System EZD RP umożliwia rejestrację przez prowadzącego sprawę korespondencji wychodzącej papierowej z poziomu Biurko > W toku > Sprawy. W tym celu należy zaznaczyć jeden lub wiele dokumentów przeznaczonych do wysłania i z prawego menu wybrać funkcję Wyślij > Listownie.
Pojawi się okno Rejestrowanie korespondencji wychodzącej papierowej, gdzie system wskazuje dokumenty wybrane w poprzednim kroku. Klikamy przycisk Dalej.
Wybieramy odbiorców przesyłki. W zależności od zakładki użytkownik ma kilka opcji wskazania adresata:
- Listy seryjne – w zakładce znajdują się wcześniej utworzone grupowe listy adresatów;
- Uczestnicy – wybór adresatów będących stroną w sprawie;
- Wyszukaj – wyszukiwanie adresatów po wprowadzeniu fragmentu ich danych;
- Ostatnio wybierani – lista adresatów, do których pracownik wysyłał pisma w ciągu ostatnich 30 dni;
- Wyszukiwanie zaawansowane – precyzyjne wyszukiwanie adresata; wyszukiwarka ta pokazuje tylko wyniki, które całkowicie pokrywają się z wpisanymi danymi;
- Wybrani – w zakładce znajdują się adresaci, których wybraliśmy według wyżej wymienionych kryteriów.
Ponadto możemy dodać nowego adresata za pomocą przycisku Utwórz kontakt.
Jeśli adresat ma kilka lokalizacji lub w bazie znajdują się kontakty do konkretnych pracowników danej instytucji, można doprecyzować kryteria odbiorcy z poziomu wyszukiwarki. Kiedy już wybierzemy wszystkich adresatów przesyłki, zatwierdzamy całość, klikając przycisk Dalej.
W kolejnym kroku określamy rodzaj przesyłki, strefę przesyłki i ustalamy, czy list ma być oznaczony jako priorytet. Możemy także uzupełnić informacje na wydruku koperty, np. dodać numer umowy lub określić zawartość przesyłki. Całość zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
W sekcji Wydruki pojawią się podglądy kopert – widok zależy od tego, jakie formaty zdefiniował administrator w danej instytucji. Jeśli przesyłka jest rejestrowana za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO), będzie dostępny również wydruk ZPO. Użytkownik wskazuje rozmiar koperty, etyykiety czy wkładki, zaznacza go i klika przycisk Drukuj. W nowej karcie przeglądarki internetowej wyświetlony zostanie plik PDF, który możemy wydrukować.
Jeżeli przy rodzaju przesyłki zaznaczyliśmy list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, najpierw klikamy przycisk Drukuj dla koperty.
Następnie wracamy do karty w przeglądarce z podglądem kopert i ZPO, zaznaczamy zwrotkę i ponownie klikamy przycisk Drukuj.
Sytuacja wygląda nieco inaczej, gdy chcemy wysłać przesyłkę do większej liczby adresatów (przynajmniej dwóch). W takim przypadku, po wybraniu koperty lub etykiety, wydruk zbiorczy zostaje przekierowany do kolejki jako akcja w tle (zobacz artykuł: Akcje w tle – lista zleconych działań). Aby uzyskać informacje o statusie takiej akcji, należy kliknąć ikonę klepsydry, która znajduje się w menu górnym obok ikony dzwonka (powiadomienia systemowe). Z tego miejsca można również pobrać wygenerowane koperty lub etykiety.
Jeśli użytkownik na swoim stanowisku pracy nie ma możliwości wydrukowania koperty, czynność może wykonać inny użytkownik (np. pracownik kancelarii) z poziomu Rejestry > Rejestr korespondencji wychodzącej. Wystarczy, że ma on dostęp do zarejestrowanej korespondencji wychodzącej w danej komórce organizacyjnej. Po zaznaczeniu odpowiedniej przesyłki RKW, w menu kontekstowym pojawi się opcja Wydruk koperty. Po jej wybraniu należy wskazać format koperty i kliknąć przycisk Drukuj.
Kopertę możemy także wydrukować z poziomu szczegółów sprawy, przechodząc do zakładki Wysyłki. Jeśli użytkownik przy rejestracji korespondencji nie wygenerował wydruku, ikona drukarki nie będzie dostępna. Innym sposobem na wydrukowanie koperty jest zaznaczenie pola wyboru przy przesyłce. Wówczas wyświetli się menu kontekstowe, gdzie dostępna będzie opcja Wydruk koperty.
Jeśli użytkownik przy rejestracji korespondencji nie wygenerował wydruku, ikona drukarki nie będzie dostępna.
Innym sposobem na wydrukowanie koperty jest zaznaczenie pola wyboru przy przesyłce. Wówczas wyświetli się menu kontekstowe, gdzie dostępna będzie opcja Wydruk koperty.
Po jej wybraniu wyświetlony zostanie podgląd koperty z danymi pobranymi z zarejestrowanej przesyłki.
Aby zapoznać się ze szczegółami wysyłki korespondencji, użytkownik musi kliknąć aktywną ikonę statusu z literą W (oznaczającą wysyłkę).
Po prawej stronie ekranu wyświetli się panel z informacjami o szczegółach wysyłki.
Jeśli użytkownik zarejestrował wysyłkę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO), w sekcji Wysyłki pojawi się dodatkowa ikona symbolizująca zwrotkę.
Gdy ZPO zostanie zarejestrowane przez kancelarię, po kliknięciu ikony zwrotki wyświetli się panel boczny ze szczegółami na jej temat.
Kancelaria może przyjąć do składu chronologicznego jedynie zwrotki wygenerowane ze spraw elektronicznych. Zwrotki, które zostaną przyjęte do składu, będą widoczne w odpowiednim typie składu.
Typ przesyłki: odbiór osobisty
W systemie dostępna jest opcja przekazania korespondencji poprzez odbiór osobisty. Aby z niej skorzystać, należy postępować zgodnie z opisanymi na początku artykułu krokami, aż do momentu, gdy w oknie Rejestrowanie korespondencji wychodzącej papierowej zostaną wyświetlone szczegóły wysyłki.
Następnie należy wybrać opcję odbiór osobisty oraz opcjonalnie uzupełnić informacje w polach Informacje na wydruku i Zawartość (określenie zawartości przesyłki na kopercie, jeśli dokument ma się w niej znaleźć). Wybór zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Aby wygenerować potwierdzenie odbioru osobistego, należy wybrać zakładkę Wysyłki w aktach sprawy, pozycję zawierającą naszą przesyłkę, a następnie kliknąć ikonę drukarki obok nazwy adresata.
W oddzielnym oknie pojawi się wygenerowane potwierdzenie odbioru z uzupełnionymi danymi. Dokument ten będzie gotowy do wydrukowania.
Po podpisaniu dokumentu odbioru należy go zeskanować i dołączyć do akt sprawy. Aby to zrobić, należy kliknąć przycisk Dodaj i wybrać opcję Plik z dysku.
Po prawej stronie system wyświetli panel Dodanie dokumentu, w którym należy dodać plik, zmienić jego nazwę oraz – jeśli sprawa prowadzona jest elektronicznie – zaznaczyć pole wyboru Dokument wewnętrzny do rejestracji w składzie pism wewnętrznych i wybrać nazwę składu. Natomiast jeśli sprawa jest prowadzona papierowo, oryginał pisma należy dołączyć do teczki aktowej.
Ikona statusu z literą S (skład chronologiczny) zmienia kolor na różowy po oddaniu dokumentu potwierdzenia odbioru osobistego do składu chronologicznego pism wewnętrznych.
Aby wyświetlić informacje o zarejestrowaniu w składzie, należy kliknąć aktywną ikonę S.
Aby zapoznać się ze szczegółami wysyłki korespondencji, użytkownik musi kliknąć aktywną ikonę statusu z literą W (wysyłka).
Po prawej stronie ekranu wyświetli się panel z informacjami o szczegółach wysyłki.
Typ przesyłki: goniec
System umożliwia również wysyłkę korespondencji za pośrednictwem gońca. Aby skorzystać z tej opcji, należy postępować zgodnie z opisanymi na początku artykułu krokami, aż do momentu, gdy w oknie Rejestrowanie korespondencji wychodzącej papierowej zostaną wyświetlone szczegóły wysyłki.
Następnie należy wybrać opcję goniec oraz opcjonalnie uzupełnić informacje w polach Informacje na wydruku i Zawartość (określenie zawartości przesyłki na kopercie, jeśli dokument ma się w niej
Informacja o wysłanej korespondencji znajdzie się w zakładce Wysyłki. Na tym etapie status wysyłki to: Zarejestrowana (informuje o tym czerwona ikona ze strzałką).
Kiedy do kancelarii trafi koperta z dokumentem, status wysyłki automatycznie zmieni się na Przyjęta (informuje o tym niebieska ikona ze strzałką).
Po wysłaniu korespondencji status wysyłki zmieni się na Wysłana (informuje o tym zielona ikona ze strzałką).
Jeśli odbiorca nie odbierze przesyłki, kancelaria wprowadzi tę informację do systemu. Wtedy przy statusie wysyłki pojawi się czarna ikona z krzyżykiem oznaczająca niepowodzenie w dostarczeniu korespondencji.
Aby zapoznać się ze szczegółami wysyłki korespondencji, użytkownik musi kliknąć aktywną ikonę statusu z literą W (wysyłka).
Po prawej stronie ekranu wyświetli się panel z informacjami o szczegółach wysyłki.
Lista korespondencji w zakładce Wysyłki wyświetlana jest w kolejności chronologicznej. Ikona przy dacie wysyłki natomiast informuje nas o formie, w jakiej korespondencja została wysłana
