Użytkownik otrzymujący zadanie do akceptacji lub podpisu może zaakceptować dokument (lub dokumenty), które się w nim znajdują, lub – gdy nie zgadza się z ich treścią – zwrócić do poprawy. Może również anulować ścieżkę akceptacji i tym samym przerwać pracę.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
W wariancie systemu oznaczonym literą A zadania do akceptacji i do podpisu stanowią oddzielne funkcje. W wariancie B natomiast oba rodzaje zadań połączono w jedną opcję – zadanie Do akceptacji lub podpisu.
Akceptacja w systemie EZD RP jest odpowiednikiem parafy, którą składa się na dokumencie papierowym, by wyrazić aprobatę dla jego treści. Użytkownik EZD RP może akceptować własne dokumenty z poziomu spraw (więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule pt. Akceptacja dokumentów w sprawie). Może też otrzymywać od innych pracowników prośby o akceptację lub podpis, wystawione na dokumentach, które znajdują się w ich Biurku.
Zadanie do podpisu z kolei umożliwia podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym. Wymaga posiadania uprawnienia do podpisywania w systemie oraz odpowiednio skonfigurowanego podpisu. Więcej informacji w artykułach pt. Konfiguracja podpisu elektronicznego oraz Konfiguracja podpisu elektronicznego w chmurze.
Opis sposobu realizacji zadania do podpisu w wersji A systemu znajduje się w artykule pt. Podpisanie dokumentu z poziomu otrzymanego zadania.
Akceptacja dokumentu z poziomu otrzymanego zadania – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Otrzymane zadanie Do akceptacji pojawia się na koncie odbiorcy w sekcji Zadania > Nowe.
Po wejściu w Szczegóły zadania (poprzez kliknięcie go na liście) można zapoznać się z treścią dokumentów, na których zostało ono wystawione (należy w tym celu kliknąć tytuł dokumentu).
Może zdarzyć się sytuacja, gdy zadanie wystawiono na dokumencie z załącznikami i nie wszystkie pliki zostały przekazane do akceptacji. Wówczas tytuły plików, których nie przekazano, będą wyszarzone, a ich podgląd nie będzie możliwy.
Pod przyciskiem Akcje (znajdującym się w prawym górnym rogu widoku Szczegóły zadania) dostępne są trzy opcje:
-
Anulowanie zadania (np. w sytuacji gdy zostało one wystawione niepotrzebnie lub na niewłaściwą osobę). Pracownik, który poprosił o akceptację dokumentu, otrzyma powiadomienie o tym, że zadanie zostało anulowane. Decyzję tę warto wystawiającemu zadanie uzasadnić.
Również status zadania w sprawie, z której zostało wystawione, będzie informował o anulowaniu zadania.
- Opcja zapoznania się z historią zadania.
- Opcja zapoznania się z aktami sprawy, z której zostało wystawione zadanie. Po wybraniu jej w oddzielnej zakładce przeglądarki otworzy się widok danej sprawy. Dzięki temu otrzymujący zadanie może poznać kontekst powstania dokumentu, wobec którego ma podjąć decyzję o akceptacji.
Funkcje dostępne pod przyciskiem Akcje odnoszą się do całego otrzymanego zadania. W celu wykonania czynności na dokumencie, który jest w zadaniu, należy zaznaczyć pole wyboru przy jego tytule. Wówczas z prawej strony ekranu pojawi się menu kontekstowe.
Można w nim dokonać:
- Akceptacji dokumentu.
- Edycji dokumentu. Wyedytowany plik stanie się nową wersją dokumentu, automatycznie zaktualizowaną w aktach sprawy, z której wystawiono zadanie. Jeśli dokument przesłany w zadaniu jest w formacie nieedytowalnym (np. PDF), opcja ta nie jest dostępna.
- Odrzucenia dokumentu (więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule pt. Odrzucenie treści dokumentu).
- Pobrania dokumentu na dysk.
- Wygenerowania uwierzytelnienia dokumentu, czyli informacji o wcześniejszych złożonych na nim akceptacjach czy podpisach.
Po zapoznaniu się z treścią dokumentu i aktami sprawy możemy zadecydować o złożeniu akceptacji. Jeśli zdecydujemy się ją wykonać, wybieramy opcję Akceptuj i potwierdzamy tę czynność.
Zaakceptowanie dokumentu (podobnie jak jego odrzucenie) automatycznie zamyka zadanie. Jest ono jednak nadal możliwe do podejrzenia w zakładce Zadania > Zrealizowane.
Z tego miejsca mamy dostęp nie tylko do zadania, ale też treści dokumentów, które zaakceptowaliśmy.
Pracownik, który wystawił zadanie z prośbą o akceptację dokumentu, otrzymuje powiadomienie o złożonej akceptacji. W Aktach sprawy pod ikoną A może zapoznać się ze szczegółami wszystkich akceptacji złożonych na tym dokumencie.
Realizacja zadania do akceptacji lub podpisu – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Realizacja otrzymanego zadania
Otrzymane zadanie Do akceptacji lub podpisu pojawia się na koncie odbiorcy w module Do obsłużenia.
Po wejściu w Szczegóły zadania (poprzez kliknięcie go na liście) można zapoznać się z treścią dokumentu, na którym zostało ono wystawione (należy w tym celu kliknąć tytuł dokumentu).
Zadanie Do akceptacji lub podpisu można wystawić na większej liczbie dokumentów – i dla każdego z nich wystawiający określa, jakiej czynności oczekuje od odbiorcy. Osoba, do której zostało ono skierowane, widzi te informacje w szczegółach. Przy każdym dokumencie znajduje się rozwijana ikona, która informuje, czy na dokumencie oczekiwana jest akceptacja, podpis, czy też został on przekazany jedynie do odczytu (zob. więcej informacji o wystawianiu zadania do akceptacji oraz zadania do podpisu).
Może zdarzyć się również sytuacja, gdy zadanie wystawiono na dokumencie z załącznikami i nie wszystkie pliki zostały przekazane do akceptacji. Wówczas tytuły plików, których nie przekazano, są wyszarzone, a ich podgląd nie jest możliwy.
Pod przyciskiem Akcje (znajdującym się w prawym górnym rogu widoku Szczegóły) dostępne są następujące opcje:
- Dodaj opis własny
- Przerwij ścieżkę akceptacji – do użycia np. w sytuacji gdy zadanie zostało wystawione niepotrzebnie lub na niewłaściwą osobę. Pracownik, który poprosił o akceptację dokumentu, otrzyma powiadomienie o tym, że została przerwana ścieżka akceptacji. Decyzję tę warto uzasadnić wystawiającemu zadanie.
- Zakończ
- Zobacz akta sprawy – opcja pozwalająca na zapoznanie się z aktami sprawy, z której zostało wystawione zadanie. Po wybraniu jej w oddzielnej zakładce przeglądarki otworzy się widok danej sprawy. Dzięki temu otrzymujący zadanie może poznać kontekst powstania dokumentu, wobec którego ma podjąć decyzję o akceptacji czy podpisie.
(jeśli opis zostanie dodany przez użytkownika, wówczas pod przyciskiem Akcje zamiast tej opcji pojawią się następujące: Edytuj opis własny i Usuń opis własny)
Również status zadania w sprawie, z której zostało wystawione, będzie informował o przerwaniu ścieżki akceptacji.
(w sytuacji, gdy w zadaniu Do akceptacji lub podpisu wystawiono ścieżkę obiegu, użytkownik realizujący zadanie zamiast opcji Zakończ będzie miał dostępną opcję Przekaż dalej)
Funkcje dostępne pod przyciskiem Akcje odnoszą się do całego otrzymanego zadania. W celu wykonania czynności na dokumencie, który jest w zadaniu, należy zaznaczyć pole wyboru przy jego tytule. Wówczas z prawej strony ekranu pojawi się menu kontekstowe.
Można w nim:
- dokonać akceptacji lub podpisu dokumentu,
- oznaczyć dokument do poprawy (opisane w dalszej części artykułu),
- zapoznać się z historią dokumentu,
- wyświetlić i ewentualnie poprawić metadane,
- wyświetlić metrykę dokumentu wewnętrznego,
- pobrać dokument na dysk,
- wygenerować uwierzytelnienie dokumentu, czyli informację o wcześniejszych złożonych na nim akceptacjach czy podpisach (jeśli takie czynności zostały wykonane),
- zapoznać się z wcześniejszymi wersjami dokumentu.
Dodatkowo, po zamknięciu kłódki przy tytule dokumentu, w prawym menu pojawiają się opcje Edytuj, Wczytaj nową wersję, Zmień nazwę. Zamknięcie kłódki powoduje, że żaden inny użytkownik, który ma dostęp do dokumentu, nie może go edytować. Zmieniony plik stanie się nową wersją dokumentu, automatycznie zaktualizowaną w aktach sprawy, z której wystawiono zadanie. Jeśli dokument przesłany w zadaniu jest w formacie nieedytowalnym (np. PDF), opcja edycji nie jest dostępna.
Po zapoznaniu się z treścią dokumentu i aktami sprawy można więc zadecydować o złożeniu akceptacji. W takim przypadku należy wybrać opcję Akceptuj i potwierdzić tę czynność. Jeżeli w zadaniu więcej dokumentów zostało oznaczonych do akceptacji, po zaznaczeniu pól wyboru przy ich nazwach można czynność tę wykonać hurtowo.
Analogicznie można postąpić z dokumentami przekazanymi do podpisu.
Dokumenty wskazane w zadaniu jako Odczyt z wersjami nie wymagają podjęcia żadnych czynności poza zapoznaniem się z ich treścią.
W szczegółach zadania mamy również dostępny przycisk Dodaj i możliwość dodania pliku z dysku, pliku z szablonu, opinii lub notatki. Dodany w ten sposób plik trafi do akt sprawy wystawiającego zadanie.
Po wykonaniu czynności określonych w zadaniu, musi ono zostać zakończone. Czynność tę można wykonać pod przyciskiem Akcje poprzez wybór opcji Zakończ. W przypadku zadania wystawionego ścieżką obiegu należy skorzystać z opcji Przekaż dalej.
Pracownik, który wystawił zadanie z prośbą o akceptację lub podpis dokumentu, otrzymuje powiadomienie o zakończonym zadaniu. W Aktach sprawy pod ikoną A może zapoznać się ze szczegółami wszystkich akceptacji złożonych na tym dokumencie, a pod ikoną P – z informacjami o podpisach.
Zwrot do poprawy
Osoba, która otrzymała zadanie Do akceptacji lub podpisu może zdecydować o potrzebie poprawienia dokumentu przez właściciela przed jego zatwierdzeniem. Po zaznaczeniu pola wyboru przy tytule klika w prawym menu opcję Do poprawy. Wskazuje powód takiej decyzji – albo wybiera go z listy, która się wyświetla, albo po zaznaczeniu opcji Inny wpisuje własne wyjaśnienie czy zalecenia. Dokument zostaje oznaczony rozwijaną czerwoną ikoną Do poprawy. Pojawia się też dodatkowa ikona, której kliknięcie spowoduje wyświetlenie informacji o powodach zwrócenia dokumentu.
W celu wystawienia zadania Do poprawy wybieramy Akcje > Zwrot do poprawy. Zadanie Do poprawy trafia Do obsłużenia na konto użytkownika, który wcześniej wystawił zadanie Do akceptacji lub podpisu (zob. więcej informacji o zwrocie do poprawy).