Grupy dystrybucyjne w EZD RP umożliwiają definiowanie stałych grup użytkowników, które mogą być wykorzystywane w trakcie wykonywania zadań udostępniania. Możliwość tworzenia takich grup mają administrator i osoby posiadające odpowiednie uprawnienia. Mogą oni również przypisywać do nich użytkowników oraz nadawać dostępy: globalny (dla całej instytucji), dla komórki organizacyjnej lub dla pojedynczego użytkownika.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Tworzenie grup dystrybucyjnych i zarządzanie nimi – rozdzielenie korespondencji wpływającej – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wymagane uprawnienia
W pierwszym kroku należy wybrać w menu głównym moduł Administracja, a następnie kliknąć kafelek Grupy dystrybucyjne.
Po wejściu do modułu wyświetli się widok utworzonych grup dystrybucyjnych. Na końcu wiersza z nazwą grupy, w kolumnie Szczegóły, znajduje się ikona informacji.
Po kliknięciu tej ikony wyświetli się panel boczny z listą pracowników uwzględnionych w danej grupie dystrybucyjnej.
Dodanie nowej grupy
Aby dodać nową grupę dystrybucyjną, należy kliknąć przycisk Dodaj nową grupę.
Otworzy się okno Utwórz grupę dystrybucyjną, w którym należy uzupełnić dane:
- Nazwa grupy – wpisujemy nazwę, np. Dyrektor, Kierownicy;
- Wprowadź użytkowników – wskazujemy pracowników poprzez wpisanie fragmentu ich imienia lub nazwiska albo wybranie ich pojedynczo lub zaznaczenie całej komórki w drzewie struktury organizacyjnej;
- Nadaj dostęp – możemy utworzyć grupę widoczną dla wszystkich pracowników danej instytucji (dostęp Globalny), grupę widoczną tylko dla konkretnego użytkownika (dostęp Użytkownik) lub grupę widoczną wyłącznie w danej komórce organizacyjnej (dostęp Komórka organizacyjna).
Całość zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Edycja i usuwanie grup dystrybucyjnych
Po zaznaczeniu pola wyboru przy nazwie grupy dystrybucyjnej w menu kontekstowym po prawej stronie ekranu pojawią się opcje: Edycja grupy i Usuwanie grupy.
Kliknięcie opcji Edycja grupy otwiera panel Edycja grupy dystrybucyjnej, który umożliwia zmianę nazwy, dodanie lub usunięcie pracowników i zmianę trybu nadania dostępu.
Z kolei opcja Usuwanie grupy pozwala na usunięcie grupy dystrybucyjnej z systemu. W tym celu w wyświetlonym panelu bocznym należy kliknąć przycisk Tak.
Podgląd i dodawanie grup dystrybucyjnych są również możliwe z poziomu strony startowej systemu – w tym celu klikamy przycisk Schematy i przechodzimy do zakładki Grupy dystrybucyjne. Kolejne kroki wyglądają analogicznie jak w module Administracja > Grupy dystrybucyjne.
Wykorzystanie grup dystrybucyjnych
Poniżej znajduje się przykład użycia grup dystrybucyjnych o nazwach Dyrektor i Kierownicy dla funkcji Udostępnij do realizacji. W podobny sposób skorzystamy z grup dystrybucyjnych w przypadku funkcji Udostępnij do wiadomości.
Tworzenie grup dystrybucyjnych i zarządzanie nimi – rozdzielenie korespondencji wpływającej – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wymagane uprawnienia
W pierwszym kroku należy wybrać w menu głównym moduł Administracja, a następnie kliknąć kafelek Grupy dystrybucyjne.
Po wejściu do modułu wyświetli się widok utworzonych grup dystrybucyjnych. Na końcu wiersza z nazwą grupy, w kolumnie Szczegóły, znajduje się ikona informacji.
Po kliknięciu tej ikony wyświetli się panel boczny z listą pracowników uwzględnionych w danej grupie dystrybucyjnej.
Dodanie nowej grupy
Aby dodać nową grupę dystrybucyjną, należy kliknąć przycisk Dodaj nową grupę.
Otworzy się okno Utwórz grupę dystrybucyjną, w którym należy uzupełnić dane:
- Nazwa grupy – wpisujemy nazwę, np. Dyrektor, Kierownicy;
- Wprowadź użytkowników – wskazujemy pracowników poprzez wpisanie fragmentu ich imienia lub nazwiska albo wybranie ich pojedynczo lub zaznaczenie całej komórki w drzewie struktury organizacyjnej;
- Nadaj dostęp – możemy utworzyć grupę widoczną dla wszystkich pracowników danej instytucji (dostęp Globalny), grupę widoczną tylko dla konkretnego użytkownika (dostęp Użytkownik) lub grupę widoczną wyłącznie w danej komórce organizacyjnej (dostęp Komórka organizacyjna).
Całość zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Edycja i usuwanie grup dystrybucyjnych
Po zaznaczeniu pola wyboru przy nazwie grupy dystrybucyjnej w menu kontekstowym po prawej stronie ekranu pojawią się opcje: Edycja grupy i Usuwanie grupy.
Kliknięcie opcji Edycja grupy otwiera panel Edycja grupy dystrybucyjnej, który umożliwia zmianę nazwy, dodanie lub usunięcie pracowników i zmianę trybu nadania dostępu.
Z kolei opcja Usuwanie grupy pozwala na usunięcie grupy dystrybucyjnej z systemu. W tym celu w wyświetlonym panelu bocznym należy kliknąć przycisk Tak.
Podgląd i dodawanie grup dystrybucyjnych są również możliwe z poziomu strony startowej systemu – w tym celu klikamy przycisk Schematy i przechodzimy do zakładki Grupy dystrybucyjne. Kolejne kroki wyglądają analogicznie jak w module Administracja > Grupy dystrybucyjne.
Wykorzystanie grup dystrybucyjnych
Poniżej znajduje się przykład użycia grup dystrybucyjnych o nazwach Rada Naukowa i Wydział Drugi Finansowy dla funkcji Do wiadomości.
W podobny sposób skorzystamy z grup dystrybucyjnych w przypadku funkcji Przekaż znajdującej się pod przyciskiem Akcje, z wykorzystaniem opcji udostępnij Do wiadomości.
