W EZD RP dostępna jest opcja zarejestrowania korespondencji nadanej w postaci faksu. Odnosi się to jednak to wyłącznie do możliwości odnotowania faktu wykonania tego typu wysyłki (poza systemem EZD RP) w aktach sprawy. Samo wysłanie faksu z poziomu systemu nie jest technicznie możliwe.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Rejestrowanie korespondencji wychodzącej w formie faksu – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Rejestrowanie korespondencji wychodzącej w formie faksu odbywa się nieco inaczej niż rejestrowanie korespondencji wychodzącej papierowej. W aktach sprawy zaznaczamy dokument, który został wysłany faksem i dołączony do sprawy, a następnie w menu kontekstowym klikamy opcję Rejestruj w RKW > Wysłany faks.
Wyświetli się okno Rejestrowanie korespondencji wychodzącej faksem z listą dokumentów, które zostały oznaczone jako wysłane faksem. Klikając przycisk Dalej, przechodzimy do następnego kroku, gdzie wskazujemy odbiorców korespondencji.
Możemy skorzystać z wyszukiwarki, z listy ostatnio wybieranych adresatów, a także z wyszukiwania zaawansowanego. Należy pamiętać, że w przypadku tej ostatniej metody wyszukane zostaną wyłącznie kontakty, które w pełni odpowiadają wpisanym danym wyszukiwania. Zaznaczeni odbiorcy pojawią się w zakładce Wybrani. Jeśli nie udało nam się znaleźć odbiorcy w bazie kontaktów, możemy utworzyć nowy kontakt. Po wybraniu kontaktu klikamy przycisk Dalej.
W ostatnim kroku podajemy numer faksu i datę rzeczywistej wysyłki. Klikamy przycisk Zapisz. Wysyłka zostanie odnotowana w rejestrze korespondencji wychodzącej (RKW).
Po zapisaniu zmian wprowadzonych w widoku Rejestrowanie korespondencji wychodzącej faksem ikona wysyłki oznaczona literą W, która jest widoczna w aktach sprawy, zostanie wyróżniona kolorem. Po najechaniu na nią kursorem myszy wyświetlana jest informacja: Wygenerowana korespondencja wychodząca.
Użytkownik może zapoznać się szczegółami wysyłki faksu – po kliknięciu aktywnej ikony z literą W wyświetli się panel boczny z informacjami o szczegółach wysyłki.
Informacja o wysyłce, jej statusie i numerze RKW odłoży się w zakładce Wysyłki widocznej w szczegółach sprawy.
Lista korespondencji w zakładce Wysyłki wyświetlana jest w kolejności chronologicznej. Ikona przy dacie wysyłki informuje o formie, w jakiej korespondencja została wysłana.
Rejestrowanie korespondencji wychodzącej w formie faksu – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Rejestrowanie korespondencji wychodzącej w formie faksu odbywa się nieco inaczej niż rejestrowanie korespondencji wychodzącej papierowej. W aktach sprawy zaznaczamy dokument, który został wysłany faksem i dołączony do sprawy, a następnie w menu kontekstowym klikamy opcję Rejestruj w RKW > Wysłany faks.
Wyświetli się okno Rejestrowanie korespondencji wychodzącej faksem z listą dokumentów, które zostały oznaczone jako wysłane faksem. Klikając przycisk Dalej, przechodzimy do następnego kroku, gdzie wskazujemy odbiorców korespondencji.
Możemy skorzystać z wyszukiwarki, z listy ostatnio wybieranych adresatów, a także z wyszukiwania zaawansowanego. Należy pamiętać, że w przypadku tej ostatniej metody wyszukane zostaną wyłącznie kontakty, które w pełni odpowiadają wpisanym danym wyszukiwania. Po zaznaczeniu odbiorcy klikamy przycisk Dalej.
W ostatnim kroku podajemy numer faksu i datę rzeczywistej wysyłki. Klikamy przycisk Zapisz. Wysyłka zostanie odnotowana w rejestrze korespondencji wychodzącej (RKW).
Po zapisaniu zmian wprowadzonych w widoku Rejestrowanie korespondencji wychodzącej faksem ikona wysyłki oznaczona literą W, która jest widoczna w aktach sprawy, zostanie wyróżniona kolorem. Po najechaniu na nią kursorem myszy wyświetlana jest informacja: Wygenerowana korespondencja wychodząca.
Użytkownik może zapoznać się szczegółami wysyłki faksu – po kliknięciu aktywnej ikony z literą W wyświetli się panel boczny z informacjami o szczegółach wysyłki.
Informacja o wysyłce, jej statusie i numerze RKW odłoży się w zakładce Wysyłki widocznej w szczegółach sprawy.
Lista korespondencji w zakładce Wysyłki wyświetlana jest w kolejności chronologicznej. Ikona przy dacie wysyłki informuje o formie, w jakiej korespondencja została wysłana.
