opcję Paczka eADM.
Następnie w panelu bocznym należy wybrać dokumenty, które powinny zostać umieszczone w paczce eADM. Uwaga! Nie wyświetlają się tu wersje robocze dokumentów, czyli nieopatrzone podpisem lub pieczęcią elektroniczną.
Wersja robocza pojawi się w dolnej części widoku ze szczegółami akt sprawy, gdy użytkownik kliknie zakładkę Paczki e-ADM.
Po zaznaczeniu pola wyboru przy nazwie paczki istnieje możliwość dodania do niej brakujących dokumentów z akt sprawy, jak również usunięcia wersji roboczej paczki eADM.
Jeśli użytkownik dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, po rozwinięciu wersji roboczej paczki za pomocą znaku większości (symbol >) ma możliwość samodzielnego uwierzytelnienia dokumentów znajdujących się w paczce za pomocą opcji Uwierzytelnij) lub przekazania dokumentów do uwierzytelnienia dla innego pracownika przy użyciu opcji Przekaż do uwierzytelnienia). Przekazanie dokumentów do uwierzytelnienia spowoduje wygenerowanie zadania do podpisu.
Opcja Usuń pozwala na usunięcie zbędnych plików z wersji roboczej paczki eADM.
Po uwierzytelnieniu wszystkich wymaganych dokumentów w paczce eADM, należy zaznaczyć pole wyboru przy jej nazwie. Z prawej strony ekranu wyświetli się menu kontekstowe, w którym dostępna jest opcja Generuj paczkę.
Następnie należy wskazać podpis, który zostanie wykorzystany do uwierzytelnienia paczki jako całości. Powinien to być kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub zaufany podpis elektroniczny.
Uwierzytelniona paczka eADM zostanie dodana do akt sprawy.
Tworzenie paczki administracyjnej (eADM) – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Aby utworzyć paczkę administracyjną, należy wejść do szczegółów sprawy i kliknąć przycisk Dodaj, a następnie wybrać z menu opcję Paczka eADM.
Następnie w panelu bocznym należy wybrać dokumenty, które powinny zostać umieszczone w paczce eADM. Uwaga! Nie wyświetlają się tu wersje robocze dokumentów, czyli nieopatrzone podpisem lub pieczęcią elektroniczną.
Wersja robocza pojawi się w dolnej części widoku ze szczegółami akt sprawy, gdy użytkownik kliknie zakładkę Paczki e-ADM.
Po zaznaczeniu pola wyboru przy nazwie paczki istnieje możliwość dodania do niej brakujących dokumentów z akt sprawy, jak również usunięcia wersji roboczej paczki eADM.
Po rozwinięciu wersji roboczej paczki przy pomocy strzałki > pracownik ma możliwość uwierzytelnienia znajdujących się w niej dokumentów – zrobi to z użyciem opcji Uwierzytelnij.
Opcja Usuń pozwala na usunięcie zbędnych plików z wersji roboczej paczki eADM.
Po uwierzytelnieniu wszystkich wymaganych dokumentów w paczce eADM i odświeżeniu ekranu należy zaznaczyć pole wyboru przy jej nazwie. Z prawej strony ekranu wyświetli się menu kontekstowe, w którym dostępna jest opcja Generuj paczkę.
Następnie należy wskazać podpis, który zostanie wykorzystany do uwierzytelnienia paczki jako całości. Powinien to być kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany (aktualnie niemożliwy do zastosowania w EZD RP).
Uwierzytelniona paczka eADM zostanie dodana do akt sprawy.
