W systemie EZD RP istnieje możliwość podpisywania dokumentów bezpośrednio z poziomu spraw i pism. Aby móc korzystać z tej opcji, konieczne jest posiadanie na komputerze zainstalowanej aplikacji NASK Desk. Po złożeniu podpisu możliwe jest wygenerowanie raportu z tego procesu.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Podpisywanie dokumentów w sprawach i pismach – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wymagane uprawnienia
Aby móc skorzystać z opcji podpisywania dokumentów w sprawach i pismach, należy w widoku Ustawienia, do którego można wejść z menu pojawiającego się po kliknięciu nazwy użytkownika, skonfigurować podpis elektroniczny (więcej informacji na ten temat w artykułach: Konfiguracja podpisu elektronicznego oraz Konfiguracja podpisu elektronicznego w chmurze).
Podpisywanie dokumentów w sprawie
Chcąc podpisać dokument, który znajduje się w Aktach sprawy, użytkownik zaznacza pole wyboru przy właściwej pozycji i z menu kontekstowego po prawej stronie ekranu wybiera funkcję Podpisz.
Zostaje wyświetlony panel boczny Podpisz dokument. Użytkownik wybiera w nim profil, rodzaj oraz typ podpisu. System podpowiada profil domyślny, który jest najbardziej właściwy dla formatu podpisywanego pliku.
Wyświetlane w tym miejscu rodzaje podpisów mogą różnić się od widocznych na powyższej grafice – system pokaże tylko takie, które są dostępne dla danego użytkownika. Z opcji podpisu chmurowego będzie można skorzystać w przypadku, gdy administrator podmiotu wykona odpowiednie konfiguracje w module Administracja.
Po zatwierdzeniu ustawień przyciskiem Podpisz uruchomi się dodatkowa aplikacja NASK Desk, która wywoła oprogramowanie służące do składania podpisów. W tym momencie – zgodnie z wyświetlonym komunikatem – nie należy odświeżać strony ani wykonywać w systemie innych czynności.
W przypadku chęci skorzystania z podpisu kwalifikowanego chmurowego po kliknięciu przycisku Podpisz użytkownik może zostać przekierowany na stronę dostawcy, gdzie będzie musiał dokonać autoryzacji (jedno- lub dwustopniowej).
Po złożeniu podpisu status dokumentu zostanie automatycznie zaktualizowany w Aktach sprawy.
Ze szczegółami podpisu wraz z wynikiem weryfikacji można zapoznać się w panelu bocznym, który pojawi się po kliknięciu aktywnej (wybarwionej na różowo) ikony statusu P.
System poinformuje w tym miejscu, czy podpis, który złożono na dokumencie, jest ważny.
Na wypadek gdyby użytkownik potrzebował bardziej szczegółowych danych dotyczących weryfikacji (wraz z możliwością ich wydrukowania czy zapisania na dysku), system umożliwia wygenerowanie raportu z tego procesu. Po kliknięciu przycisku Generuj raport do Akt sprawy zostaje dodany dokument z protokołem weryfikacji podpisu elektronicznego (raport pojawia się jako załącznik pod podpisanym dokumentem). Funkcja ta przydaje się przede wszystkim przy weryfikacji podpisów złożonych na dokumentach otrzymanych z zewnątrz (spoza instytucji).
Po kliknięciu tytułu raportu wyświetli się podgląd jego treści.
Dodatkowo istnieje możliwość dołączenia do podpisanego w sprawie pliku uwierzytelnienia. Aby tak się stało, po zaznaczeniu dokumentu w prawym menu należy wybrać opcję Uwierzytelnienie.
W panelu bocznym, który pojawi się wówczas, można wskazać, jakie akceptacje lub podpisy mają zostać dołączone do pliku. Mogą to być czynności zaakceptowane, ale też oczekujące na akceptację/podpis lub odrzucone.
Po zapisaniu ustawień wyświetli się podgląd dokumentu wraz z dołączonym uwierzytelnieniem. Można go pobrać na dysk lub wydrukować.
Jeżeli w Aktach sprawy znajdują się dwa pliki (osobno dokument i podpis), można dodać podpis do dokumentu. W tym celu należy zaznaczyć obie pozycje, a następnie w menu kontekstowym kliknąć opcję Dołącz podpis do dokumentu.
Wyświetli się okno z pytaniem dotyczącym weryfikacji dokumentów. Po kliknięciu przycisku Tak podpis zostanie dołączony do dokumentu i będzie się wyświetlał pod spodem.
Podpisywanie dokumentów w pismach
Dokumenty, które nie są jeszcze przypisane do żadnej ze spraw i znajdują się w widoku Biurko > W toku > Pisma, również mogą być podpisywane przez użytkowników.
Aby podpisać taki dokument, należy zaznaczyć znajdujące się przy nim pole wyboru. Spowoduje to pojawienie się z prawej strony menu kontekstowego, w którym należy wybrać opcję Podpisz.
Wyświetli się wówczas okno, w którym możliwe jest wybranie profilu, rodzaju i typu podpisu. Dalsze postępowanie jest analogiczne jak w przypadku podpisywania dokumentów znajdujących się w sprawach.
Podpisywanie dokumentów w sprawach i pismach – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wymagane uprawnienia
Aby móc skorzystać z opcji podpisywania dokumentów w sprawach i pismach, należy w widoku Ustawienia, do którego można wejść z menu pojawiającego się po kliknięciu nazwy użytkownika, skonfigurować podpis elektroniczny (więcej informacji na ten temat w artykułach: Konfiguracja podpisu elektronicznego oraz Konfiguracja podpisu elektronicznego w chmurze).
Podpisywanie dokumentów w sprawie
Chcąc podpisać dokument, który znajduje się w Aktach sprawy, użytkownik zaznacza pole wyboru przy właściwej pozycji i z menu kontekstowego po prawej stronie ekranu wybiera funkcję Podpisz.
Zostaje wyświetlony panel boczny Podpisz dokument. Użytkownik wybiera w nim profil, rodzaj oraz typ podpisu. System podpowiada profil domyślny, który jest najbardziej właściwy dla formatu podpisywanego pliku.
Wyświetlane w tym miejscu rodzaje podpisów mogą różnić się od widocznych na powyższej grafice – system pokaże tylko takie, które są dostępne dla danego użytkownika. Z opcji podpisu chmurowego będzie można skorzystać w przypadku, gdy administrator podmiotu wykona odpowiednie konfiguracje w module Administracja.
Po zatwierdzeniu ustawień przyciskiem Podpisz uruchomi się dodatkowa aplikacja NASK Desk, która wywoła oprogramowanie służące do składania podpisów. W tym momencie – zgodnie z wyświetlonym komunikatem – nie należy odświeżać strony ani wykonywać w systemie innych czynności.
W przypadku chęci skorzystania z podpisu kwalifikowanego chmurowego po kliknięciu przycisku Podpisz użytkownik może zostać przekierowany na stronę dostawcy, gdzie będzie musiał dokonać autoryzacji (jedno- lub dwustopniowej).
Przy podpisywaniu profilem PAdES dokumentu w formacie DOC/DOCX zostanie on przekonwertowany do PDF.
Przy podpisywaniu podpisem zewnętrznym plik podpisu zostanie dodany jako załącznik do podpisywanego dokumentu.
Po złożeniu podpisu na dokumencie należy odświeżyć stronę. Po odświeżeniu ikona z literą P przy podpisanym dokumencie zmieni kolor na różowy.
Ze szczegółami podpisu wraz z wynikiem weryfikacji można zapoznać się w panelu bocznym, który pojawi się po kliknięciu aktywnej (wybarwionej na różowo) ikony statusu P.
System poinformuje w tym miejscu, czy podpis, który złożono na dokumencie, jest ważny.
Na wypadek gdyby użytkownik potrzebował bardziej szczegółowych danych dotyczących weryfikacji (wraz z możliwością ich wydrukowania czy zapisania na dysku), system umożliwia wygenerowanie raportu z tego procesu. Po kliknięciu przycisku Generuj raport do Akt sprawy zostaje dodany dokument z protokołem weryfikacji podpisu elektronicznego (raport pojawia się jako załącznik pod podpisanym dokumentem). Funkcja ta przydaje się przede wszystkim przy weryfikacji podpisów złożonych na dokumentach otrzymanych z zewnątrz (spoza instytucji).
Po kliknięciu tytułu raportu wyświetli się podgląd jego treści.
Dodatkowo istnieje możliwość dołączenia do podpisanego w sprawie pliku uwierzytelnienia. Aby tak się stało, po zaznaczeniu dokumentu w prawym menu należy wybrać opcję Uwierzytelnienie.
W panelu bocznym, który pojawi się wówczas, można wskazać, jakie akceptacje lub podpisy mają zostać dołączone do pliku. Mogą to być czynności zaakceptowane, ale też oczekujące na akceptację/podpis lub odrzucone.
Po zapisaniu ustawień wyświetli się podgląd dokumentu wraz z dołączonym uwierzytelnieniem. Można go pobrać na dysk lub wydrukować.
Jeżeli do akt sprawy dodamy dokument podpisany podpisem zewnętrznym, czyli w Aktach sprawy znajdują się dwa pliki (osobno dokument i podpis), można dodać podpis do dokumentu. W tym celu należy zaznaczyć obie pozycje, a następnie w menu kontekstowym kliknąć opcję Dołącz podpis do dokumentu.
Wyświetli się okno z pytaniem dotyczącym weryfikacji dokumentów. Po kliknięciu przycisku Tak podpis zostanie dołączony do dokumentu i będzie się wyświetlał pod spodem.
Podpisywanie dokumentów w pismach
Dokumenty, które nie są jeszcze przypisane do żadnej ze spraw i znajdują się w widoku Do obsłużenia, również mogą być podpisywane przez użytkowników.
Aby podpisać taki dokument, należy wejść do szczegółów obiektu i zaznaczyć pole wyboru przy danym pliku. Spowoduje to pojawienie się z prawej strony menu kontekstowego, w którym należy wybrać opcję Podpisz.
Wyświetli się wówczas okno, w którym możliwe jest wybranie profilu, rodzaju i typu podpisu. Dalsze postępowanie jest analogiczne jak w przypadku podpisywania dokumentów znajdujących się w sprawach.