Zakładanie sprawy
Po dodaniu roczników i włączeniu możliwości zmiany automatycznej numeracji przez administratora (patrz opis poniżej) można założyć sprawę i samodzielnie nadać jej numer. Aby to zrobić, należy przejść do widoku Biurko > W toku > Pisma. Następnie zaznaczamy pismo, dla którego chcemy założyć sprawę. Po zaznaczeniu pola wyboru pojawi się menu kontekstowe, gdzie należy kliknąć Załóż sprawę.
System przenosi do okna, w którym należy wskazać klasę z JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) odpowiadającą zakładanej sprawie. Można to zrobić, wpisując numer lub fragment hasła JRWA.
Drugim sposobem jest wybranie klasy z wykazu rzeczowego, który jest prezentowany w formie drzewa JRWA.
Po wybraniu odpowiednej klasy JRWA w polu Rocznik należy wskazać odpowiednią pozycję na rozwijanej liście.
System automatycznie podpowie numer sprawy, ale dzięki nowym ustawieniom można go zmienić. Wpisujemy numer sprawy. Po sprawdzeniu poprawności danych zatwierdzamy założenie sprawy, klikając przycisk Zapisz.
Po zatwierdzeniu system poinformuje o pozytywnym wykonaniu czynności, wyświetlając komunikat Wykonano.
Poprawnie zarejestrowana sprawa znajdzie się w widoku Biurko > W toku > Sprawy oraz w spisie spraw dla danej instancji.
Włączanie możliwości zmiany automatycznej numeracji (ustawienia w module Administracja)
Aby skonfigurować odpowiednie ustawienia, użytkownik z uprawnieniami administratora w menu głównym wybiera moduł Administracja, a następnie klika kafelek Ustawienia.
W kolejnym kroku należy odnaleźć sekcję Sprawy i kliknąć przycisk Edytuj.
W polu Dopuszczalne roczniki zakładania spraw administrator wpisuje kolejno roczniki, w których będzie możliwość zakładania spraw. Wpisaną wartość zatwierdza, klikając przycisk dodawania (ikona z symbolem plusa).
Następnie należy włączyć opcję Zmiana automatycznej numeracji, aby umożliwić użytkownikom samodzielne wpisywanie numeru sprawy podczas jej rejestracji. Nowe ustawienia zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz.
Po zatwierdzeniu system poinformuje o pozytywnym wykonaniu czynności, wyświetlając komunikat Wykonano.